AIで資料が作れるようになった、という話は、もうさすがに聞き飽きたと思います。

実際、早くなりました。以前は半日かかっていた提案書が、1時間もかからずに形になる。スライドも、見積書の説明文も、完了報告も、AIに頼めばたたき台が出てきます。

でも、ちょっと思い出してみてください。

その資料、誰が作っていますか。

たぶん、社長本人ですよね。夜の9時、10時、11時。日中は現場と電話と打ち合わせで潰れて、事務所に戻ってからパソコンを開いて、AIに指示を出している。

作業時間は半分になった。なのに、社長の手は1ミリも空いていない。

これ、AIが悪いわけではないです。使い方が下手なわけでもないです。

減らしたのが「作る時間」だけで、「作る人」を増やしていないからです。

今日お伝えするのは、社長がもっと速く作る方法ではありません。AIへの指示文と前提メモを「A4・1枚の作り方シート」にまとめて、社内の誰かに渡す方法です。パソコンが得意ではない事務スタッフでも、そのシート1枚で「うちの資料」が作れるようになります。社長がやるのは、最後の15分の確認だけ。

準備は、社長がスマホに向かって7行しゃべるところから始まります。世界一かんたんな順番で説明します。

AIを入れたのに、社長の手が空かない理由

まず、状況を正確に切り分けます。ここを間違えると、今日の話はただの精神論になってしまうので。

早くなったのは「時間」であって、「担当」ではない

AIが短くしてくれたのは、作業時間です。

・ゼロから文章を考える時間

・体裁を整える時間

・言い回しを直す時間

ここは確かに減りました。半日が1時間になった、という実感は正しいです。

ただ、その1時間をやっているのは、相変わらず社長なんですよ。

社長の1時間は、会社の中でいちばん高い1時間です。その1時間で本来やるべきなのは、値段を決めることと、行くか行かないかを決めることと、人と会うことです。文字を打つことではありません。

「自分でやった方が早い」。この一言が出ている限り、来年も社長は夜に資料を作っています。

社長の頭の中にしか「前提」がないから、渡せない

じゃあなぜ、スタッフに「AIで作っておいて」と言っても、使えないものが返ってくるのか。

やる気の問題ではないです。能力の問題でもないです。

理由はひとつだけで、AIに渡す「うちの情報」が、社長の頭の中にしかないからです。

AIは、あなたの商売も、お客さんも、いつも聞かれる質問も、うちが絶対に使わない言葉も、何ひとつ知りません。だから前提を渡さずに頼むと、どこかで見たような一般論が返ってきます。

社長がAIを使うと、まだマシな結果になります。なぜなら社長は、返ってきた一般論を見て「いや、うちはそうじゃない」と頭の中で補正しながら追加指示を出せるからです。

スタッフには、その補正材料がありません。だから、それっぽいけど使えない資料が出てきて、結局社長が全部書き直すことになる。

渡していないものは、出てきません。 当たり前の話です。

「AIに会社組織を作らせる」話より、先にやることがあります

最近、AIに社長・部長・課長・実行部隊という役をやらせて、会社組織ごと動かす、という話題が増えてきました。エンジニア向けのツールを使って、寝ている間に記事が書かれて投稿まで終わっている、という話です。

面白い話です。正直、私も仕組みとしてはよくできていると思います。

ただ、従業員が3人、5人、10人の会社の社長が、今日やるべきことはそこではありません。正直、全部追いかけなくていいです。

ただし、あの話でひとつだけ持って帰るべきところがあります。それは「役割と前提を書いた紙を1枚渡すと、その通りに動き出す」という構造です。

これ、相手がAIでも人でも同じなんですよ。

うちの会社で今日から効くのは、紙1枚です。

渡すのは「AIの使い方」ではなく、「作り方シート1枚」です

ここでよくある失敗を先に潰しておきます。

スタッフにAIを使ってもらおうとすると、多くの社長はまず「AIの使い方」を教えようとします。ChatGPTってのがあって、ここに入力して、こういう聞き方をすると……という説明です。

