最近、「提案書もスライドも、もうAIで作れる」という話を、よく見かけるようになりましたよね。

でも、いざChatGPTに「提案書を作って」と打ち込んでみても、どこかで見たような、当たりさわりのない、スカスカで中身のない資料しか出てこない。結局、自分で一から書き直している。そんな経験、ありませんか。

これは、あなたが悪いわけでも、AIの性能が悪いわけでもありません。「指示の出し方」を知らなかっただけです。

だからこそ今回は、ツールを高いプランに乗り換えなくても、指示の出し方を変えるだけで、AIが返す資料が一気に「あなたの言葉」に化ける——その5つの型と、そのままコピペして穴埋めするだけで使える指示文を、パソコンが苦手な方にもわかるように、できるだけやさしくまとめました。

「提案書を作って」とだけ打ち込むから、AIはスカスカな資料を返す

まず、なぜスカスカな資料しか出てこないのか。理由はひとつだけです。

AIは、あなたの会社のことを、何ひとつ知らないからです。

AIは、今日はじめてあなたの会社に来た、すごく優秀な新人だと思ってください。頭の回転は速い。文章もうまい。でも、あなたの商品も、お客さんも、強みも、料金も、何ひとつ知りません。

その新人に、いきなり「うちの提案書、作っといて」と言ったらどうなるか。当然、どこかのネットで拾ってきたような、当たりさわりのない一般論の資料を出してきます。「なんかそれっぽい。でも、これじゃ使えない」。あれの正体は、これです。

つまり、悪いのは指示の中身ではなく、「相手が何も知らない状態で頼んでいる」という順番なのです。ここをひっくり返すだけで、出てくる資料は別物になります。

AIに任せられるのは「清書」｜中身を決めるのは、やっぱりあなた

ここで、ひとつ大事な考え方をお伝えします。

AIに任せられるのは、あくまで「清書」の部分です。文章を整える、見やすく並べる、体裁を作る。ここはAIが一瞬でやってくれます。

でも、「誰に・何を・なぜ伝えるのか」という”中身”を決めるのは、やっぱりあなたです。ここを丸投げした瞬間に、資料はスカスカになります。

私がいつもお伝えしているのは、こうです。

たたき台はAI、最終判断は人間。

ツール名を覚えることが大事なんじゃない。手順を決めることが大事なんです。中身はあなたが決めて、清書だけAIに渡す。この役割分担さえ守れば、どのAIを使っても、資料の質はちゃんと上がります。

スカスカが激変する「5つの指示の型」

では、具体的に、AIに何を渡せばいいのか。難しく考える必要はありません。次の5つを順番に伝えるだけです。

① 誰に出す資料かを、最初に伝える

「リフォームを検討している、50代のご夫婦に渡す提案書」「取引先の部長に見せる、社内決裁用のスライド」。相手の立場と、AIへの知識レベルを最初に伝えます。相手が変われば、使う言葉も、見せ方も変わるからです。

② この資料のゴールを伝える

その資料を見た相手に、最後にどう動いてほしいのか。「見積もりの依頼をしてほしい」「次の打ち合わせの約束を取りたい」。ゴールを決めずに作った資料は、きれいでも、相手が動きません。

③ 自社の情報を渡す

ここが一番大事です。あなたの実績、お客さんの声、他社との違い、料金の考え方。この「自社の材料」を渡すだけで、AIの答えは一般論から「あなたの会社の言葉」に変わります。AIに自分の情報を渡していないから、一般論しか返ってこないのです。

④ 構成を指定する＝丸投げしない

「結論から書いて、次に根拠、最後に次の一歩」のように、流れを指定します。構成を任せると、AIは無難な順番で並べます。骨組みだけはあなたが決めてください。

⑤ トーンと分量を指定する

「やわらかい言葉づかいで」「専門用語は使わずに」「A4一枚に収まる分量で」。言葉づかいと長さを指定しないと、AIは勝手に長く、勝手に堅く書きます。

この5つは、覚えるものではなく、毎回コピペで使う「型」にしてしまうのが正解です。

【そのままコピペ】穴埋めするだけのAI指示文

では、実際に使える指示文を置いておきます。カッコの中を、あなたの言葉に埋めるだけです。

提案書を作るときの指示文：

「あなたはプロの営業担当です。【誰に】向けた提案書のたたき台を作ってください。この提案のゴールは【相手にどう動いてほしいか】です。私の会社の情報は次の通りです。実績は【数字や事例】、他社との違いは【強み】、料金の考え方は【松・竹・梅などの方針】です。構成は『結論→根拠→お客様の声→料金→次の一歩』の順でお願いします。専門用語は使わず、【相手】が読んでわかる、やわらかい言葉づかいで書いてください。」

スライドを作るときの指示文：

「次の内容を、1枚につき1メッセージのスライド構成にしてください。1枚あたりの箇条書きは3つまで。見出しは言い切りの形にして、文字を詰め込みすぎないでください。スライドの目的は【ゴール】、見る相手は【誰】です。内容は次の通りです。【本文を貼る】」

最初は、このカッコを埋めるだけで十分です。穴埋めに慣れてきたら、自分の業種に合わせて少しずつ言葉を足していってください。慣れるほど、AIはあなた専用の優秀な部下になっていきます。

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Before / After｜同じAIでも、指示でこんなに変わる

