最近、「AIに頼めば、提案書でもチラシでも一瞬で出てくる」という話、よく見かけますよね。
実際に試した社長さんも多いと思います。ChatGPTに「うちのサービスの提案書を作って」と打ってみた。数秒で、それらしい文章が出てきた。
でも、読んでみると——どこかで見たような文章なんですよね。
「お客様に寄り添い、丁寧な対応を心がけております」
「高品質なサービスを、適正価格でご提供いたします」
間違ってはいません。でも、これ、隣町の同業者が同じ指示を出しても、ほとんど同じ文章が出てきます。
そこで調べてみると、どの記事にもこう書いてあります。「AIには、自社の情報をちゃんと渡しましょう」と。
……その「ちゃんと」が、いちばん難しいんですよ。
何を渡せばいいのか。どこまで書けばいいのか。白紙のチャット欄を前にして、結局「提案書を作って」の一行しか打てないまま終わる。手が止まるのは、AIの使い方が分からないからではなく、自分の会社の説明の仕方が分からないからです。
だからこの記事では、順番をひっくり返します。
あなたが説明するのをやめて、AIに質問してもらう。 これだけです。
やることは、たった1つ。
- 「作って」の前に、「まず私に5つ質問してください」と打つ
新しいツールも、長いプロンプトもいりません。今使っているAIのままで大丈夫です。パソコンが苦手なら、スマホの音声入力で答えるだけでも進みます。
AIの答えが「ありきたり」なのは、あなたの説明が下手だからではありません
まず、ここを最初にはっきりさせておきます。
AIは、知らないことを一般論で埋めます
AIは、あなたの会社に来たことがありません。現場も見ていない。お客さんの顔も、去年断られた案件の理由も知らない。
知らないまま「提案書を作って」と言われたら、AIにできることは1つだけです。世の中の平均的な文章で、空白を埋めることです。
だから「お客様に寄り添い」が出てくる。AIが手を抜いたわけではなく、材料がないから平均値を返しているだけなんです。
これ、AIが悪いわけではないです。
「情報を渡せ」と言われても、何を渡すかが分からない
ここからが本題です。
「じゃあ情報を渡そう」と思っても、たいていの社長さんはここで止まります。私もIT顧問先で何度も見てきました。
- 会社概要を貼ればいいのか
- 見積書を貼ればいいのか
- 自分の思いを書けばいいのか
- どのくらいの長さで書けばいいのか
考えているうちに10分たって、「まあいいか」と「提案書を作って」に戻る。これの繰り返しです。
材料がないのではありません。取り出し方が分からないだけです。
社長の頭の中には、すでに材料が入っています
考えてみてください。
お客さんの前では、あなたはちゃんと説明できているはずです。「うちは他とここが違いまして」「その工事だと、あとでこうなることが多いんですよ」——現場ではスラスラ出てくる。
でも、パソコンの前に座って「では書いてください」と言われた瞬間に出てこない。
これは記憶の問題ではなく、取り出し方の問題です。人は白紙には書けません。でも、質問されたら答えられます。
ここが今日のすべてです。
AIが一般論を返すとき、足りていないのはこの5つです
私がクライアント企業で実際に確認してきた限り、AIの答えが「ありきたり」になるとき、足りていない情報はだいたい決まっています。
| 足りていない情報 | 入っていないと、こうなる |
|---|---|
| 誰に出す資料か（相手の立場・決裁権） | 全方位向けの当たりさわりない文章になる |
| お客さんが今いくら払っているか | 値段の話が抽象的になり、金額の根拠が消える |
| 自社が断る仕事・やらない範囲 | 「何でもやります」に見えて、専門性が消える |
| 実際にあった失敗・トラブル | きれいごとだけになり、説得力が出ない |
| お客さんが使っている言葉 | 業界用語だらけになり、読んだ人がピンとこない |
これを最初から全部書ける社長さんは、正直、ほとんどいません。
でも、「お客さんは今いくら払っていますか？」と聞かれたら、答えられますよね。
だから、聞かせるんです。
