「AIで議事録が作れるらしい」という話、最近よく見かけますよね。

でも、いざ調べてみると「文字起こしAPIが」「専用ツールの月額が」と専門用語ばかりで、結局むずかしそうに感じて止まっていませんか。打ち合わせが終わるたびに、夜なべして自分でメモを清書し、「言った言わない」を防ぐために議事録を打ち直している。その作業に、毎回1時間近くかけている社長は本当に多いです。

だからこそ、この記事を書きました。

パソコンやキーボードが苦手でも大丈夫です。新しいツールを契約する必要もありません。今日からできるのは、会議を「録って、AIに渡すだけ」。それだけで、議事録・決定事項・次にやることのリストまでが、5分で仕上がる状態になります。難しい設定は一切出てきません。スマホ1台あれば十分です。

この記事では、AIに会議を任せて議事録づくりから解放されるための、いちばん簡単な手順を、神谷の現場目線でお伝えします。

会議のたびに議事録づくりで夜が消えていく、その時間はもう手で作らなくていい

小さな会社の社長は、とにかく会議や打ち合わせが多いです。

お客さんとの商談、職人や外注先との段取り、社内のミーティング。その一つひとつで、後から「あれ、何を決めたんだっけ」とならないように、誰かが議事録を残さなければいけません。そして人手の少ない会社ほど、その「誰か」が社長自身になります。

会議そのものより、終わった後の議事録づくりのほうが時間がかかる。これは、よくある話です。録音を聞き直し、要点を拾い、体裁を整え、関係者に共有する。気づけば1時間。これを週に何度もやっていたら、それだけで社長の時間が溶けていきます。

ここで考えてほしいのは、「議事録を書く作業」と「会議で何を決めるか」は、まったく別物だということです。

何を決めるか、どう判断するかは、社長にしかできない仕事です。これは脳に汗をかくべきところです。一方で、決まったことをきれいな文章に清書する作業は、正直、誰がやっても同じです。ここはAIに任せていい。むしろ任せるべき場所です。

議事録は、もう手で書かなくていい。録って、AIに渡す。それだけで終わる時代になっています。

AIに任せられるのは「清書と要約」｜何を決めるかは、やっぱり会議で決める

最初に、大事な線引きをしておきます。

AIに丸投げすれば、会議の中身まで勝手に良くしてくれる、という話ではありません。AIにできるのは、あくまで「録音やメモを、読みやすい議事録に整えること」です。たたき台を作るのはAI、最終的に判断するのは人間。この順番は変わりません。

たとえば、商談で「この条件なら受けよう」と決めるのはあなたです。職人さんとの打ち合わせで「この工程を先にやろう」と決めるのもあなたです。その判断はAIには代われません。

でも、決まったことを「決定事項」「次にやること」「担当」「期限」という形に整理し直す作業は、AIが一瞬でやってくれます。聞き直す手間も、文章を考える手間も、要りません。

ここを勘違いして「AIに議事録を任せたのに、的外れなものが出てきた」と止まってしまう人がいます。それは、AIが悪いのではありません。会議の中身がふわっとしていれば、議事録もふわっとします。AIは、あなたが会議で出した材料を、きれいに並べ直しているだけだからです。

だからこそ、安心してほしいのです。あなたがやるべきは「決めること」だけ。書く作業はAIに渡してしまっていい。役割を分ければ、議事録づくりは驚くほど軽くなります。

議事録づくりが終わらない本当の理由は「ゼロから書いているから」

そもそも、なぜ議事録づくりはこんなに時間がかかるのでしょうか。

文章力の問題ではありません。理由は、毎回「ゼロから」やっているからです。具体的には、次の4つで時間を溶かしています。

ひとつ目は、録音を最初から聞き直していること。1時間の会議なら、聞き直すだけで1時間です。倍速で聞いても、結局メモを取りながらなので時間がかかります。

ふたつ目は、何が「決まったこと」で何が「ただの雑談」かを、自分で仕分けしていること。これが地味に頭を使います。

3つ目は、体裁を整えていること。日付、参加者、議題、決定事項。フォーマットを毎回作り直していたら、それだけで疲れます。

4つ目は、「誰がやるか」が決まっていないこと。気づいた人がやる、つまり社長がやる、になりがちです。

この4つは、すべてAIが得意な作業です。聞き直しは文字起こしで一瞬。仕分けと要約はAIの十八番。体裁は型を一度渡せば毎回そろう。「誰がやるか」は、もうAIがやる、で解決します。

