最近、提案書やスライドをAIに作らせる話を、あちこちで見かけるようになりました。実際にやってみた方も多いと思います。

でも、出てきたものを見て、こう思いませんでしたか。

「いや、間違ってはいない。けど、これ、このままお客さんには出せないな」と。

字はきれいに並んでいる。構成もそれっぽい。なのに、どこか他人事の文章で、うちの会社の話に読めない。結局、自分で全部書き直して、AIを使った意味がなくなる。

ここで多くの人が「指示文（プロンプト）が下手だからだ」と考えて、長い呪文のような指示を書く練習を始めます。これが一番の遠回りです。

本当に必要なのは、長い指示文ではありません。たたき台が出てきたあとに、ひと言だけ足すことです。

だからこの記事では、私が実務で毎日使っている「足すだけで資料が変わるひと言」を12個、そのままコピペできる形で全部並べます。覚える必要はありません。この記事をブックマークして、AIの返事が返ってきたら、上から選んで貼るだけです。

なぜ”それっぽいだけ”で止まるのか｜悪いのは指示文ではなく「1回で終わらせようとしたこと」

まず、思い込みを1つ外してください。AIが出す1回目の答えは、必ず平均点です。それはAIの性能が低いからではありません。あなたの会社を知らないからです。

知らない相手に「提案書を作って」と言えば、世の中の提案書の平均を出してくる。当たり前です。人間の外注先でも同じことが起きます。何も渡さずに「いい感じのやつお願いします」と頼めば、無難なものが返ってきます。

AIとの会話は、1回勝負ではありません

パソコンが苦手な方ほど、AIを「検索」と同じ感覚で使っています。1回打って、出てきたものを見て、違ったら諦める。これでは、いつまでも平均点の資料しか手に入りません。

AIは検索ではなく、新人スタッフだと思ってください。新人が持ってきた1枚目を見て、あなたは何と言いますか。「ここ、うちのやり方と違うよ」「この数字、どこから持ってきた?」と、ひと言だけ返すはずです。それを人ではなくAIにやるだけの話です。

長い指示文を書くより、短いひと言を足すほうが速い

「最初から完璧な指示を書けばいいのでは」と思うかもしれません。私も試しました。結論から言うと、遠回りです。

理由は2つあります。1つ目は、長い指示文を書く時間で、たたき台が3本出せること。2つ目は、何が足りないかは、たたき台を見るまで自分でも分からないからです。出てきたものを見て初めて「あ、うちの施工実績が入ってないな」と気づく。その気づきを、その場でひと言にして返す。これが一番速い。

12個は、覚えなくていい

これから紹介する12個は、暗記するものではありません。手元に置いておく道具です。実際、私も全部は覚えていません。この記事のように一覧にしておいて、その日の状況に合うものを1つか2つ選んで貼る。それだけです。

大事なのは、12個を全部使わないことです。1回の資料で使うのは、多くて3つ。それ以上直すと、かえって普通の文章に戻っていきます（理由は後半で説明します）。

使い方の全体像｜たたき台が出た「次の30秒」で1つ貼る

具体的な流れはこうです。

• ステップ1: いつも通り「提案書のたたき台を作って」と頼む（ここは雑でいい）
• ステップ2: 出てきたものを、直さずに一度読む
• ステップ3: 引っかかった場所に近いひと言を、この記事から1つコピペする
• ステップ4: 出し直させる
• ステップ5: 気になる箇所が残っていれば、もう1つだけ足す

ポイントはステップ2です。出てきた瞬間に自分で手直しを始める人が本当に多いのですが、そこで手を動かした時点で負けです。直すのはAIの仕事で、判断するのがあなたの仕事。手を動かす人から、決める人に変わってください。

引っかかりの正体別に、どのひと言を使うかを先に並べておきます。

出てきた資料への違和感	使うひと言のグループ
中身が薄い・どこかで見た内容だ	グループ1(中身を濃くする)
正しいけど、この人には刺さらない気がする	グループ2(相手に合わせる)
文章としては良いが、資料の形になっていない	グループ3(形にする)
なんとなく、そのまま出すのが怖い	グループ4(信用を落とさない)

