朝、パソコンを開いて、ChatGPTに向かう。

「うちは福岡でリフォームをやっていて、対象はだいたい築20年以上の戸建てで、お客さんは50代から60代のご夫婦が多くて……」

そこまで打って、ふと思う。

これ、昨日も打ったな、と。

最近、AIの話題をあちこちで見ますよね。「AIに自分の会社の情報を渡せば、答えが変わる」。これはそのとおりです。実際、渡した瞬間に文章の質は変わります。

でも、誰も次のことを言ってくれない。

その情報を、毎回渡し続けるんですか？

提案書を作るとき。チラシの文章を考えるとき。問い合わせメールの返信を書くとき。そのたびに、同じ前置きを打ち直している。長い人だと5分。短くても2〜3分。1日に3回使えば、それだけで10分。月20日なら200分。年間で40時間です。

これ、AIで時間を減らしているつもりで、増やしています。

原因は、あなたの説明が下手だからでも、プロンプトを覚えていないからでもないです。

渡した情報の「置き場所」を作っていないからです。

今日お伝えするのは、あなたの会社の情報を1回だけまとめて、AIの中に置いておく方法です。名前をつけるなら「会社の引き出し」。作るのは、A4で1枚。材料はスマホに7分ほど話すだけ。整えるのはAIがやります。

作ってしまえば、次の日からは前置きゼロ。「この前の内容で、A社向けの提案書のたたき台を」と一言打つだけで、自社仕様の文章が出てきます。

順番に説明します。

なぜ、AIの答えはいつまでも”よそ行き”なのか｜あなたは毎朝、初対面の人に自己紹介している

AIは、昨日のあなたを覚えていません

AIを「優秀な新人」にたとえる人は多いです。でも、正確じゃないです。

正確に言うと、毎朝リセットされる新人です。

昨日どれだけ丁寧に会社のことを教えても、次の日の朝には何も残っていない。だから、また一から説明する。また一から説明されたAIは、また当たり障りのない一般論を返してくる。

「AIって、結局そんなに使えないな」

そう感じている方の大半は、AIの性能の問題ではなくて、ここで止まっています。

前置きの手打ちは、1年で「まる1週間」になります

どのくらい損しているか、数字で見てください。

1回あたりの前置き	1日の使用回数	1か月（20日）	1年間
3分	3回	180分（3時間）	36時間
5分	3回	300分（5時間）	60時間
5分	5回	500分（8.3時間）	100時間

真ん中の行で60時間。営業日に直すと、まる1週間ぶんです。

しかも、この時間で生まれているのは売上ではありません。同じ説明を打ち直しているだけです。現場に出る時間でもなければ、見積もりを出す時間でもない。ただの手打ち作業です。

「前置きが面倒」だから、だんだん省くようになる

もっと厄介なのが、この先です。

毎回同じ説明を打つのが面倒になると、人は自然と省略します。

最初は7行書いていた前置きが、3行になり、1行になり、しまいには「提案書のたたき台を作って」だけになる。

その結果、返ってくるのは、どこの会社でも通用する文章です。「お客様に寄り添い、丁寧な施工を心がけております」。日本中の会社が書いている文章。あなたの会社である必要がまったくない文章。

省略したのは自分なのに、「やっぱりAIは使えない」で終わってしまう。

いちばんもったいないパターンです。

足りないのは、テクニックではなく「置き場所」

ここを勘違いしている方が本当に多いので、はっきり書いておきます。

AIから使える答えが出ないのは、プロンプトのテクニック不足ではないです。

必要なのは、

上手な聞き方を覚えることじゃないです。

会社の情報を、毎回打たなくていい場所に置くこと

ここです。

キーボードが速い人が勝つ話でもない。パソコンに詳しい人が勝つ話でもない。1回だけ準備した人が、次の日からずっとラクをする。それだけの話です。

一度だけ作るのは、A4で1枚｜「会社の引き出し」に入れる7項目

引き出しの中身は、7つで足ります。多すぎるとAIも人も迷います。

番号	入れる項目	入っていないと、こうなる
①	会社と事業の基本（地域・業種・体制・営業範囲）	地名も業種も入らない、汎用的な文章になる
②	お客さんと、その困りごと	誰に向けた文章か定まらず、心に刺さらない
③	自社の強み・他社との違い	「丁寧」「安心」だけの、どこにでもある売り文句になる
④	料金の考え方（松竹梅の3プラン）	価格の話が「安さ」一択になり、値引き前提の文章になる
⑤	よく使う言葉・使わない言葉	自分では絶対に言わない言い回しが混ざる
⑥	実績・数字・お客さんの声	説得力の根拠がなく、ふわっとした文章で終わる
⑦	してほしくないこと（NG）	大げさな表現や、言い切れない保証が入り込む