つまり、議事録が終わらないのは、あなたの能力の問題ではなく、「人間がやらなくていい作業を、人間がやっている」だけなのです。

録って渡すだけ｜会議メモがAIで議事録に変わる3ステップ

では、具体的にどうするか。やることは3つだけです。難しい設定は出てきません。

ステップ1｜会議を「録る」か、終わったら「話す」

まず、会議の音声を残します。方法は2つあります。

ひとつは、会議そのものをスマホのボイスメモで録音しておくこと。机の真ん中にスマホを置いておくだけです。オンライン会議なら、録画機能を使えば音声も残ります。

もうひとつは、会議が終わった直後に、覚えているうちに要点をスマホに「話す」こと。「今日の打ち合わせで決まったのは、A社の見積もりを来週月曜までに出すこと。担当は自分。あと、資材の発注を先にかけること」。これだけ口で言って、スマホの音声入力で文字にしておく。これがいちばん手軽です。

キーボードを叩く必要はありません。職人さんでも、機械が苦手な社長でも、話すだけならできます。

ステップ2｜その文章を、AIに「渡す」

次に、録音から起こした文字、または話して文字にしたメモを、そのままAIに貼り付けます。

ChatGPTでもGeminiでも構いません。普段使っているもので大丈夫です。長い文字起こしでも、コピーして貼り付けるだけ。AIが内容を読み取ってくれます。

ステップ3｜「議事録の形に整えて」と頼む

最後に、AIに整えてもらいます。ここで「議事録にして」とだけ打つと、ぼんやりした要約しか返ってきません。後で紹介する”指示の型”を渡せば、決定事項・ToDo・担当・期限まできれいに並んだ議事録が、数十秒で出てきます。

出てきたものに目を通し、事実と違うところだけ直して、関係者に共有する。これで終わりです。1時間かかっていた作業が、5分になります。

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ただ要約させるだけではダメ｜AIに渡す”議事録の指示の型”

3ステップの肝は、ステップ3の「指示の出し方」です。

ここを「議事録にまとめて」だけで済ませると、AIはどこかで見たような無難な要約を返してきます。会議のニュアンスも、次にやることも抜け落ちて、結局あなたが手直しすることになります。それでは時短になりません。

AIは、今日はじめて来た優秀な新人だと思ってください。能力は高いのに、あなたの会社のことも、その会議の背景も、何も知りません。だから、こちらが少し教えてあげる必要があります。教えることは、難しくありません。次の3つを渡すだけです。

ひとつ目は、「どんな会議か」。お客さんとの商談なのか、社内の段取り会議なのかを一言添えます。

ふたつ目は、「どんな項目で出してほしいか」。これがいちばん大事です。「決定事項」「次にやること(ToDo)」「担当」「期限」「未決定で持ち越したこと」。この見出しを指定するだけで、議事録が一気に”使える”ものに変わります。

3つ目は、「長さとトーン」。社内共有用なら短く要点だけ、お客さんにも送るなら丁寧に、と一言添えます。

文章にすると、こんな指示文になります。穴埋めして使ってください。

「あなたは議事録作成の担当です。以下は【商談／社内会議】の録音メモです。次の見出しで議事録に整えてください。①日付と参加者 ②決定事項 ③次にやること(担当と期限つき) ④未決定で持ち越し ⑤備考。専門用語は使わず、社外にも出せる丁寧な文章で。──ここに録音メモを貼り付け──」

この型を一度メモ帳に保存しておけば、次からはコピーして貼るだけ。毎回ゼロから指示を考える必要はありません。型そのものが、あなたの資産になります。

議事録は「決定事項・ToDo・宿題」で組ませると、次が動く

ここで、もう一歩踏み込んでおきます。

そもそも、なぜ議事録を残すのでしょうか。きれいな記録を作るためではありません。「決まったことを、誰が、いつまでにやるか」をはっきりさせて、次のアクションにつなげるためです。

ところが、手書きの議事録は「言ったことの羅列」になりがちです。読み返しても、結局誰が何をやるのかが分からない。これでは、せっかく時間をかけても仕事が前に進みません。

AIに整えさせるなら、必ず「次が動く形」で出させてください。具体的には、3つのかたまりに分けます。

決定事項。この会議で何が決まったか。

ToDo。その決定を受けて、誰が、いつまでに、何をやるか。担当と期限をセットにします。

宿題(持ち越し)。今回決めきれず、次回に回したこと。

この3つで組ませると、議事録がそのまま「次の段取り表」になります。共有された相手も、自分が何をやればいいか一目で分かります。「言った言わない」のトラブルも激減します。きれいに書くことより、次が動くことが大事です。AIは、その並べ替えを一瞬でやってくれます。

キーボードはいらない｜スマホに話すだけで”議事録の素”は集まる

「そうは言っても、会議を録音するのも、文字を貼るのも面倒くさい」。そう感じる社長こそ、音声入力を使ってください。

神谷がいつも言っているのは、職人や経営者はキーボードを叩かなくていい、ということです。現場で動いている人ほど、机に向かってカタカタ打つ時間はありません。だったら、スマホに話せばいいのです。