グループ1｜中身を濃くするひと言（4つ）

一番よく使うのがこのグループです。「悪くないけど薄い」と感じたときに貼ります。

①「この中で、根拠が弱いところを3つ教えてください」

直させるのではなく、先に弱点を白状させるひと言です。

AIは、頼めば堂々と自己採点をします。すると「実績部分が抽象的です」「費用対効果の数字がありません」「導入後のサポート体制の記載がありません」といった形で返ってきます。この3つが、そのままあなたが埋めるべき欄のリストになります。

私はこれを、資料作りの最初の1手として使うことが多いです。修正指示を出す前に、どこを直せばいいかがはっきりするからです。

②「同業なら誰でも書ける部分を削って、うちにしか書けない部分を増やしてください」

「どこかで見た文章」になる原因は、業界の平均が書かれているからです。丁寧な施工、誠実な対応、地域密着。全部本当のことですが、同業100社が同じことを書いています。書いてある内容が同じなら、お客さんは値段でしか比べられません。

このひと言を貼ると、AIは「ここは他社も書ける」「ここは御社固有」と仕分けを始めます。そして固有の部分について「もっと情報をください」と聞いてきます。ここで初めて、あなたの出番です。

③「数字が入っていない行に【要確認】をつけて、一覧にしてください」

信用は、形容詞ではなく数字で伝わります。「短工期で対応します」より「10〜14日で仕上げます」のほうが、100倍伝わる。当たり前の話ですが、AIに任せると形容詞だらけになります。AIはあなたの工期も金額も知らないからです。

このひと言で、数字が抜けている行が一覧で出てきます。あとはそこだけ、スマホの音声入力で埋める。キーボードを叩く必要はありません。「福岡市南区の築22年の戸建て、50代のご夫婦、138万円、工期2週間」——現場でしゃべっている言葉のまま話せば、AIが文章に整えます。

苦手なのはキーボードであって、仕事の中身ではないはずです。

④「うちの言葉に置き換えられていない箇所を、指摘してください」

会社によって、呼び方は違います。「お客様」と呼ぶのか「施主様」と呼ぶのか。「工事」なのか「施工」なのか。細かい話に見えて、ここがズレていると、読んだ人は無意識に「テンプレだな」と感じます。

一度、自社の言い回しをAIに渡しておけば（私はこれを「会社の引き出し」と呼んでいます）、このひと言だけで全体が自社仕様に揃います。

グループ2｜相手に合わせるひと言（3つ）

内容が濃くなっても、まだ足りません。同じ内容でも、誰が読むかで並べ方が変わるからです。ここを飛ばすと「良い資料なのに、なぜか決まらない」が起きます。

⑤「読むのは〇〇です。その人が一番気にすることを、先頭に持ってきてください」

〇〇には、相手をそのまま入れます。「築25年の戸建てに住む60代のご夫婦」「工場の総務部長」「うちに初めて相談してきた個人事業主」。

これだけで、資料の1枚目が変わります。社長が気にするのは費用対効果、現場責任者が気にするのは工期と手間、家族が気にするのは生活への影響。順番が違うだけで、「分かってくれている人だ」と感じてもらえるかどうかが決まります。

⑥「専門用語を、その業界を知らない人の言葉に言い換えてください」

これは、資料が伝わらない原因の第1位です。あなたにとっての当たり前は、お客さんにとっては外国語です。

ただし、全部を平易にする必要はありません。用語は残したまま、直後にカッコで説明を足すのがおすすめです。用語を消すと素人っぽくなり、説明がないと伝わらない。両方を満たすのがこの形です。指示するときは「用語は残して、初出時にカッコ書きで一言添えてください」と足してください。

⑦「この資料を読んだ人が、社内で上司にどう説明するかを3行で書いてください」

これは、私が個人的に一番手応えを感じているひと言です。

商談の場にいる人が、決める人とは限りません。「持ち帰って検討します」のあと、あなたのいないところで、あなたの資料が説明されます。そのとき相手が3行で説明できなければ、話はそこで止まります。

