最近、「AIで提案書やスライドが作れるようになった」という話をよく見かけますよね。実際、去年までは考えられなかったスピードで、たたき台が出てくるようになりました。

でも、正直なところ、こう思っていませんか。

「作れるようになったのはいいけど、結局、作る量が増えただけじゃないか」と。

そのとおりです。しかも、もっともったいないことが起きています。何時間もかけて作った提案書が、たった1人に見せて終わっているんです。案件が決まっても、決まらなくても、その資料はパソコンのフォルダの奥に消えていきます。翌月には、どこに保存したかも思い出せません。

私は、営業マンを1人も雇わずに、Webからの問い合わせだけで年間1000件規模の案件を回してきました。年商は4.8億円、経常利益は10%以上を維持しています。特別な才能があったわけではありません。やったのは、「1回使った資料を、あと4回使い回す」という、それだけのことです。

だからこの記事では、新しく資料を作る話は一切しません。今日は、すでに手元にある資料1本を、AIに貼るだけで5つの方向へ配り直す手順を書きます。ゼロから作るより速くて、しかも「AIっぽい文章」にならない方法です。

資料が「1回きり」で死ぬから、いつまでも忙しいままなんです

まず、頭の中の前提を1つだけ入れ替えてください。

提案書は、その場で使い切る消耗品ではありません。あなたの会社の考え方・価格の根拠・仕事の進め方が、全部ぎゅっと詰まった原稿です。

私はいつも「SNSはフロー、ホームページはストック」と言っています。流れて消えるものと、積み上がって働き続けるもの。この違いです。そして多くの会社では、提案書もチラシも見積書も、全部フローになっています。作った瞬間から消えていくんです。

3時間かけた資料が、1人にしか届いていない

1本の提案書を作るのに、どれくらい時間がかかっていますか。ヒアリングの整理から数えれば、2〜3時間はいくはずです。それを年間30本作れば、90時間。丸2週間分の労働時間です。

その90時間ぶんの成果物が、届いた相手は30人。しかも、断られた分を引けば、実際に読まれたのは十数人でしょう。

一方、その中身をホームページの1ページにしておけば、同じ内容が24時間、勝手に読まれ続けます。ホームページは名刺ではありません。24時間働く営業マンです。寝ている間も、盆も正月も、あなたの代わりに説明してくれます。

同じ中身なのに、置き場所を変えただけで、届く人数が10倍にも100倍にもなる。これが「配り直す」ということです。

「お客さんに出したものを、外に出していいのか」

ここで必ず出てくる疑問です。結論から言うと、固有名詞と金額を外せば、まったく問題ありません。

「株式会社◯◯様の新社屋の内装」ではなく、「福岡市内・築22年・事務所の内装リフォーム」。「138万円」ではなく「130万円前後」。この粒度まで丸めれば、それはもう個別の提案書ではなく、あなたの会社の“仕事の型”です。外してはいけない線引きは後半でまとめます。

ゼロから作るより、展開するほうがラクな理由

もう1つ、実務的な話をします。

AIに「ホームページのサービスページを書いて」と白紙から頼むと、どこかで見たような、当たり障りのない文章が出てきます。あなたも一度は経験しているはずです。

理由は単純で、AIに渡している情報が少なすぎるからです。指示文の巧さより、渡す情報の量のほうが結果を決めます。

ところが、すでに出した提案書には、あなたが実際にお客さんの前で使った言葉が入っています。現場の条件、迷ったポイント、なぜその工法を選んだのか。これを元ネタとして渡せば、AIは「あなたの言葉のまま」形を変えるだけの作業になります。0から1ではなく、1から5。AIが一番得意な仕事です。