順番を、ひっくり返します｜「作って」の前に「聞いて」
ここから、やり方です。
打ち込むのは、この1行だけです
AIのチャット欄に、こう打ちます。
これから、うちの会社の提案書を作ってもらいます。いきなり書き始めないでください。まず、いい提案書を作るために足りない情報を、私に5つ質問してください。質問は1回に5つまで、専門用語なしでお願いします。
これだけです。コピーして貼るだけでも構いません。
すると、AIは書き始めません。代わりに、あなたに質問してきます。
人は白紙には書けない。でも質問には答えられる
なぜこれが効くのか。理由はシンプルです。
白紙に向かって「自社の強みを書いてください」は、作文です。 苦手な人にとっては苦行です。
「今回の相手は誰ですか？」は、会話です。 これなら答えられます。
私は20歳の頃、パソコンスクールのインストラクターとして初心者の方に操作を教えていました。そのときから同じでした。「何が分からないですか？」と聞くと黙ってしまう方も、「今、画面のどこを見ていますか？」と聞けば答えられる。
質問の粒が小さくなるほど、人は動けるようになります。 AIに対しても、これを使うだけです。
これは、腕のいい営業マンの商談と同じ構造です
もう1つ、大事な見方があります。
腕のいい営業マンは、いきなり提案書を広げません。先に聞きます。「今、何にいちばん困っていますか」「予算はどのくらいで考えていますか」。
聞いてから出すから、その人に刺さる提案になる。 逆に、聞かずに出した提案書は、どれだけきれいでも「うちの話じゃないな」で終わります。
AIに「作って」と打つのは、まだ何も聞いていない営業マンに、いきなり提案書を書かせているのと同じことなんです。
だったら、先に聞かせればいい。順番を戻すだけです。
実際のやりとりを、そのまま見てください
言葉だけだと分かりにくいので、実際に返ってくる質問の例を出します。
AIは、だいたいこんなことを聞いてきます
リフォーム会社が、戸建てのお客さん向けの提案書を作るとします。先ほどの1行を打つと、こういう質問が返ってきます。
- 今回の提案先はどんなお客様ですか（年齢層・家族構成・住まいの築年数など）
- お客様が今いちばん困っていることは何ですか
- ご予算の目安と、工期の目安を教えてください
- 御社がこの工事で他社と違う点を、1つだけ挙げるとしたら何ですか
- 過去に似た工事で「やっておいてよかった」と言われたことはありますか
どうでしょうか。これなら、全部答えられますよね。
しかも、答えた瞬間に「あ、この話を入れればよかったのか」と、自分でも気づきます。ここが大きいんです。
答えるときのコツは、3つだけです
答え方で迷う方が多いので、先に書いておきます。
1つ目。文章にしなくていいです。
「築25年・夫婦2人・子ども独立済み」——これで十分です。単語の羅列で構いません。AIが勝手に文章にします。
2つ目。分からないものは「分かりません」と答えてください。
5問全部に完璧に答える必要はありません。「予算はまだ聞けていません」と書けば、AIはその前提で書きます。ここで見栄を張って適当な数字を入れると、資料に嘘が入ります。
3つ目。キーボードが苦手なら、スマホの音声入力で話してください。
職人さんや社長さんが、わざわざキーボードを叩く必要はないです。移動中の車の中で、質問を読み上げてもらって、口で答える。それで十分に材料になります。
私がお伝えしている「泥臭いAI活用」は、いつもこれです。現場の言葉を、そのまま話して投げる。 きれいな文章にするのはAIの仕事です。
5問答えたあとに、こう打ちます
質問に答え終わったら、最後にこう打ちます。
ありがとうございます。この内容で提案書を作ってください。ただし、私が答えていないことは勝手に補わず、【要確認】と書いてください。
この一文があるかないかで、仕上がりの安全性がまったく変わります。
AIは、空白があると埋めたがります。保証年数、金額、納期。ここを勝手に埋められると、そのままお客さんに出したときに信用が飛びます。 「勝手に補わないでください」は、毎回入れてください。
答えるだけで、「中身」が埋まります