これ、マジでやめた方がいいですよ。9割途中で止まります。

覚えることが多すぎるし、覚えたところで「で、うちの提案書はどう作るんですか」に答えていないからです。

渡すのは、道具の説明書ではありません。この会社の、この資料の、作り方だけを書いた1枚です。

項目	何を書くか
① この資料は何のため	誰に渡して、何を決めてもらう紙なのか（1行）
② 前提メモ7行	社長が音声で吹き込んだ、うちの情報（後述）
③ AIに貼る指示文	毎回まったく同じ文章。条件つきで固定する
④ 出来上がりの見本	過去にうまくいった資料を1本、そのまま添付
⑤ 社長に聞くこと	金額・日程・約束。ここだけは必ず確認させる

これだけです。A4で1枚。書くのに15分もかかりません。

立派なマニュアルを作ろうとしないでください

「手順書を作れ」と言うと、みんな急にきれいなものを作ろうとします。表紙を付けて、目次を付けて、スクリーンショットを貼って。

いりません。というより、作っている途中で終わります。

1枚に収まらない手順書は、誰も読みません。 印刷して机に置いておけるサイズが正解です。共有フォルダの奥に眠っているPDFより、机に貼ってある紙1枚の方が10倍使われます。

一人社長は「来週の自分」に渡すつもりで作る

ここまで読んで「うちは自分ひとりだから関係ない」と思った方。関係あります。

一人でやっている会社こそ、この1枚の効果が大きいです。渡す相手が「来週の自分」だからです。

社長が資料作りに毎回時間がかかるのは、毎回ゼロから思い出しているからです。前回どんな指示を出したか、どういう順番で作ったか、何を直したか。全部忘れているので、毎回初回と同じ速度になります。

シートが1枚あると、2回目からは前提メモをそのまま使い回せます。1時間かかっていたものが、20分になります。

奥さんや、スポットで手伝ってくれている外注さんに頼むときも、この1枚を送るだけで済むようになります。

【手順1】前提メモ7行を、社長が音声で吹き込む（10分）

ここが今日いちばん大事なところです。ここだけは社長本人がやってください。ここが9割です。

といっても、キーボードを叩く必要はありません。スマホのメモアプリを開いて、マイクのボタンを押して、しゃべるだけです。職人さんでも、パソコンが苦手な社長でも、これならできます。

聞かれたと思って、7つ答えてください。

• うちは何屋で、いちばん取りたい仕事は何か
• 誰に出す資料か（社長／担当者／ご家族）
• その資料で、相手に何を決めてほしいのか
• お客さんによく聞かれる質問を3つ
• 他社ではなくうちを選ぶ理由を3つ
• うちが絶対に使わない言葉（「業界No.1」「絶対」など）
• 金額の見せ方（うちは梅・竹・松の3案で出す、など）

しゃべったら、そのままAIに貼って、こう頼みます。

今からしゃべった内容を、箇条書き7行以内に整理してください。言い方は変えてもいいですが、私が言っていない情報は足さないでください。分からないところは【要確認】と書いてください。

これで「前提メモ」が完成します。10分です。

社長が話す以外に、方法はありません

「それ、スタッフに書かせたらダメなんですか」と聞かれます。ダメです。

うちを選ぶ理由も、使わない言葉も、金額の考え方も、社長の頭の中にしかないからです。ここをスタッフに書かせると、一般論をもう一度作ることになります。

逆に言えば、この10分さえ社長が出せば、あとは全部渡せます。

年に何十時間も資料作りに使っている社長が、10分を出せないということはないはずです。

出てきたメモは、必ず声に出して読んでください

AIが整理したメモを、そのまま使ってはいけません。

声に出して読んで、「いや、うちはこんな言い方しない」という部分を直してください。1か所か2か所、必ずあります。そこを直した瞬間に、この7行は「どこかで見た文章」から「うちの言葉」に変わります。