まず10分、「使える資料」を棚卸しする

新しく書き始める前に、パソコンの中を10分だけ見てください。展開元になる素材は、もう十分すぎるほど溜まっています。

手元にある資料	一番おいしい展開先
提案書・打ち合わせスライド	ホームページのサービスページ
見積書の内訳	料金ページ・費用の目安ページ
打ち合わせの議事録・録音	よくあるご相談ページ
断られた提案	「選ばれる基準」を書いた記事
現場写真＋一言メモ	施工事例ページ・SNS
お客さんへ送った説明メール	メールのひな形・FAQ

「断られた資料」こそ、一番の宝です

ここは強調しておきます。多くの社長は、決まった案件の資料だけを大事に取っておいて、断られた資料は消します。逆です。

断られた提案書には、お客さんが最後に迷ったポイントが丸ごと残っています。予算なのか、時期なのか、他社との違いが伝わらなかったのか。それはそのまま、次のお客さんが迷うポイントです。

つまり、断られた資料は「ホームページに先回りして書いておくべきこと」の一覧なんです。捨てないでください。

展開の前に、3行の「下ごしらえ」だけやる

いきなりAIに提案書を丸ごと貼らないでください。先に3行だけ、自分の言葉でメモします。スマホの音声入力で十分です。キーボードを叩く必要はありません。移動中の3分でできます。

• 誰に出したか（業種・地域・規模。個人名や社名は入れない）
• 何を提案したか（一番の中身を1行で）
• 結果どうなったか（決まった／流れた／保留、そしてその理由）

この3行が、全部の展開の土台になります。ここを飛ばすと、AIは「誰に向けた文章か」がわからないまま書き始めるので、結局あの当たり障りのない文章に戻ります。

そのまま使える指示文

これから、実際にお客様へ出した提案書を貼ります。まず内容を要約せず、次の3点だけ箇条書きで抜き出してください。①どんな相手向けか ②提案の中身 ③相手が迷いそうな点。会社名・個人名・住所は「福岡市内の◯◯業」のように丸めてください。金額は「130万円前後」のように幅にしてください。事実が書かれていない部分は、勝手に補わず【要確認】と書いてください。

最後の一文が大事です。AIは、情報が足りないところをそれっぽく埋めてしまう性質があります。「勝手に補わないでください」「わからないところは【要確認】と書いてください」。この2つを毎回入れるだけで、あとの手直しが激減します。

たたき台はAI、最終判断は人間。ここは絶対に譲らないでください。

方向① ホームページの1ページに変える（一番効きます）

5つの中で、迷ったらこれだけでもやってください。理由は単純で、唯一、あなたが寝ている間も働き続ける形だからです。

売れるホームページに、ページ数の多さは要りません。私がいつも言う「売れる6ページ構成」は、トップ・施工事例・会社概要・料金・お客様の声・スタッフ紹介です。この6ページが埋まっているなら、次に足すべきは「よくあるご相談」ページ。提案書の展開先として、ここが一番相性がいいんです。

貼るだけの指示文

先ほど整理した3点をもとに、ホームページ用の1ページの原稿を書いてください。条件は次のとおりです。①読むのは、同じ悩みを持つこれからのお客様です ②専門用語は残したうえで、カッコ書きで一般の言葉を添えてください ③見出しは13文字以内、全部で5つ ④最初の3行で「この記事を読むと何がわかるか」を言い切ってください ⑤最後は「まずはご相談ください」ではなく、相談前に用意しておくと話が早いものを3つ挙げて締めてください。

最後の条件に注目してください。「お気軽にご相談ください」と書くのは業者の書き方です。「相談前にこれを用意しておくと話が早いです」と書くのが先生の書き方です。

業者になるな、先生になれ。集客は説得ではなく選別です。あらかじめ基準を出しておけば、条件の合わない相手は自分から離れていきます。問い合わせの数はむしろ減ってもいい。決まる率だけ上がれば、社長の時間は増えます。

ネットからの反響が、年12件から毎月に変わった話

建築・内装工事の会社さんの事例です。以前は、ネット経由の反響が年間12件程度しかありませんでした。

やったことは、LGS内装工事・軽天工事・GL工事といった、専門性のある工事ごとにページを分けて、その工事の中身を具体的に書いたことです。ゼロから考えた文章ではありません。現場で実際に説明していた内容を、そのままページにしただけです。