打ち合わせが終わって車に乗った瞬間、スマホの音声入力をオンにして、「今日決まったこと」を口でしゃべる。それだけで、議事録の素になるメモが文字で残ります。あとはAIに渡すだけ。手は一度もキーボードに触れていません。

これは特別な技術ではありません。スマホに最初から付いている音声入力で十分です。現調メモ、日報、会議の要点。今まで「後で書こう」と思って溜め込んでいたものが、話すだけで片付いていきます。

脳に汗をかくべきなのは、何を決めるか、どう判断するか、です。文字を打つことではありません。打つ作業は、機械に任せてしまいましょう。

なぜAIの議事録は”他人行儀”になるのか｜渡していないのは「自社の文脈」

ここまでやっても、「AIの議事録が、なんだか自分の会社のものに感じられない」と思うことがあります。

その理由は、ひとつだけです。AIに、あなたの会社の情報を渡していないからです。

AIは、あなたの仕事も、お客さんのことも、社内で当たり前に使っている言葉も知りません。だから、そのまま頼むと「どこかで見たような一般論の議事録」になります。たとえば、社内で「A現場」と呼んでいるものを、AIは正式名称で書いてしまう。略語が通じない。担当者の役割が分からず、誰のToDoか曖昧になる。

逆に言えば、自社の情報を一度渡すだけで、議事録は一気に「あなたの会社の言葉」に変わります。

やり方は、難しくありません。会社の基本情報、よく出てくる人や現場の呼び方、進行中の案件のメモを、一度だけ文章にしてAIに渡しておく。そうすると、AIはあなたの会社の文脈を踏まえて議事録を書くようになります。これが、AIをあなた専属のゴーストライターにする、ということです。一度仕込めば、次からはずっと効いてきます。

会議の議事録だけでなく、メールも、提案書も、SNSの投稿も、すべてこの「自社情報を渡す」が効いてきます。ここが、AIを”使える”か”使えない”かの分かれ道です。

AIに議事録を任せても失敗する人が、やりがちなこと

最後に、つまずきやすいポイントを正直にお伝えします。これを避けるだけで、ぐっと楽になります。

よくある失敗のひとつ目は、録音だけして放置すること。録ること自体が目的になって、結局AIに渡さずに溜め込んでしまう。会議が終わったその場で渡すのを習慣にしてください。

ふたつ目は、AIが出した議事録を一切確認せずに、そのまま共有してしまうこと。AIは、まれに事実を取り違えます。金額や日付など、大事な数字だけは、必ず自分の目で確認してください。最終チェックは人間の仕事です。

3つ目は、会議のすべてを一字一句残そうとすること。議事録は録音の書き起こしではありません。決定事項とToDoが分かれば十分です。全部載せようとするほど、読まれない議事録になります。

4つ目は、お客さんの個人情報や、外に出してはいけない数字を、無防備にAIに貼り付けてしまうこと。固有名詞を伏せる、社外秘の数字は外す。この一手間は忘れないでください。

この4つを押さえれば、議事録づくりは「録って渡すだけ」の作業に変わります。難しく考える必要はありません。

今日からできる、議事録を5分にする最初の一歩

長く感じたかもしれませんが、やることはシンプルです。最後に、今日から始められる3ステップにまとめます。

ひとつ目。次の会議で、机の真ん中にスマホを置いて録音する。または、終わった直後に「決まったこと」を音声入力でしゃべる。

ふたつ目。その文字を、普段使っているAIに貼り付けて、この記事の”指示の型”で「決定事項・ToDo・担当・期限」の形に整えてもらう。

3つ目。出てきた議事録の数字だけ確認して、関係者に共有する。

これだけで、今まで1時間かかっていた作業が5分で終わります。空いた時間は、本来あなたがやるべき「決めること」「考えること」に使ってください。

ここで大事なのは、知っているかどうかではなく、やるかやらないか、それだけです。年商4.8億円を営業マン不在で回している会社も、特別なことをしているわけではありません。社長の手作業を一つずつAIに渡して、社長にしかできない仕事に集中しているだけです。

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まとめ｜議事録は手で書くな、AIに”録って渡して”清書させろ

議事録づくりに毎晩1時間かけるのは、もう終わりにしましょう。

会議で何を決めるかは、社長にしかできない仕事です。でも、決まったことを文章に清書する作業は、AIに任せていい。録って、渡して、整えてもらう。たったこれだけで、議事録は5分で仕上がります。

キーボードはいりません。新しいツールの契約もいりません。スマホ1台と、ほんの少しの「指示の型」があれば、今日から始められます。そして一度、自社の情報をAIに渡しておけば、議事録もメールも提案書も、あなたの会社の言葉で返ってくるようになります。

議事録は手で書くな、AIに録って渡して清書させろ。空いた時間で、あなたにしかできない判断に集中してください。