とくに効くのは、④と⑦です。

④の料金の考え方が入っていると、AIが書く文章が「安いです」から「あなたに合うのはこれです」に変わります。私がずっとお伝えしている松竹梅の見積もりの考え方を、そのまま引き出しに入れておくイメージです。

梅は、予算を優先して範囲を削ったプラン。竹は、お客さんの要望どおりの標準プラン。松は、プロとして本当に薦めたいプラン。

この3つの考え方が入っていると、AIが作る提案書のたたき台からして、他社比較ではなく自社内比較の形になります。

⑦のNGも効きます。「業界No.1と書かない」「絶対・必ずを使わない」「値引きを匂わせない」。この3行を入れておくだけで、あとから直す手間がごっそり減ります。

【手順1】材料は、スマホに話すだけ｜7分で終わります

ここが一番の山に見えて、実は一番かんたんです。

キーボードを開かないでください。スマホのメモアプリを開いて、マイクのボタンを押して、ただ話します。

移動中の車の中で構いません。実際、こんな感じで大丈夫です。

「うちは福岡市とその周辺で、戸建てのリフォームをやってます。社長の私と職人が2人。お客さんは築20年から30年くらいの家に住んでる50代60代のご夫婦が多いです。困ってるのは、水回りが古くなってきたけど、いくらかかるか分からなくて相談しづらいってところ。うちの強みは、現場調査のときに写真を撮って、その場で3パターンの概算を出せることです。他社さんは後日メールが多いので。料金は、最低限直す梅が◯万から、標準の竹が◯万から、断熱まで含めた松が◯万から。あと、大げさな言葉は使いたくないです。No.1とか絶対とか、そういうのは書かないでほしい。」

これで1分半くらいです。言い間違えても、言い直しても、「えーっと」が混ざってもまったく問題ありません。あとでAIが整えます。

AIをうまく使えない方の多くは、能力の問題ではなくて、キーボードで止まっているだけです。手が苦手なだけであって、仕事の中身はあなたのほうが誰よりも詳しい。話す形にした瞬間、材料はいくらでも出てきます。

言うことに迷ったら、さっきの7項目を上から順に、ひとつずつ話してください。1項目1分でも7分です。

【手順2】AIに、その録音を「会社シート1枚」へ整えさせる

話したメモをそのままコピーして、AIに貼り付けます。そして、次の指示を一緒に送ってください。

以下は、私の会社について私が話した音声メモの文字起こしです。

これを「会社の基本情報シート」として、次の7項目に整理してください。

①会社と事業の基本 ②お客さんと、その困りごと ③自社の強み・他社との違い ④料金の考え方（3プラン） ⑤よく使う言葉・使わない言葉 ⑥実績・数字・お客さんの声 ⑦してほしくないこと

条件は3つです。

1. 全体で800字以内。箇条書き中心で、読みやすくしてください。

2. 私が話していない情報は、絶対に足さないでください。数字や実績が不明な箇所は【要確認】と書いてください。

3. 最後に、この情報だけでは足りない点を質問3つにまとめてください。

条件の3つには、それぞれ意味があります。

800字以内にするのは、長すぎるシートは自分でも読み返さなくなるからです。A4で1枚。これが続く上限です。

【要確認】を書かせるのは、AIが数字を作ってしまうのを防ぐためです。「施工実績500件」なんて、話していないのに出てくることがあります。これをそのまま提案書に載せたら、あとで取り返しがつきません。たたき台はAI、最終判断は人間。ここは絶対に崩さないでください。