結果、毎月何かしら案件が入る状態になりました。首都圏からの受注導線もできています。

派手なことは1つもしていません。すでに社内にあった説明を、置き場所を変えて積んだだけです。

同じ中身でも、書き方でここまで変わります

展開するとき、提案書の言葉をそのまま貼るだけではもったいない。読む相手が「目の前の1人」から「まだ会っていない人」に変わるので、主語を変える必要があります。

提案書の書き方	ホームページ用に直した書き方
御社のご要望をふまえ、最適なプランをご提案します	事務所の内装は、使う人数と工期のどちらを優先するかで、選ぶ工法が変わります
高品質な施工をお約束します	下地の状態を先に確認するので、着工後の追加費用が出にくくなります
お気軽にお問い合わせください	ご相談の前に、図面・希望時期・おおよその予算感の3つがあると、その日のうちに概算をお出しできます

右の書き方には、共通点が1つあります。売り込みの言葉が1つも入っていないことです。かわりに、判断の基準が書いてあります。これが「先生の書き方」です。基準を出すと、条件の合う人だけが手を挙げてくれます。

方向② A4チラシ・置きチラシに変える

ホームページに載せた内容は、そのまま紙にできます。しかも紙には、Webにない強みが2つあります。

1つは、Webを見ない層に届くこと。地域密着の仕事なら、いまだにここが大きい。もう1つは、机の上に残ることです。ホームページは閉じられたら消えますが、紙は捨てられるまで残ります。

紙にするときの指示文

同じ内容を、A4片面のチラシ原稿に組み直してください。条件は次のとおりです。①一番上に、読み手の困りごとを13文字以内で1行 ②見出しは3つまで ③本文は1つの見出しにつき3行以内 ④専門用語は最小限 ⑤一番下の行動は1つだけにしてください。文字が多くなりそうな部分は、削る候補として印をつけてください。

紙で失敗する原因は、ほぼ1つです。盛り込みすぎ。提案書は5分かけて読んでもらう前提の紙ですが、チラシは3秒で判断される紙です。同じ情報量を載せてはいけません。

私はもともと印刷・広告制作の仕事もしてきましたが、そこでも案件はWeb集客だけで年間1000件規模まで伸びました。紙の会社なのに、入口はWebだったんです。逆に言えば、紙とWebはどちらか一方ではなく、同じ中身を置く場所が2つあるというだけの話です。片方だけ作って、もう片方を作らないほうが不自然でしょう。

配る先は、新規開拓ではなく既存のお客様が正解です。工事完了の書類に1枚同封する。前の現場の近所に置いてくる。この2つだけで、紹介の入口ができます。一番いいお客さんは、広告からは来ません。

方向③ メールとLINEの「あと1通」にする

提案書を送って、返事が来ない。ここで多くの社長がやってしまうのが、「その後いかがでしょうか」の催促です。

私はこれを勧めません。追いかけると、こちらの立場が下がります。値引き交渉の入口にもなります。私が学生時代の飛び込み営業で心底嫌になったのは、まさにこれでした。「いらない」と言っている人に頭を下げる。あんなに非効率なことはありません。

代わりにやるのは、追いかけずに、思い出してもらう1通です。

催促にならない1通の作り方

提案書の内容から、相手の役に立つ情報だけを1つ切り出して、200字以内のメール文を書いてください。条件は次のとおりです。①「その後いかがでしょうか」という催促の表現は使わない ②売り込みの言葉を入れない ③相手が社内や家族に説明するときに、そのまま使える形にする ④最後は「ご判断の材料になれば幸いです」で終える。