AIに書かせた3行を読んで、あなたが「いや、そこが伝わってほしいんじゃない」と感じたら、資料の作りがズレている証拠です。3行が納得できる形になるまで直せば、その資料はあなたがいなくても働く紙になります。

グループ3｜形にするひと言（3つ）

ここまでで中身は仕上がっています。次は「資料の形」にする段階です。多くの人がここでつまずいて、結局PowerPointを手で開いて、深夜まで作業しています。

⑧「1枚1メッセージで、見出しは13文字以内にしてください」

スライドが読みにくい原因は、デザインではありません。1枚に言いたいことを詰め込みすぎていることです。

1枚に1つ。見出しは13文字以内。これは、パッと見て意味が入る限界の長さです。このひと言を足すと、AIは自動的に枚数を増やして分けてくれます。枚数が増えることを怖がらないでください。1枚に5行詰まった資料より、5枚に分かれた資料のほうが、説明はラクです。

⑨「マークダウン形式で、スライド1枚ごとに区切って出してください」

ここが、実務でいちばん効くコツです。

AIに「スライドを作って」と頼むと、いきなり完成画像のようなものを出してくることがあります。見た目は良いのですが、画像で出てくると1文字も直せません。 誤字ひとつ直すのに、また最初からやり直しになります。

そうではなく、まずはテキストの状態で出させる。マークダウン（見出しや区切りを記号で表しただけの、ただのテキストファイル)で受け取れば、そのままPowerPointやGoogleスライド、Canvaに流し込めますし、あとから何度でも直せます。

私が4種類のAI（ChatGPT・Claude・Gemini・Manus）でスライド作成を試した結論としては、前提整理 → 本文 → 最後にスライド生成という順番が最も安定します。いきなり「スライドにして」と言わないこと。今のところ、万人向けにはChatGPTが扱いやすいという評価です。1つ課金していれば十分で、増やす必要はありません。

実際の流れは、こうなります。

• 1回目: 「誰に・何の目的で・何枚くらいの資料か」だけを渡して、前提を整理させる
• 2回目: その前提をもとに、本文（各ページに書く中身）をテキストで出させる
• 3回目: ここで初めて「マークダウンで、1枚ごとに区切って出してください」と頼む
• 4回目: 出てきたテキストを、PowerPointやGoogleスライド、Canvaに貼る

見た目を整えるのは、この一番最後です。順番を逆にして、先に見た目から入ると、あとで中身を直すたびにレイアウトが崩れて、やり直しになります。中身が先、見た目は最後。これを守るだけで、資料づくりの時間は半分以下になります。

なお、Geminiそのものよりも、NotebookLM（Googleの資料読み込み系サービス）に元の資料を入れてスライドを作らせると、見た目が整った状態で一気に出てくることがあります。Claudeは日本語の言い回しが自然で、文章のたたき台づくりに向いています。ただし、最初の1つを選ぶなら悩まずChatGPTで構いません。ツールを増やすほど、迷う時間が増えるだけです。

⑩「そのまま声に出して読める長さにしてください」

資料は、黙って読まれるとは限りません。あなたが読み上げながら説明します。

書き言葉で完璧な文章は、口に出すと長すぎて息が続きません。このひと言で、話し言葉のリズムに整います。私は説明用の資料には必ず足しています。ちなみに、出来上がった資料を実際に一度音読してみると、不自然な箇所がすぐ見つかります。黙読は意味を追い、音読は形を見つけるからです。

グループ4｜信用を落とさないひと言（2つ）

最後の2つは、事故防止です。ここだけは、面倒でも省かないでください。

⑪「推測で書いた箇所に【推測】をつけてください」

AIは、知らないことを堂々と埋めます。悪気はありません。空欄を埋めるのが仕事だと思っているからです。そして厄介なことに、整った文章は疑われません。

このひと言を貼ると、AIは自分で「ここは御社から情報をもらっていないので推測です」と印をつけます。あとは【推測】のところだけ確認すればいい。ゼロから読み直すより、はるかに速く、確実です。

