お客さんから「これ、いつ終わりますか？」と聞かれること、ありますよね。

そのたびに、頭の中でざっと計算して「だいたい1か月くらいですかね」と答えている。悪気はないです。実際、そのくらいで終わることが多いんですから。

でも、そのあとどうなっているか。「じゃあ一度、社内で検討します」で止まる。契約が決まったら決まったで、今度は「今どうなってますか？」の電話が週に何回も鳴る。現場に出ているのに、電話に出て、また同じ説明をする。

これ、あなたの説明が下手なわけじゃないです。

お客さんの手元に、これから何が起きるかが書いてある紙が1枚もない。それだけの話です。

だからこそ、今日は「相談から完了までの進行表1枚」をAIに作らせる方法を、全部書きます。使うのはスマホだけ。話すのは5行。かかる時間は15分です。

決まらない理由は、値段ではありません

見積もりを出したあとに止まる案件。ほとんどの社長は「高かったのかな」と考えます。そして次の案件で、少し安く出す。

順番が逆です。

お客さんが怖いのは、金額ではなく「知らない時間」です

お客さんにとって、あなたに仕事を頼むというのは、知らない世界に入っていくことです。何がいつ起きるのか、自分は何をすればいいのか、いくらをいつ払うのか、途中で連絡は来るのか。全部わからない。

わからないものに、人はハンコを押しません。

値段が高いから止まっているんじゃないです。先が見えないから止まっているんです。ここを金額の問題だと勘違いすると、粗利だけが削られて、決まる確率は変わりません。

「だいたい1か月くらいですかね」が、いちばん高くつきます

口で答えた瞬間、それは記録に残りません。残るのは、お客さんの記憶の中の「1か月って言ってた」だけです。

しかも、その1か月には、あなたが頭の中で織り込んだ条件が入っていません。部材が入ってくる前提。お客さんが色を1週間以内に決める前提。天候が普通の前提。全部あなたの頭の中にしかない。

だから、5週間かかった瞬間に「話が違う」になります。悪いのは工期じゃなくて、条件を渡していなかったことです。

神谷が営業マンを雇わずに年間1000件回せたのは、ここです

私はリフォーム業に未経験から入って、実質少人数の体制で年商4.8億円、経常利益10%以上まで持っていきました。営業マンは1人も雇っていません。それでも年間1000件規模の案件がWebから入ってきます。

特別なトークがあったわけじゃないです。私の受注の流れは、昔からずっと同じです。

対面で打ち合わせをして、「この予算なら、この内容でできます」と紙で出して、問題なければ着手する。

これだけです。学生時代に飛び込み営業をやって、いらないと言っている人に頭を下げるのが苦痛で仕方なかった。だから二度と自分から売り込まないと決めて、代わりに「先に見せる」ことだけをやってきました。

進行表は、その「先に見せる」を一番かんたんにした紙です。

業者は聞かれてから答える。先生は、聞かれる前に紙で渡す

神谷はいつも言っています。業者になるな、先生になれ、と。

業者は、聞かれたことに答えます。先生は、相手が何を不安に思うかを先に知っていて、聞かれる前に紙を出します。病院に行って「これから、こういう順番で治していきます」と言われたら安心しますよね。あれと同じです。

進行表1枚は、あなたを業者から先生に変える紙です。しかも、作るのに15分しかかかりません。

進行表1枚に、入れるのは7つだけです

きれいな工程表を作ろうとしなくていいです。A4で1枚。入れるのは次の7つだけです。

入れるもの	中身	なぜ必要か
①ステップ名	相談→現地調査→見積→契約→着手→中間→完了	今どこにいるかがわかる
②各ステップですること	誰が何をするかを1行	「待っているだけの時間」が消える
③かかる日数	「10〜14日」と幅で書く	遅れが遅れに見えなくなる
④お客さんにやってもらうこと	色決め・書類・鍵の手配など	止まる原因の半分はここ
⑤お金を払うタイミング	着手金・中間金・完了時	資金の不安が消える
⑥連絡の方法と頻度	LINEで週1回・節目に写真	催促電話が消える
⑦遅れることがある理由	天候・部材の入荷・行政の許可	クレームが事前に消える