たたき台はAI、最終判断は人間。 これは資料でも、この前提メモでも同じです。

【手順2】AIに貼る指示文を「毎回同じ形」に固定する（15分）

前提メモができたら、次は指示文です。

ここでほとんどの会社がつまずきます。社長は感覚で指示を出しているので、毎回言い方が違う。だからスタッフに渡すと結果がバラバラになります。

なので、指示文は毎回1文字も変えない形に固定します。 シートに貼っておいて、コピーして使うだけ。

【前提メモ】をこの下に貼ります。この会社の資料を作ってください。

条件は次の7つです。

1. 前提メモに書かれている事実だけを使い、書いていないことは足さないでください。

2. 金額・日付・工期・人数は、私が入力した数字だけを使ってください。分からないところは【要確認】と書いて空欄にしてください。

3. 各ページの見出しは、内容のラベルではなく結論の一文にしてください。

4. 料金は、梅・竹・松の3案が横に並ぶ形にしてください。

5. 「業界No.1」「絶対」「必ず」など、言い切りすぎる言葉は使わないでください。

6. 文字はすべて編集できる状態で出してください。1枚の画像にしないでください。

7. 最後に、私が判断すべき箇所を一覧で出してください。

そして、その下に前提メモを貼り、最後に「今回の案件メモ」（お客さんの名前・現場・要望）を足す。この3段構えです。

固定の部分は毎回同じ。変わるのは案件メモだけ。だから、スタッフが考えるのは案件メモの5行だけになります。

「見本」を1本付けると、精度が跳ね上がります

指示文だけでは、まだ足りません。過去にうまくいった資料を1本、そのまま添付してください。

「これと同じ形で作ってください」と言えるかどうかで、出てくるものの質が変わります。人に教えるときも同じですよね。口で10分説明するより、いい見本を1枚見せた方が早い。

見本は、実際に受注できた案件のものを選んでください。きれいに作られたものではなく、決まった資料です。

「社長に聞くこと」を先に決めておく

スタッフがいちばん手を止めるのは、分からない時ではありません。聞いていいのか分からない時です。

なので、シートに書いておきます。

• 必ず聞くこと：金額、工期、日程、保証の範囲、値引きの可否
• 聞かなくていいこと：言い回し、見出しの表現、順番、色や見た目

こう書いておくと、スタッフは迷わず進みます。そして社長への質問は、LINEで3行に収まります。

「聞かなくていいこと」を明記するのが、地味に効きます。ここを書いておかないと、スタッフは全部確認しに来て、結局社長の時間が消えます。

【手順3】社長が見るのは、最後の15分・4か所だけ

出来上がった資料が上がってきたら、社長の出番です。ただし、全部読まないでください。

見るのは4か所だけです。

見る場所	何を確認するか
金額・日付・数量	AIが作った数字が混ざっていないか。【要確認】が残っていないか
会社名・宛名・固有名詞	前のお客さんの名前が残っていないか
約束の言葉	「必ず」「保証します」など、守れない約束をしていないか
言い切りの強さ	盛りすぎていないか。うちが使わない言葉が入っていないか

この4か所だけなら、10枚の資料でも15分で終わります。

数字の話だけ補足します。数字は、絶対にAIに決めさせないでください。 AIは文章を整えるのは得意ですが、あなたの現場の見積もりは知りません。空欄のまま【要確認】で上がってくる形にしておいて、社長が入れる。ここは仕組みで防いでください。

全部直してはいけません。直すのは2か所まで

ここ、かなり大事です。

上がってきた資料を見ると、社長は必ず気になります。「この言い方じゃない」「この順番が逆」。それで赤ペンを入れ始めて、気づけば全部書き直している。

そうなると、次からスタッフは持ってこなくなります。どうせ社長が書き直すなら、最初から社長がやればいいという話になるからです。

直すのは、さっきの4か所に関わる部分だけ。あとは、多少表現が自分の好みと違っても、そのまま出してください。

うちの言い方に寄っていくのは3回目からです。1回目で完璧を求めると、仕組みは育つ前に死にます。

直した理由を、1行だけシートに書き足す

直したら、その理由を1行だけシートの余白に書いてください。

• 「工期は幅で書く（2週間→2〜3週間）」
• 「保証は年数を書かずに『内容による』とする」

これだけです。この1行が溜まっていくと、3か月後にはシートが「うちの資料の作り方」そのものになります。次に入った人にも、そのまま渡せます。

社長の頭の中にあった判断基準が、紙の上に出てくる。これが資産化です。

誰に渡すか｜社員がいなくても、渡す先は4つあります

「うちにはパソコンができる人がいない」。よく言われます。

ここ、誤解されています。必要なのはパソコンのスキルではなく、シートの通りに進める真面目さです。

渡す相手	向いている資料
事務・パートスタッフ	提案書のたたき台、料金説明、完了報告、お礼状
若手・現場スタッフ	現場写真を使った施工事例、完了報告、作業手順
家族・外注さん	ホームページ原稿、チラシ文、SNS投稿
来週の自分（一人社長）	全部。ただし1種類ずつ