実際にやってみると、出てくる資料が別物になります。
丸投げと、逆質問の違い
| 項目 | 「作って」と丸投げした場合 | 先に5つ質問させた場合 |
|---|---|---|
| 冒頭の文章 | 「お客様に寄り添い…」 | 「築25年、ご夫婦2人の暮らしに合わせて…」 |
| 金額の扱い | 相場をAIが勝手に書く | 答えた予算内で、範囲を分けて提示 |
| 自社の強み | 「高品質・適正価格」 | 「同じ工事で、あとから床鳴りが出る例が多いので先に確認します」 |
| 読んだお客さんの反応 | 「よくある会社だな」 | 「うちのことを分かってくれている」 |
| 作業時間 | 作ってから全部書き直しで40分 | 答えて10分、手直し5分 |
差が出るのは文章力ではありません。入っている材料の差です。
時間は、減ります
「質問に答える手間が増えるのでは」と思われるかもしれません。逆です。
丸投げで出てきた一般論の資料は、結局ぜんぶ自分で書き直すことになります。書き直すくらいなら、最初から自分で書いたほうが早かった、という話です。
先に5問答えるのは、だいたい5分から10分。 そのあと出てくる資料は、手直しが数か所で済みます。
「1回目が面倒」は、1回だけです
ここも大事なところです。
この5問に答えた内容は、次から使い回せます。 詳しくは後半で書きますが、答えをメモ帳に貼っておくだけで、2回目からは「これが前提です」と貼るだけになります。
1回目が10分。2回目からは3分。回を重ねるほどラクになる仕組みです。
使えるのは、提案書だけではありません
この「先に質問させる」という型は、資料の種類を選びません。最初の1行を少し変えるだけです。
用途別・最初に打つ1行
| 作りたいもの | 最初に打つ1行 |
|---|---|
| 提案書・見積書の説明文 | 「提案書を作る前に、足りない情報を5つ質問してください」 |
| チラシ・DM | 「このチラシを見る人を具体的にするために、私に5つ質問してください」 |
| ホームページの原稿 | 「このページを読む人の悩みを特定するために、5つ質問してください」 |
| 求人原稿 | 「応募を集めるために、働く環境について私に5つ質問してください」 |
| お客様への説明メール | 「相手が納得する返信を書くために、状況を5つ質問してください」 |
同じ型です。「◯◯を作る前に、私に5つ質問してください」。これだけ覚えて帰ってもらえれば十分です。
求人原稿で使うと、効きます
1つだけ、具体例を足しておきます。
求人を出しても応募が来ない会社の原稿は、だいたい「アットホームな職場です」「未経験歓迎」で埋まっています。どこの会社も同じことを書いているので、読み飛ばされます。
ここで先に質問させると、AIはこう聞いてきます。
- 1日の仕事の流れを、朝から順に教えてください
- 未経験で入った人が、いちばん最初につまずくのは何ですか
- 残業は月にどのくらいで、繁忙期はいつですか
- 前に辞めた人は、どんな理由で辞めましたか
- 今いるスタッフが「この会社のここはいい」と言うのは何ですか
この5つに答えた求人原稿が、ありきたりになるはずがないんです。
ホームページの原稿にも、そのまま使えます
ホームページも同じです。
「サービス紹介ページを作って」と丸投げすると、他社サイトのコピーみたいな文章が出てきます。でも、先に「このページを読む人はどんな状況ですか」と聞かせると、あなたしか知らない現場の話が出てきます。
私はいつも、ホームページは名刺ではなく、24時間働く営業マンだとお伝えしています。営業マンに何も教えずに現場へ出したら、当然、一般論しか話せません。それと同じことです。
▼「AIに何をどう渡せば、“うちの言葉”で書いてくれるのか」。その順番は、無料の7大特典（AI超入門／話すだけ音声入力／専属ゴーストライター／コピペで使えるプロンプト15選／AI画像生成ガイド／Canva画像編集法／録音→AI議事録）にまとめています。パソコンが苦手でも、ステップ順に進められます
うまくいかないときは、この4つを疑ってください