このうち、ほとんどの会社が抜かしているのは④と⑦です。

いちばん抜けるのは、④「お客さんにやってもらうこと」です

工期が延びる原因を並べてみてください。職人の手配より、部材より、圧倒的に多いのは「お客さんの返事待ち」です。色が決まらない。図面の確認が返ってこない。書類が揃わない。

これ、お客さんがサボっているんじゃないです。いつまでに何をすればいいのかを、誰も渡していないだけです。

進行表の④に「10日目までに、床の色を3案から選んでください」と書いてある。それだけで、待ち時間がまるごと消えます。

⑤「お金を払うタイミング」を先に書くと、値引き交渉が減ります

金額の話は最後にしたい。多くの社長はそう思っています。でも、お客さんが不安なのは総額だけじゃないです。「一括で今払うのか」「途中でも払うのか」がわからないことです。

先に書いてしまってください。着手金3割、中間金3割、完了時4割。書いてあるだけで、話が「いくら値引きできますか」から「この日程で大丈夫か」に変わります。

【手順1】材料は、スマホに5行しゃべるだけです

ここからが作業です。パソコンの前に座らなくていいです。移動中の車の中で、スマホの音声入力に向かって5行話すだけです。

話すのはこの5つ。

• ①うちは何屋で、今回はどんな仕事か
• ②相談から完了までに何が起きるか（思いつく順でいい）
• ③だいたいどのくらいの期間か
• ④お客さんにやってもらうことは何か
• ⑤過去に遅れたときの原因は何だったか

思い出せないなら、直近で終わった1件の日付を見てください

頭で思い出そうとすると止まります。手帳でも、見積書でも、写真フォルダでもいいです。直近で終わった1件を開いて、日付を順に読み上げる。それが一番早いです。

「4月2日に問い合わせ、4月5日に現地調査、4月10日に見積もり、4月18日に契約、5月7日に着工、5月23日に完了」。これで②と③が同時に埋まります。

実際に話す言葉は、これくらいで十分です

きれいな日本語にしなくていいです。以下は、実際にそのまま音声入力していい例です。

うちは福岡でリフォームをやっている工務店です。今回は戸建ての水回り、キッチンと風呂の交換で、金額は138万円くらいの案件です。流れは、電話やホームページから問い合わせが来て、3日以内に現地調査に行って、そこから1週間くらいで見積もりを出して、契約したら部材を発注して、だいたい2週間後に着工、工事は10日から2週間で終わります。お客さんにやってもらうのは、キッチンの色と扉の種類を決めることと、工事期間中の車の駐車場所の確認です。過去に遅れたのは、キッチンの色決めが1か月かかったときと、給湯器の在庫がなくて3週間待ったときです。

これで材料は終わりです。この時点で、あなたはキーボードを1文字も打っていません。キーボードが苦手なだけであって、仕事の中身が苦手なわけじゃないんですから、話すだけで十分です。

【手順2】AIに「進行表」を書かせます

さっき話した5行を、そのままAIに貼り付けます。そして、この指示文を頭につけてください。

あなたは、小規模な工事・サービス業の顧客対応を設計するプロです。

以下の情報をもとに、お客さんにそのまま渡せる「ご依頼から完了までの進行表」をA4で1枚分作ってください。

条件：

1. ステップは最大7つまで。増やさないでください

2. 各ステップに「弊社がすること」「お客様にしていただくこと」「目安の日数」を1行ずつ書いてください

3. 日数は必ず「10〜14日」のように幅で書いてください

4. お支払いのタイミングを表の中に入れてください

5. 最後に「日程が延びる場合の主な理由」を3つ書いてください

6. 私が話していない情報を勝手に足さないでください。足す必要があるところは【要確認】と書いてください

7. 専門用語は使わず、はじめて依頼する人が読んでわかる言葉にしてください

【ここに、さっき話した5行を貼る】

効いているのは、この5つの条件です

条件を並べただけに見えますが、1つずつ意味があります。

• 1（7つまで）…工程を細かく書くほど、読まれません。読まれない紙は、ない紙と同じです
• 3（幅で書く）…1つの数字で書くと「約束」になります。幅で書くと「見通し」になります
• 4（支払いを表に入れる）…金額の話を別紙にすると、そこだけ交渉の対象になります
• 6（【要確認】）…AIは、知らない日数を平気で埋めてきます。埋めさせずに、印をつけさせる
• 7（専門用語なし）…「引き渡し」「養生」「検収」。全部、業界の中でしか通じません