なお、金額の合計や割引後の数字は、AIに計算させないでください。AIは計算機ではありません。数字だけは、必ず自分で確かめる。ここは譲らないところです。

⑫「言い切りすぎている表現を、1つずつ弱めてください」

AIは、頼めばいくらでも力強く書きます。「必ず」「絶対に」「〜が可能です」。読んだ瞬間は気持ちいいのですが、そのまま出すと、後で自分の首を絞めます。

工期も、効果も、状況によって変わるはずです。「10〜14日で完了します（天候・部材の入荷状況により前後します）」と書いておけば、遅れたときに謝罪ではなく報告で済みます。先に言えば条件、後から言えば言い訳です。

実例｜3つのひと言で、通らなかった提案書が通った

ある工務店さんの話です。AIで提案書を作れるようになったものの、「決まらない」と相談を受けました。

見せてもらった資料には、こう書いてありました。「丁寧な施工と迅速な対応で、お客様に寄り添ったリフォームをご提供します」。悪くありません。でも、これは同業の誰が書いても成立する文章です。

そこで、3つだけ足してもらいました。②(誰でも書ける部分を削る)、③(数字がない行に【要確認】)、⑦(相手が社内でどう説明するか)。

出てきた資料は、こう変わりました。冒頭が「築20年を超えた戸建てで、水回りだけを先に直したい方へ」に変わり、実績欄には「福岡市南区・築22年・138万円・工期2週間・翌年にご紹介をいただいた案件」という具体が入りました。そして最後に、奥様が旦那さんに説明するための3行が足されました。

やったことは、ひと言を3回貼っただけです。新しいソフトも買っていませんし、デザイナーにも頼んでいません。作業時間は、最初の資料が出てから30分もかかっていません。

もう1つ、このとき一緒にやってもらったことがあります。料金の見せ方を1つから3つに変えたことです。

言われた予算どおりの1案だけを出すと、お客さんは他社と比べます。予算を抑えた案（梅）・要望どおりの案（竹）・プロとして勧める案（松）の3つを並べると、お客さんの頭の中は「どこに頼むか」から「どれにするか」に変わります。他社比較が、自社内比較に変わるわけです。

これも、AIに「今の内容を、梅・竹・松の3案に分けて、それぞれ何を含んで何を含まないかを書いてください」と1行足すだけで、たたき台が出ます。

言われた金額の見積もりを1つ出すのは「業者」の仕事です。相手が何に迷っているかを先回りして紙にするのが「先生」の仕事です。業者になるな、先生になれ。この差は、ソフトの差ではなく、ひと言足すかどうかの差でしかありません。

ひと言は、探すのではなく「置いておく」

ここまで読んで「なるほど」と思っても、明日には忘れます。私も忘れます。人間の記憶は当てになりません。

だから、探さなくていい場所に置いておくのがコツです。おすすめは3つ。

スマホのメモアプリに1枚だけ作る

一番簡単です。スマホのメモアプリに「AIに足すひと言」というメモを1枚作り、今日の12個のうち、自分がよく引っかかる3つだけを書き写しておきます。全部書く必要はありません。3つで十分です。

現場でも移動中でも、コピーして貼るだけ。パソコンを開く必要すらありません。

「会社の引き出し」に一緒に入れておく

もう一歩進めるなら、自社の情報をまとめたファイル（会社名・事業内容・強み・よく使う言い回し・実績の数字）を1つ作っておいて、その末尾にこの12個を書き添えておく方法です。

AIとの会話を始めるとき、そのファイルを最初に渡す。すると「うちの言葉」も「直し方」も、両方が最初から共有された状態で始まります。毎回イチから自社を説明する必要がなくなるので、実務ではこれが一番効きます。