実際にやってもらうと、いくつか引っかかるところが出てきます。先に書いておきます。
質問が的外れなとき｜最初に1行だけ足す
いきなり業界と関係ない質問をされることがあります。その場合は、最初の指示に1行だけ足してください。
私は福岡でリフォーム会社をやっています。今回の相手は、個人のお客様です。
業種と相手。この2つだけで、質問の精度が一気に上がります。長い会社概要はいりません。
質問が多すぎるとき｜数を先に決める
「10個以上聞かれて、答える前に疲れた」。これもよくあります。
対策は簡単で、最初から「5つまで」と数を決めておくことです。多い質問は、答えが埋まりません。これは社内の書類でも同じで、項目が多い用紙ほど空欄だらけになります。
5つでも多ければ、「3つだけ質問してください」で構いません。
答えるのがしんどいとき｜1問ずつにする
まとめて5つ出されると身構えてしまう、という方もいます。その場合は、こう打ってください。
質問は1つずつ出してください。私が答えたら、次の質問に進んでください。
会話形式になるので、ぐっとラクになります。パソコンが苦手な方には、こちらのほうが向いていることが多いです。
知らないことまで聞かれたとき｜AIに決めさせない
「保証年数を教えてください」と聞かれて、パッと出てこない。あるいは、まだ社内で決まっていない。
このとき、絶対にAIに決めさせないでください。
金額、納期、保証、資格の有無。この4つは、AIが最もらしく埋めてしまいがちで、しかも間違うと信用が一瞬で飛ぶところです。
「未定です。【要確認】と書いておいてください」と答える。これが正解です。たたき台はAI、最終判断は人間。 ここは崩さないでください。
この型は、お客さんへのヒアリングにも使えます
もう一段、話を進めます。
「何を聞けばいいか」も、AIに出させる
この「先に質問させる」という考え方、お客さんとの打ち合わせにもそのまま使えます。
打ち合わせの前に、こう打ちます。
明日、戸建ての水回りリフォームの初回相談があります。見積もりを出すために、私がお客様に確認しておくべきことを10個、リストにしてください。
出てきたリストをスマホに入れて持っていくだけで、聞き漏らしが減ります。あとから「あれを聞き忘れた」と電話する回数が減る。地味ですが、これだけで手戻りがかなり減ります。
聞ける人が「先生」です
私はいつも、業者になるな、先生になれとお伝えしています。
言われた通りに見積もりを出すのが業者。次に何が起きるかを先に言えるのが先生です。
そして先生は、必ず先に聞きます。聞かずに提案してくる相手を、人は専門家だと思いません。
先に言えば条件、あとから言えば言い訳。 聞いておくべきことを聞いて、条件を先に出せる会社は、相見積もりの土俵から一歩降りられます。
中身が見えない仕事は、値段でしか比べられません
もう1つだけ。
お客さんが値段でしか比べてこないとき、原因はたいてい「中身が見えていないこと」です。
先に質問して、その答えを提案書に書く。それだけで、資料の中身が「その人の話」になります。他社と比べるものがなくなるので、自社の中で松・竹・梅のどれにするか、という話に変わっていきます。
これが、私が言っている松竹梅見積もりの入口です。
答えた内容は、絶対に捨てないでください
ここが、いちばん見落とされるところです。
「うちの答え集」を、1つのファイルに貯める
AIの質問に答えた内容——あれは、あなたの会社の一次情報そのものです。
チャットを閉じたら消えます。もったいないです。
やることは単純で、答えた内容をコピーして、メモ帳でもWordでも何でもいいので1つのファイルに貯めていくだけ。ファイル名は「うちの情報.txt」で構いません。
2回目からは、その中身を貼って「これが前提です」と書くだけ。質問に答える工程すら、省けるようになります。
フローで消える情報と、ストックで残る情報
私がいつもお伝えしている考え方に、フローとストックがあります。
- フロー：その場で流れて消えるもの（SNSの投稿、チャットのやりとり、電話での説明）
- ストック：貯まって働き続けるもの（ホームページのページ、社内の資料、会社の情報ファイル）