同じChatGPTでも、指示の出し方ひとつで、出てくる資料はここまで変わります。

比べる項目	「作って」だけの指示	5つの型を入れた指示
依頼の中身	提案書を作って	誰に・ゴール・自社情報・構成・トーンを渡す
出てくる資料	どこかで見た一般論	あなたの会社の言葉になった資料
言葉づかい	無難で、誰の顔も浮かばない	お客さんの顔が浮かぶ表現
直す手間	ほぼ全部、書き直し	細かい調整だけで済む
相手の反応	「で、結局なに？」	「うちのことをわかってる」

同じ道具を使っても、ここまで差が出ます。差を生んでいるのは、AIの性能ではなく、あなたが渡した情報の量です。

提案書は「結論→根拠→お客様の声→料金→次の一歩」で組ませる

提案書の中身は、ある程度「勝ちパターンの順番」が決まっています。AIに任せる前に、この骨組みだけはあなたが指定してください。

最初に結論。「あなたの課題は、これで解決できます」と先に言い切る。次に根拠。なぜそう言えるのか、数字や実例で示す。そしてお客様の声。第三者の言葉ほど、信頼を作るものはありません。そのあとに料金。最後に次の一歩として、「まずは現地調査から」など、相手が踏み出しやすい一歩を置く。

この順番でAIに清書させると、読んだ相手が自然に「で、どうすればいい？」と前のめりになる提案書になります。逆に、いきなり料金から始まる提案書は、値段だけで比べられて終わります。あなたが「業者」ではなく「先生」として選ばれるかどうかは、この順番で決まります。

スライドは「1枚1メッセージ」｜文字を詰め込ませないコツ

スライドには、提案書とは別のコツがあります。それは、1枚に詰め込みすぎないことです。

AIにそのまま「スライドにして」と頼むと、1枚にびっしり文字が並んだ、読む気の失せる資料が出てきます。そうではなく、「1枚につき、伝えたいことは1つ」「箇条書きは3つまで」「見出しは言い切りで」と指定してください。

作る順番も大事です。いきなりスライドの見た目から作らせるのではなく、「前提を整理する→中身の文章を作る→最後にスライドの形にする」という順番でAIに渡すと、中身の詰まったスライドになります。見た目から入ると、きれいだけど中身のない、スカスカのスライドになってしまうのです。

キーボードが苦手でいい｜資料の”素”はスマホに話すだけで集まる

「そうは言っても、自社の情報をまとめて打ち込むのが大変」。そう感じた方、安心してください。資料の素は、キーボードを叩かなくても集まります。

たとえば、現場で見たことを、その場でスマホに話しかけてメモにする。打ち合わせの内容を録音して、そのまま議事録にする。お客さんに言われて嬉しかった一言を、移動中にスマホに吹き込んでおく。これだけで、提案書やスライドの「素」が、どんどん溜まっていきます。

脳に汗をかくべきなのは、中身を考えるところ。文字を打つ作業や、清書は、AIとスマホに任せていいのです。パソコンが苦手なままで、まったく問題ありません。

指示を変えても、資料が良くならない人がやりがちな失敗

最後に、ここまでやっても資料が良くならない人に共通する、つまずきをお伝えしておきます。

ひとつ目は、結局「作って」だけで頼んでしまうこと。自社の情報を渡さなければ、AIは一生、一般論しか返しません。ふたつ目は、出てきた文章を、そのまま使ってしまうこと。みんなが同じAIに丸投げすれば、みんな同じ平均点の資料になります。あなたの経験と判断を一足し加えて、はじめて「あなたの資料」になります。

三つ目は、最新のツールばかり追いかけること。大事なのは、最新AIを追うことじゃない。現場の資料作りが、実際にラクになることです。四つ目は、一発で完璧に仕上げようとすること。AIは何度でも直してくれます。「ここをもっと短く」「ここに事例を足して」と、会話で育てていけばいいのです。

今日からできる、AI資料作りを”半分”にする最初の一歩

難しく考えず、今日できることを3つにしぼります。

ステップ1。次に作る資料を、ひとつだけ決めてください。提案書でも、セミナー資料でも構いません。

ステップ2。その資料の「誰に・何のために・自社の強み3つ」を、スマホに話しかけてメモにします。3分で終わります。

ステップ3。そのメモと、さきほどの「5つの型」を入れて、AIに指示を出す。これだけで、いつもの半分の時間で、中身のある資料のたたき台が出てきます。

実際、Web集客で年商4.8億円・営業マン不在の会社を作った私自身、提案書も資料も、こうしてAIに清書させています。特別な才能はいりません。順番を知っているかどうか、それだけの違いです。

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まとめ｜AIに「作って」と言うな、「どう作るか」を教えろ

AIで提案書もスライドも作れる時代に、それでもスカスカな資料しか出てこない人と、一発で刺さる資料を出す人の違いは、たったひとつ。指示の出し方を知っているかどうかです。

「作って」と丸投げするのをやめて、誰に・何のために・自社の情報・構成・トーンを渡す。たたき台はAI、最終判断はあなた。この型さえ持てば、どのツールを使っても、資料作りは半分の時間で終わります。

あとは、やるかやらないか。それだけの話です。まずは次の1枚から、AIに「どう作るか」を教えてみてください。