質問3つは、抜けを見つけるためです。自分では当たり前すぎて話さなかったことが、だいたいここで出てきます。

実際に出てくるのは、こういう1枚です

イメージが湧かないと動けないと思うので、出来上がりを載せておきます。さきほどの音声メモから作った場合、こんな形になります。

【会社の基本情報シート】最終更新日：2026年8月6日

①会社と事業の基本

・福岡市および近郊で、戸建てのリフォーム工事

・体制：代表1名＋職人2名

・対応範囲：水回り中心、断熱・内装まで対応可

②お客さんと、その困りごと

・築20〜30年の戸建てに住む50〜60代のご夫婦

・水回りが古くなってきたが、費用感が分からず相談しづらい

・見積もりを取ること自体に心理的なハードルがある

③強み・他社との違い

・現地調査の場で写真を撮り、その場で3パターンの概算を提示できる

・他社は後日メール回答が多く、その場で判断材料が出ない

④料金の考え方（3プラン）

・梅：最低限の補修のみ　◯万円〜【要確認】

・竹：標準的な水回り交換　◯万円〜【要確認】

・松：断熱・内装まで含む　◯万円〜【要確認】

⑤よく使う言葉・使わない言葉

・使う：「現地で見てから判断します」「10年後にどうなるか」

・使わない：「業界No.1」「絶対」「必ず」「今だけ」

⑥実績・数字・お客さんの声

・【要確認】年間施工件数、創業年数、お客様の声の具体的な言葉

⑦してほしくないこと

・大げさな表現、断定的な保証、値引きを匂わせる書き方はしない

確認したい質問3つ

1. 年間の施工件数と創業年数は？

2. 3プランのおおよその価格帯は？

3. お客様から実際に言われて嬉しかった言葉は？

800字弱です。これがあなたの引き出しの中身になります。

【要確認】が3か所残っていますよね。ここは、AIが勝手に埋めなかった証拠です。この3か所を、次に手が空いたときに自分で埋める。それで完成です。

出てきたシートは、そのまま使わないでください

30秒だけ、目で確認してください。見るのは3か所です。

• 数字（金額・件数・年数）が、自分の言った数字と合っているか
• 会社名・地名・サービス名が正確か
• 自分が絶対に言わない言い回しが混ざっていないか

ここだけ直せば完成です。完璧を目指さないでください。7割で出して、使いながら足していくほうが、はるかに早く形になります。

【手順3】その1枚を、AIの”引き出し”に置く｜置き場所は3つあります

さて、ここからが本題です。せっかく作ったシートを、どこに置くか。

やり方は3つあります。難しい順ではなく、今日できる順に並べます。

置き方	やること	向いている人
①メモに保存してコピペ	スマホのメモやGoogleドキュメントに保存し、使うときに冒頭へ貼る	今日から始めたい人。全員まずここから
②「プロジェクト」機能に入れる	ChatGPTなどにある、案件・用途ごとに会話をまとめておく機能にシートを登録する	週に数回以上AIを使う人
③設定欄に登録して常時反映	AIの設定にある「あなたについて」「カスタム指示」欄に要点を入れる	毎日AIを開く人

①は、拍子抜けするほど地味です。でも、これで十分に効きます。毎回7行考えるのと、保存済みの1枚を貼るのとでは、かかる時間が10分の1になります。

②が、いちばん実務向きです。多くのAIサービスには、会話をフォルダのようにまとめておける機能があります（サービスによって名前が違いますが、「プロジェクト」「スペース」などと呼ばれます）。そこに会社シートを1回入れておくと、そのフォルダの中で始めた会話には、毎回自動でシートが効きます。

「提案書」というフォルダを作って、シートを入れておく。次の案件が来たら、そのフォルダを開いて「B社向けに、内容はこう。たたき台をお願い」と打つだけ。前置きは要りません。

③は、全部の会話に効かせたい人向けです。ただし、ここには短い要点だけにしてください。長い文章を入れると、雑談のときまで会社の話に引っ張られます。

迷ったら、①をやってから②に進んでください。①だけでも、今日から前置きはゼロになります。

作ったのに使われない引き出しには、共通点があります

これまで何社も見てきて、引き出しが定着しない会社には、はっきり共通点がありました。

保存した場所を、自分でも覚えていないんです。

デスクトップのどこか、あるいはメールの下書き、あるいは紙に印刷してファイルの中。使うたびに探すことになって、探すくらいなら打ったほうが早い、となる。それで終わりです。