チラシは配った日だけ働きます。ページは24時間働きます。
AIとのやりとりも同じです。毎回チャットに話して、毎回消す。これを1年続けても、会社には何も残りません。逆に、答えた内容を1つのファイルに残していけば、それは会社の資産になります。
貯まった答えは、そのままホームページの原稿になります
さらに言うと、この「答え集」は、そのままホームページのページになります。
- 「お客様が困っていること」への答え → よくあるご相談ページ
- 「他社と違う点」への答え → サービス紹介ページ
- 「過去にあった失敗」への答え → 施工事例ページの注意点
- 「うちが断る仕事」への答え → 料金ページの対象範囲
売れるホームページに必要なページは、そんなに多くありません。トップ、施工事例、会社概要、料金、お客様の声、スタッフ紹介。この6つで足ります。
その6ページを埋める材料が、AIの質問に答えるだけで貯まっていくわけです。
私自身、リフォーム業と印刷・広告制作業を、営業マンを雇わずにWeb集客だけで回してきました。年商4.8億円、経常利益10%以上、年間1000件規模の問い合わせ。特別なことはしていません。自分の頭の中にあったものを、外に出して、置いておいただけです。
これは、業務棚卸しそのものです
最後に、少しだけ大きな話をします。
社長の頭の中を、質問で取り出す作業
ここまで読んでいただいて、気づかれたかもしれません。
AIに質問させて答えていく作業は、業務棚卸しと同じことをやっています。
自分の会社が何を売っていて、誰に売っていて、他とどこが違って、何を断っているのか。普段は考えずに動いているこれを、質問という形で1つずつ外に出していく。
だから、やってみると「資料が早くできた」以上のことが起きます。自分の会社の説明が、うまくなります。
商談でも、求人面接でも、銀行の担当者相手でも、言葉が出てくるようになる。これは副産物ではなく、むしろこちらが本体かもしれません。
一人でやると、止まります
ただ、正直なところも書いておきます。
業務棚卸しは、一人でやると止まります。これは私が支援してきた中で、何度も見てきました。
理由は2つです。1つは、日々の仕事が忙しくて後回しになること。もう1つは、自分のことは自分でいちばん見えないことです。「うちには強みなんてないですよ」と言う社長さんほど、話を聞けば山ほど出てきます。
AIに質問させるやり方は、この「一人だと止まる」を、かなりの部分まで埋めてくれます。少なくとも、白紙の前で止まることはなくなります。
動画教材で止まってきた方へ
AIの教材を買って、動画を見て、「なるほど」と思ったのに、自分の仕事に置き換えられないまま止まっている。そういう方は本当に多いです。
これは、やる気の問題ではありません。順番を知らなかっただけです。
今日の記事でお伝えしたことは、たった1行です。「作って」の前に「まず私に5つ質問してください」と打つ。それだけで、AIの答えが変わります。
▼「AIに丸投げしても一般論しか返ってこない」から抜け出す最初の一歩を、無料の7大特典にまとめています。パソコンが苦手でも、ステップ順に進められる内容です
まとめ｜今日やるのは、1行打つことだけです
長くなったので、最後に整理します。
- AIの答えがありきたりなのは、あなたの説明が下手だからではなく、材料が渡っていないだけ
- 白紙には書けないが、質問には答えられる。だからAIに質問させる
- 打つのは1行。「◯◯を作る前に、私に5つ質問してください」
- 答えは単語でいい。分からないものは「分かりません」でいい。スマホの音声入力でもいい
- 最後に「答えていないことは勝手に補わず【要確認】と書いて」を必ず足す
- 金額・納期・保証・資格は、AIに決めさせない
- 答えた内容は1つのファイルに貯める。2回目からは貼るだけで終わる
今日、パソコンかスマホを開いて、1行だけ打ってみてください。
「うちの会社のチラシを作る前に、私に5つ質問してください。」
それだけで、返ってくるものが変わります。そして、その5つに答えたメモが、あなたの会社の最初の資産になります。