とくに6番です。AIは「だいたい5営業日です」というような、それっぽい数字を平気で書きます。これをそのままお客さんに渡すと、あなたの言葉になってしまいます。たたき台はAI、最終判断は人間。ここは絶対に譲らないでください。

出てくる1枚は、こんな形になります

ご依頼から完了までの流れ（水まわりリフォーム）

①ご相談・お問い合わせ｜弊社：内容をお伺いします／お客様：ご希望とご予算をお聞かせください｜当日〜3日

②現地調査｜弊社：採寸・写真撮影／お客様：現場に立ち会っていただきます（30〜60分）｜3〜5日

③お見積り・ご提案｜弊社：3プランをご提示／お客様：ご検討ください｜5〜7日

④ご契約・お支払い①｜弊社：工程のご説明／お客様：着手金3割のお支払い｜1〜3日

⑤お打ち合わせ・商品決定｜弊社：候補をご提示／お客様：キッチンの色と扉を10日目までにご決定ください｜7〜10日

⑥部材の発注・着工準備｜弊社：発注・職人手配／お客様：駐車スペースのご確認｜10〜14日

⑦工事・お引き渡し｜弊社：施工・最終確認／お客様：完了立ち会い・残金のお支払い｜10〜14日

日程が延びる主な理由：商品の色や仕様が決まらない場合／メーカー在庫がない場合（【要確認】給湯器は最大3週間）／天候により外部工事ができない場合

これで15分です。デザインもしていません。でも、この1枚を見積書に添えて出すのと、口で「1か月くらいですかね」と言うのとでは、決まる確率がまるで違います。

渡す前に、30秒だけ自分で見てください

見るのは4つだけです。

• 日数は、自分が本当に守れる幅になっているか
• 金額と支払い割合が、自社の条件と合っているか
• 【要確認】が残ったまま渡そうとしていないか
• 自分が普段お客さんに言わない言葉が混ざっていないか

ここだけ確認したら、あとは7割の出来で出してください。100点にしてから出そうとして、机の引き出しに入ったままになるのが一番もったいないです。

日数は、必ず「幅」で書いてください

進行表で一番事故が起きるのは、日数の書き方です。

「10日」ではなく「10〜14日」、そして理由を1行

1つの数字で書くと、お客さんはその日をカレンダーに書きます。そして1日でも過ぎたら「遅れている」と感じます。

幅で書けば、13日で終わったときに「予定通りですね」になります。同じ13日なのに、受け取られ方が正反対です。

そして、幅の下に理由を1行だけ入れてください。「※メーカーの在庫状況により前後します」。これだけで、幅がごまかしではなく、誠実さに見えます。

遅れる理由を先に書いておくと、遅れてもクレームになりません

⑦の「遅れることがある理由」を、多くの社長は書きたがりません。マイナスのことを先に言うと、決まらなくなる気がするからです。

逆です。

先に書いてあれば、それは「想定内」になります。何も書いていなければ、同じ出来事が「約束違反」になります。この差が、あとで値引き要求やクレームに化けます。

書くのは、自分のせいではない遅れに絞ってください。天候、部材の入荷、行政の許可、お客さんの返事待ち。この4つで、実際の遅れのほとんどが説明できます。

業種別｜最初に作るのは、この1本です

全部の仕事の進行表を作ろうとしないでください。今日作るのは1本だけです。

業種	最初に作る1本	とくに効く欄
工務店・リフォーム・内装	一番件数が多い工事（水まわり・外壁など）	④色決め・⑦部材の入荷
士業・保険・コンサル	顧問契約または申請業務の初回3か月	④書類の準備・⑥連絡頻度
整体・美容・クリニック	初回来店から3回目までの通い方	③通う間隔・⑤都度払いか回数券か
BtoB製造・卸	見積依頼から初回納品まで	④仕様確定・⑦生産ロットの都合
Web制作・撮影・印刷	初回打ち合わせから納品まで	④原稿と写真の支給・⑦修正回数

きれいに終わった仕事よりも、少しモメた仕事を選んでください。モメたということは、そこにお客さんが不安になるポイントがあったということです。そこを紙にすると、一番効きます。