提案書の中の「工期の目安」「よくある追加費用」「先に決めておくとよいこと」。このどれか1つを切り出すだけです。

紙やメールで渡した情報が効いてくるのは、送った直後とは限りません。ある医療法人では、ホームページがほとんど機能しておらず、たまに電話が鳴る程度でした。サイトを整え、LINEでの相談窓口を作ったところ、そこから予約が入るようになりました。院長からは「体感的に明らかに新規の患者さんが増えている」という声をいただいています。

やったことは、院内でいつも口頭で説明していた内容を、先に読める場所に置いただけです。順番を変えると、追いかけなくても向こうから来ます。

これは、その場にいない決裁者にも効きます。奥さんや息子さん、社内の上司。あなたが説明できない相手に、紙が代わりに説明してくれるからです。

方向④ SNS5本に割る

SNSはフロー、つまり流れて消える労働です。毎日投稿に追われるのは、私は勧めません。忙しい実業家ほど、ストックを持つべきです。

ただし、すでにある資料を割るだけなら話は別です。新しく考えないので、時間はほぼゼロ。しかも投稿の最後をホームページに向ければ、フローがストックの入口になります。

1本の資料は、次の5つの切り口に割れます。

切り口	投稿の中身
結論	この工事で一番大事なのはここ、という一言
失敗例	よくある「やらないほうがいい」パターン
数字	工期・目安金額・件数などの実数
質問	お客様から実際に聞かれたことと、その答え
裏側	現場で何を確認しているか

指示文はこれだけ

この資料をもとに、SNS投稿を5本作ってください。切り口は「結論」「失敗例」「数字」「お客様からの質問」「現場の裏側」です。1本200字以内、宣伝色は入れず、最後の行だけ「詳しくはホームページのご相談ページに書いています」で締めてください。誇張表現と、必ず・絶対という言葉は使わないでください。

これで、SNSに費やす時間が「毎晩考える1時間」から「月1回30分」に変わります。浮いた時間は、消えないストックのほうに使ってください。

方向⑤ 求人原稿と、社内マニュアルに変える

見落とされがちですが、実はここが効きます。

提案書には、あなたの会社が普段どんな仕事をしているかが具体的に書いてあります。求人原稿に一番足りないのは、まさにそれです。「アットホームな職場です」ではなく、「築20年前後の事務所内装を、月に◯件やっています」と書いてあるほうが、来る人の質が変わります。

人手不足で困っている会社ほど、求人サイトに出す文章を毎回ゼロから考えています。そこに時間をかける必要はありません。直近の提案書3本を貼って、「この会社が実際にやっている仕事の中身を、求人原稿の形で書いてください」と頼むだけです。仕事の中身が具体的に書いてある求人は、応募数は減りますが、話の早い人が来ます。ここでも、集客と同じで説得ではなく選別です。

社内向けにも1回変換しておく

同じ資料を、もう一度こう変換してください。

この提案書を、新人スタッフ向けの手順書に書き換えてください。①この資料を作るとき、どんな情報を先に集める必要があるか ②どこを間違えると赤字や手戻りになるか ③社長に確認すべき点はどこか。この3つが分かる形にしてください。

ここまでやると、「社長にしか作れない資料」が、社内で回る資料に変わります。人を増やす前に、まず仕組みです。実際、Web知識ゼロの在宅パートの主婦の方が、マニュアルどおりに月100円レベルの低コストでサイトを作り、集客できた例もあります。センスの問題ではありません。手順があるかどうかです。

うまく回らないときは、だいたいこの3つが原因です

ここまでの手順どおりにやっても、途中で止まる方がいます。原因はほぼ3つに絞れます。

① 元ネタが薄い

一番多いのがこれです。提案書といっても中身が「工事一式」「別途お見積り」ばかりだと、展開しようがありません。AIは、渡されていない情報を書けないからです。

対策は簡単で、打ち合わせの録音を1本、文字にして一緒に貼ること。スマホのボイスメモで十分です。提案書に書かなかった説明こそ、読者が一番知りたいことだったりします。会議の録音を議事録に変えるのと、やっていることは同じです。