印刷して、机に貼る

意外にバカにできません。パソコンが苦手な方ほど、画面の中にあるものは見つけられなくなります。A4に印刷して、パソコンの横に貼る。それだけで使用頻度が変わります。

道具は、手が届くところにないと使われません。続かないのは、やる気の問題ではなく、置き場所の問題です。

やってはいけない使い方｜まとめて投げると、平均に戻ります

便利だからと、12個をまとめて貼りたくなります。やめてください。理由を3つ挙げます。

1回に1つ、多くても3つまで

指示を同時にたくさん出すと、AIはすべてを少しずつ満たそうとして、結果的にどれも中途半端になります。人に頼むときと同じです。「あれもこれも直して」と言われた新人が、全部を薄く直してくるのと同じ現象です。

直させすぎると、”きれいなだけの文章”に戻る

これは実際に何度も経験しています。5回、6回と直させていくと、文章はどんどん整っていくのに、なぜか印象に残らなくなる。角が取れて、平均に戻っていくのです。

目安は3回まで。3回直して気に入らなければ、指示ではなく渡している情報が足りないと考えてください。いい答えは、指示文×情報の掛け算です。情報がゼロなら、どんな名指示を出しても答えはゼロです。

最終判断は、必ず人間がする

たたき台はAI、最終判断は人間。これは絶対に崩さないでください。特に、金額・日付・固有名詞・約束の言葉。この4つは、出す前に必ず自分の目で確認します。時間にして3分です。3分をケチって謝罪に行くのは、割に合いません。

このひと言は、資料だけで終わりません

ここまで提案書とスライドの話をしてきましたが、同じひと言は、そのまま他の場面でも効きます。

• ホームページの文章（②を使うと「何屋か分からないトップページ」が直る）
• 求人の募集文（⑤を使うと、来てほしい人に向いた文章になる）
• ブログ記事（⑪を使うと、間違った情報を載せる事故が減る）
• メールの返信（⑫を使うと、言い過ぎを防げる）

特にホームページは効果が大きいです。チラシは配った日で終わり、SNSの投稿は3日で流れます。しかしホームページに載せた文章は、翌年も検索から人を連れてきます。ホームページは名刺ではなく、24時間働く営業マンです。

実際、ネットからの反響が年間12件しかなかった建築・内装工事の会社が、専門分野に絞ったサイトを作り直しただけで、毎月案件が入る状態に変わりました。Webの知識がゼロだった在宅パートの主婦の方が、月100円程度のコストでサイトを作って集客した例もあります。センスの問題ではなく、中身を用意できるかどうかの問題です。

そして中身は、今日紹介したひと言で用意できます。

業種別｜まず使う「ひと言」はこれ

全部やろうとすると止まります。今日は1つだけ選んでください。

業種	最初に使うひと言	理由
工務店・リフォーム・建築	③(数字がない行に【要確認】)	工期と金額の具体が、そのまま信用になるため
士業・保険・コンサル	⑥(専門用語の言い換え)	用語のままだと、相手が判断できないため
整体・美容・クリニック	⑤(読む人を指定する)	同じ施術でも、年代で刺さる点が変わるため
製造・卸・BtoB	⑦(社内でどう説明するか)	決めるのは、その場にいない人だから
教室・スクール	②(誰でも書ける部分を削る)	同業と内容が似やすく、値段で比べられやすいため

選ぶ基準は「かっこよくなるかどうか」ではありません。そのままお客さんに出せるかどうかです。

まとめ｜今日やるのは、ひと言をコピーするだけです

要点を並べます。

• AIの1回目は必ず平均点。悪いのは指示文ではなく、1回で終わらせようとしたこと
• 長い指示文を練習するより、たたき台にひと言足すほうが速い
• 出てきたものを自分で手直ししない。直すのはAI、決めるのはあなた
• 使うひと言は、1回につき多くて3つ。直させすぎると平均に戻る
• 数字・日付・固有名詞・約束の言葉だけは、必ず自分の目で確認する
• 同じひと言が、ホームページ・求人・ブログでも効く

今日やることは1つだけです。この記事の中から、ひと言を1つコピーして、メモアプリに貼っておく。それだけで、次にAIが出してきた”それっぽいだけの資料”を、そのまま出せる資料に変えられます。

眺めているだけでは、来年も同じ悩みを持ったままです。1行のコピーなら、30秒で終わります。