対策は2つだけです。

• スマホから3秒で開ける場所に置く（メモアプリのいちばん上に固定する、など）
• 名前を「会社シート」だけにする（日付やバージョン番号を付けない。増やさない）

ファイルを増やさないでください。1枚を上書きし続けてください。「最新版はどれか分からない」状態が、いちばん使われなくなります。

引き出しは、1つじゃなくていい｜用途別に3つ持つと、もっと速くなります

慣れてきたら、引き出しを分けてください。中身は同じ会社シートに、用途別の一言を足すだけです。

• 営業の引き出し（提案書・見積書・商談メール）…足すのは「よく聞かれる質問と答え」「断られたときの理由トップ3」
• 集客の引き出し（チラシ・ホームページ・SNS・ブログ）…足すのは「お客さんが実際に使う言葉」「過去に反応がよかった見出し」
• お客さん対応の引き出し（返信メール・電話後のお礼・クレーム対応）…足すのは「自社の言葉づかいのトーン」「約束できること・できないこと」

分ける理由は、混ざると精度が落ちるからです。集客の文章に見積もりの細かい条件は要らないし、クレーム対応の返信に強みの自慢は要りません。

3つ作っても、追加の作業は各5分です。土台の1枚はもうできているので。

いちばん変わるのは、提案書とスライドです

引き出しの効果がはっきり出るのは、資料まわりです。

引き出しがない状態で「提案書を作って」と頼むと、こういうものが出てきます。

弊社は、お客様一人ひとりのご要望に寄り添い、高品質なサービスをご提供いたします。

読んだことがありますよね。何も言っていない文章です。

引き出しに会社シートが入っていると、同じ一言でこう変わります。

築20年を超えた戸建てで、水回りだけを直すか、断熱まで含めて考えるかで、10年後の光熱費が変わります。今回は3つのプランでご提案します。

差は、あなたの説明能力ではありません。AIが、あなたの会社を知っているかどうかだけです。

同じ「提案書のたたき台を作って」でも、結果はここまで変わります。

項目	引き出しなし	引き出しあり
書き出し	弊社の理念とご挨拶から始まる	お客さんの困りごとから始まる
価格の見せ方	1つの金額だけ、もしくは空欄	梅・竹・松の3プラン
根拠	「豊富な経験」など抽象的	自社の数字・実績・お客さんの声
言葉づかい	どこの会社でも通る一般的な表現	自分が普段使っている言い回し
直す手間	8割書き直し	2割の調整で出せる
所要時間	結局2時間	15分前後

「8割書き直し」と「2割の調整」。ここが、AIを使えている人と、使ったつもりの人の差です。

スライドは「作って」ではなく、「構成だけ先に」

スライドがスカスカになるのも、原因は同じです。中身を渡さずに見た目から頼むからです。

順番はこうしてください。

1. 引き出しを開いて、「この会社の情報をもとに、A社向け提案スライドの構成だけを、1枚1メッセージで10枚ぶん出して」と頼む

2. 構成を自分で並べ替える（ここは人がやったほうが速い）

3. 決まった構成を、スライド作成ツールに流し込む

中身が先、見た目は後です。この順番を守るだけで、出来上がりが変わります。

作るときのルールも3つだけ覚えてください。1枚に言いたいことは1つ。色は3色まで。見出しは13文字前後。これで、資料は十分に見られる形になります。

入れてはいけない情報が、3つあります

便利だからといって、なんでも入れないでください。線引きは3つです。

• お客さんの個人情報（氏名・住所・電話番号・現場の詳細な所在地）は入れない
• 他社との契約に関わる数字（仕入原価そのもの、取引先ごとの掛け率）は入れない
• 人の評価や悪口（あの社員は使えない、あの取引先は最悪、など）は入れない

事例として使いたいときは、伏せて書けば十分に機能します。「A様邸」ではなく「関東の築25年の戸建て」。「◯◯工務店様」ではなく「同業の内装会社」。これでAIの出力の質はまったく落ちません。

判断に迷ったら、基準はひとつです。その1枚を印刷して、たまたま人に見られても困らないか。困るなら、入れないでください。

業種別｜最初に入れるべき「1項目」は、ここが違います

7項目を全部そろえるのが理想ですが、忙しいなら1項目から始めても効果は出ます。業種によって、効く順番が違います。

業種	最初に入れる項目	理由
工務店・リフォーム・内装	④料金の考え方（松竹梅）	価格の話が最初に来る業種。3プランの考え方が入るだけで提案の形が変わる
整体・美容・クリニック	②お客さんと、その困りごと	同じ症状でも通う理由が人によって違う。ここが曖昧だと文章が刺さらない
士業・コンサル・保険	③強み・他社との違い	資格名だけでは選ばれない。何を任せられる人かを言語化するのが先
飲食・物販・小売	⑤よく使う言葉・使わない言葉	店の空気感がそのまま売りになる。言葉づかいが崩れると別の店になる
Web制作・撮影・デザイン	⑥実績・数字・お客さんの声	実績が信用に直結する。ここを渡すと提案文の説得力が一気に上がる