② AIが話を盛る

「業界トップクラスの技術力で」「圧倒的なコストパフォーマンス」。頼んでもいないのに、こういう表現が混ざります。これは指示不足です。

毎回、指示文の最後にこの一文を足してください。

誇張表現は使わないでください。事実として資料に書かれていないことは書かず、必要なら【要確認】と記載してください。

それでも残っていたら、その1行だけ削れば済みます。直させすぎると、かえって平均的な文章に戻るので、手直しは1回か2回までにしてください。

③ 1週目でやめてしまう

そして最大の原因がこれです。1本目は、たいてい満足のいく出来になりません。当たり前です。元ネタの整理にも慣れていないからです。

ですが、2本目からは半分の時間で終わります。3本目には、自分の会社の型が見えてきます。ここまで来ると、もう手が止まりません。最初の3本だけは、質を気にせず出し切ってください。ミニマムで出して、回収しながら直す。ホームページは、あとからいくらでも書き換えられます。

展開するときに、必ず守る3つの線引き

ここを外すと、時短どころか信用を失います。3つだけ守ってください。

① 数字と固有名詞は、AIに触らせない

AIは計算機ではありません。金額・日付・件数・面積は、必ず自分の目で確認してください。展開した5つの原稿すべてで、数字は元の資料からコピーする。AIが書いた数字は、1つも信じない。これで事故はほぼ防げます。

② 金額は「幅」で書き、理由を先に添える

「138万円」ではなく「130万円前後（現場の状況で前後します）」。そして、なぜ前後するのかを先に1行書いておく。先に言えば条件、あとから言えば言い訳です。ここを先に書いておくと、あとで「聞いていない」と言われることがなくなります。

③ 約束の言葉を消す

「必ず」「絶対」「最短」「業界最安」。この4つは、展開後の原稿から全部消してください。提案書は1対1の会話なので許される表現でも、ホームページやチラシに載せた瞬間に、会ったことのない人への約束になります。

そして最後に、声に出して1回読んでください。黙読は意味を追いますが、音読は形を追います。詰まったところが、直すべきところです。

1本を5方向へ流す「30分の型」

まとめて時間を取ろうとすると、絶対にやりません。30分の型に固定してください。

手順	時間	やること
下ごしらえ	5分	3行メモを音声入力。固有名詞と金額を丸める
方向① HP	10分	ページ原稿。ここだけは丁寧に
方向② チラシ	5分	見出し3つに削る
方向③ メール	3分	200字を1通
方向④ SNS	5分	5本まとめて出す
方向⑤ 求人・手順書	2分	出しておいて保存だけ

1つだけ、先に決めておいてほしいことがあります。保存先です。

展開した5つの原稿を、その都度デスクトップに置いていると、3週間で行方不明になります。クラウドに「◯◯の展開」というフォルダを1つ作って、日付の頭出しで放り込むだけで構いません。ここが決まっていないと、せっかく作った原稿がまた1回きりで消えます。うまくいかない原因は、たいてい能力ではなく置き場所の問題です。

この30分を、毎週金曜の夕方にカレンダーへ入れてください。「気づいたときにやる」は、やらないという意味です。

週1本でも、1年で48本。ホームページのページが48ページ分積み上がる計算です。3年前に作ったきり手を入れていないサイトと、毎週1ページずつ育っているサイト。どちらが24時間働いてくれるかは、言うまでもありません。

これが、脳に汗をかいて仕組みを作る、ということです。

まとめ：作る量を増やすより、捨てる量を減らす

AIが来て変わったのは、「たくさん作れるようになったこと」ではありません。1回作ったものを、何回でも形を変えて使えるようになったことです。

今日から新しく作る必要はありません。直近の提案書を1本、開いてください。3行のメモを取って、5方向に流す。かかるのは30分です。

そしてその30分を、来週も再来週も続けてください。1年後、あなたのホームページは勝手に説明してくれる営業マンになっています。営業マンを雇う前に、仕組みを作る。順番は、いつもこれです。