契約後の「今どうなってる？」は、この1枚で止まります

進行表は、契約を取るための紙だと思われがちですが、本当に効くのは契約したあとです。

電話が鳴るのは、進んでいないからではなく、伝えていないからです

現場は動いています。部材も発注しています。でもお客さんからは何も見えません。見えない時間が3日を超えると、人は不安になって電話をかけます。

つまり、あの電話は「進捗確認」ではなく「不安の解消」です。だったら、不安になる前に渡しておけばいい。

連絡は、節目の3回だけでいいです

毎日報告する必要はないです。進行表の⑥に、この3回を書いておいてください。

• 着手したとき（「本日から始まりました」＋写真1枚）
• 折り返し地点（「予定通り進んでいます」＋写真1枚）
• 完了の3日前（「◯日に完了予定です。立ち会いをお願いします」）

写真は現場でスマホで撮ったものを、そのままLINEで送るだけで十分です。きれいに撮る必要もないです。動いていることが見えれば、電話は鳴りません。

進行表を、そのまま連絡文の雛形にできます

さらに手を抜けます。作った進行表をAIに渡して、こう頼んでください。

この進行表をもとに、着手時・中間時・完了3日前にお客様へ送るLINEの短い文章を、それぞれ3行以内で作ってください。堅すぎない、ふつうの丁寧語でお願いします。

これで、次から連絡文を考える時間もゼロになります。1つ作って、何度も使う。これが仕組みです。

その1枚は、あなた以外の人にも同じ説明をさせます

進行表を作ると、もう1つおまけが付いてきます。社長以外の人が、同じ説明をできるようになることです。

説明がうまい人が一人しかいない会社は、社長のキャパで止まります

今、お客さんに流れを説明できるのは誰ですか。たぶん社長だけですよね。だから現地調査も、商談も、契約前の説明も、全部あなたが行くことになる。

これ、営業力の問題じゃないです。説明の材料が、社長の頭の中にしかないという構造の問題です。

紙が1枚あれば、入ったばかりのスタッフでも、外注の職人でも、同じ順番で同じことを言えます。人を増やす前に、まずこれをやってください。人を増やしても、渡す紙がなければ同じ場所で詰まります。

「言った・言わない」が、この1枚で消えます

もう1つ大きいのが、これです。

口約束は、あとで必ず食い違います。「1か月と聞いた」「色決めは急いでと言ったはずだ」。どちらも嘘をついていないのに、モメる。

進行表を最初に渡していれば、その紙が共通の記録になります。しかも、揉めてから出す紙ではなく、最初に自分から出した紙です。ここが効きます。あとから出す証拠は言い訳に見えますが、先に出した紙は誠実さに見えます。

溜まった進行表は、そのまま会社の型になります

案件ごとに1枚ずつ増えていきます。3か月もすれば、水まわり用、外壁用、店舗用と、パターンが揃ってきます。

そこまで来ると、次の案件は「一から作る」ではなく「近いものを開いて、日付と金額を差し替える」だけになります。10分もかかりません。

私が言っている業務の棚卸しって、難しい話じゃないです。今やっていることを1回だけ紙にして、次から使い回す。それだけです。やる気ではなく、仕組みを信じてください。

紙にするなら、「中身が先、見た目は後」です

ここまで来ると、きれいなスライドにしたくなります。気持ちはわかりますが、順番を間違えないでください。

AIで資料を作るときの手順は、いつも同じ3つです。

• ①前提を整理する（誰に、何のために渡す紙か）
• ②中身の文章を作る（今回の進行表がこれ）
• ③最後にスライドやPDFの形にする

いきなり③からやるから、見た目だけ立派でスカスカの資料が出てくるんです。今日はもう①と②が終わっています。あとは形にするだけです。

1枚に収めるコツは、この4つです

• 1枚に1つのメッセージしか入れない（進行表なら「流れ」だけ）
• 見出しは13文字以内にする
• 色は3色まで。今どこにいるかを示す色を1つ決める
• 数字は大きく。日数と金額だけは、離れて見えるサイズにする

ツールは、今のところChatGPTで十分です。文章さえできていれば、PDFにもスライドにも一瞬で変換できます。凝った資料作成ツールを新しく契約する前に、まず中身を作ってください。デザインでお客さんは騙せません。