共通しているのは、お客さんが選ぶときに迷う場所を、先に埋めておくということです。

3か月に1回だけ、引き出しを開けてください

作りっぱなしにすると、引き出しは古くなります。とはいえ、毎週見直す必要はまったくないです。

3か月に1回、5分。見るのは3つだけです。

• 料金が変わっていないか
• 新しい実績・お客さんの声が増えていないか
• 最近よく聞かれるようになった質問はないか

シートの一番上に「最終更新日」を書いておいてください。これがないと、いつのものか分からなくなって、結局使わなくなります。

引き出しは、あなた個人のものにしないでください

もし社員やパート、外注さんがいるなら、同じ1枚を共有してください。

すると、誰が文章を書いても、同じ質のたたき台が出てきます。

私は、リフォーム業で営業マンを一人も雇わずに年商4.8億円まで持っていきました。営業がうまい人を集めたからではないです。同じ説明が、誰の口からでも同じように出る状態を作ったからです。

Web知識ゼロの在宅パートの方が、マニュアルどおりに進めて集客用のサイトを作った例もあります。センスの話ではなく、渡された1枚があるかどうかの話です。

営業マンを増やす前に、仕組みを作ってください。

さらに一歩進めるなら、その中身をホームページに置いてください

引き出しの中の②お客さんの困りごと、③強み、④料金の考え方、⑥お客さんの声。

これ、そのままホームページに載る中身です。

AIとのやりとりで使うだけなら、それはあなたの手元だけで消えていく情報です。ホームページに載せた瞬間、寝ている間も同じ説明をしてくれるようになります。

SNSの投稿は流れて消えます。ホームページは残ります。ホームページは名刺ではなく、24時間働く営業マンです。1回作った材料を、1回で捨てないでください。

引き出し作りで、やってはいけない3つ

①完璧な1枚を目指さない

7項目のうち、埋まったのが4項目でも構いません。今日埋めた4項目のぶんだけ、明日の文章は良くなります。完璧を目指して手が止まっている状態が、いちばん損です。7割で出す。

②古い数字を、置きっぱなしにしない

料金や実績は変わります。3年前の価格が入ったままの引き出しは、便利どころか危険です。最終更新日を書く。3か月に1回開ける。この2つだけ守ってください。

③引き出しを作ったのに、確認せずに出さない

引き出しがあると、出てくる文章の精度が上がります。上がるから、つい信用してそのまま出したくなります。

でも、金額・社名・日付・数量の4つだけは、必ず自分の目で見てください。ここは今後も、人間の仕事です。

まとめ｜今日やるのは、スマホに7分だけ話すことです

最後に、要点をまとめます。

• AIの答えが一般論なのは、性能でもプロンプトでもなく、会社の情報の置き場所がないから
• 毎回同じ前置きを打つのは、年間40時間の手打ち作業になる
• 引き出しに入れるのは7項目。A4で1枚、800字以内
• 材料はスマホに話すだけ。7分で足りる
• 整えるのはAIの仕事。ただし【要確認】を必ず書かせる
• 置き場所は3つ。まずはメモに保存してコピペ、次にプロジェクト機能
• 用途別に3つ持つと、営業も集客も対応も速くなる
• 提案書とスライドがいちばん変わる。中身が先、見た目は後
• お客さんの個人情報・原価・人の評価は入れない
• 3か月に1回、5分だけ開ける。最終更新日を書く
• 社内で共有すれば、誰が書いても同じ質になる

今日やることは、ひとつだけです。

スマホのメモを開いて、マイクを押して、7つの項目を上から順に話す。それだけです。7分で終わります。

明日から、あの長い前置きは要らなくなります。

そして、ここまで読んで気づいた方もいると思いますが、この話のカギは全部同じところにあります。AIに、自分の情報を渡しているかどうか。渡していないから一般論しか返ってこない。渡してあるから、あなたの言葉で返ってくる。それだけです。