印刷して渡すか、PDFで送るか

商談の場で使うなら、印刷して手渡してください。相手の机に残ります。契約後の共有ならPDFで送ってください。スマホで何度も見返せます。

どちらの場合も、必ず入れておくものが1つあります。連絡先です。進行表を見ていて不安になった瞬間に、そこに電話番号やLINEがなければ意味がないです。

その1枚を、ホームページにも置いてください

ここまでで、あなたの手元には1枚の紙ができました。これ、商談だけで使うのはもったいないです。

「ご依頼の流れ」は、検索されているページです

お客さんは「福岡市 外壁塗装 流れ」「相続 手続き 期間」といった言葉で、契約前に検索しています。何が起きるか知りたいからです。

その検索に、あなたの進行表がそのまま答えになります。作った1枚をホームページに1ページ足すだけです。文章はもうできているんですから、貼るだけです。

SNSに書いたら3日で流れます。ホームページに置けば、24時間働く営業マンとして残り続けます。同じ1回の作業で、消えるものを作るか、積むものを作るか。それだけの違いです。

1ページ増やしただけで、案件が毎月入るようになった会社があります

私が関わった建築・内装工事の会社は、ネットからの反響が年間12件しかありませんでした。そこから専門工事に絞ったサイトを設計し直して、今は毎月何かしら案件が入る状態になっています。

やったのは、派手なデザインではないです。その工事のことだけを、順番と中身がわかるように書き足した。それだけです。

Web知識ゼロの在宅パートの主婦の方が、マニュアル通りに月100円レベルのコストでサイトを作って集客できたこともあります。センスは要らないです。要るのは、渡す中身です。その中身が、今日あなたの手元にできた1枚です。

松竹梅とセットにすると、比較の土俵が変わります

進行表と一緒に、梅・竹・松の3プランを添えてみてください。

お客さんの頭の中は「A社とB社、どっちが安いか」から「うちはどのプランでいくか」に変わります。他社比較が、自社内比較になる。これが相見積もりを無効化する、一番簡単なやり方です。

進行表は、その土俵を作るための入場券みたいなものです。先が見えて安心した人だけが、プランの中身を真剣に読みます。

進行表で、やってはいけない3つ

最後に、失敗する使い方を3つだけ書いておきます。

• ①短く見せない…受注したくて工期を短く書くと、必ず自分の首を絞めます。守れる幅で書いてください
• ②細かくしすぎない…20工程の工程表は、社内用です。お客さんに渡すのは7つまで
• ③AIが出した数字を確認せずに渡さない…日数、金額、支払い割合。この3つだけは必ず自分の目で見てください

とくに③です。AIは知らないことを聞かれると、それっぽい数字で埋めます。悪気はないです。仕様です。だから、人間が最後に見る。この一手間を飛ばした人だけが、AIで事故ります。

まとめ｜今日作るのは、1本だけでいいです

• 決まらない理由は値段ではなく、先が見えないこと
• 口で答えた工期は記録に残らず、条件も伝わらない
• 進行表に入れるのは7つ。とくに④お客さんの作業と⑦遅れる理由
• 材料はスマホに5行話すだけ。直近で終わった1件の日付を読み上げる
• 指示文の条件は7つ。日数は幅、【要確認】は埋めさせない
• 出てきた1枚は30秒だけ自分で確認して、7割で出す
• 遅れる理由を先に書いておくと、遅れてもクレームにならない
• 契約後の連絡は、着手・折り返し・完了3日前の3回だけ
• 1枚あれば、社長以外でも同じ説明ができ「言った・言わない」が消える
• 中身が先、見た目は後。ツールはChatGPTで十分
• ホームページに1ページ置けば、24時間働く営業マンになる
• 松竹梅とセットにすると、他社比較が自社内比較に変わる

今日やるのは、1本だけです。直近で終わった案件を1つ開いて、車の中でスマホに5行話す。それだけで、明日から使える紙が1枚できます。

ここまで読んでわかったと思いますが、AIが一般論しか返してこないのは、AIが悪いわけじゃないです。自分の仕事の情報を渡していないからです。渡し方さえ覚えれば、進行表も、見積書の備考も、お客さんへの連絡文も、全部あなたの言葉で出てきます。

やるかやらないか、それだけの話です。