実際、私が関わった会社では、Web知識ゼロの在宅パートの主婦の方が、マニュアルに沿って月100円レベルのコストでサイトを作り、集客まで成功させています。

センスではなく、手順です。 これは何度でも言います。

渡してはいけない仕事も、はっきりさせておく

全部渡せる、とは言いません。渡してはいけないものもあります。

• 値段を決めること
• 断るかどうかを決めること
• お客さんに約束をすること

この3つは社長の仕事です。ここを渡すと事故ります。

逆に言えば、この3つ以外は、ほとんど渡せます。 資料を「作る」のは、この3つに入りません。

やってはいけない、4つの渡し方

ここまでの手順を、台無しにするパターンが4つあります。

① 「AIで作っといて」と口で言うだけ

いちばん多い失敗です。シートがないまま口で頼むと、スタッフは自己流の聞き方でAIに投げます。出てくるのは一般論です。

紙がないものは、仕事になっていません。

② アカウントを共有してしまう

社長のAIアカウントをそのまま使わせるのは、やめてください。過去のやり取りが全部見えてしまいます。

それから、お客さんの個人情報、他社との契約内容、社外秘の資料は、AIに入れないでください。 シートの1行目にそう書いておくと事故が減ります。「別の担当者に見せられない情報は入れない」。この基準で十分です。

③ 全種類の資料を一度に渡す

提案書も見積書も完了報告もチラシも、と一度に渡すと必ず止まります。

まずは1種類だけ。 いちばん数が多い資料から渡してください。月に10回作っているものが1つラクになる方が、月に1回のものが5つラクになるより効きます。

④ 出来上がりを、社長が毎回上書きする

3回目までは我慢してください。さっき書いた通りです。

社長が上書きし続ける限り、その仕事は永遠に社長のものです。

どの資料から渡すか｜数が多いものから、順番に

「で、うちは何から渡せばいいんですか」。ここが最後の判断です。

やり方は単純で、先月1か月間に作った資料を、全部紙に書き出してください。 提案書、見積書、完了報告、請求書の送り状、お礼状、チラシ、SNS投稿、ホームページ原稿。何でも構いません。

書き出したら、横に「何回作ったか」を書く。そして、回数が多い順に並べる。

いちばん上にあるものが、今日渡すべき資料です。

これ、AI以前の話です。業務棚卸しと呼ばれている作業ですが、難しく考えなくていいです。紙とペンで15分あれば終わります。ちなみに、これを一人でやろうとして止まる社長がすごく多いので、書き出すところまでを今日やってしまうのがコツです。

業種別｜最初の1枚は、だいたいこれです

とはいえ、書き出すのが面倒という方のために、よくあるパターンを置いておきます。

業種	最初に渡すべき資料	月の回数の目安
リフォーム・工務店	現調後の提案書（松竹梅の料金ページ込み）	10〜20回
整体・美容・クリニック	初回カウンセリング後の説明シート	20回以上
士業・コンサル	顧問契約のご案内・業務範囲の1枚	5〜10回
印刷・看板・広告	見積書に添える内訳の説明文	15〜30回
設備・電気・内装	工事完了報告（写真3枚＋ひと言）	20回以上

※回数は目安です。うちの実際の回数を数えてから決めてください。

見ていただくと分かりますが、どれも「社長でなくても作れる資料」です。値段を決めるところと、お客さんに約束するところは社長が握ったまま、紙を作る作業だけ渡せます。

1種類が回り出すと、次は勝手に増えます

1つ目のシートを作るのは、正直ちょっと面倒です。前提メモを吹き込んで、指示文を固定して、見本を選んで。30分くらいかかります。

ただ、2枚目からは前提メモを使い回せるので、10分で作れます。指示文の条件7つも、ほぼそのままです。

そして、スタッフ側が「あ、これでいいんだ」と分かると、向こうから「この資料もシート作りましょうか」と言い出します。そうなったら勝ちです。

人を増やす前に、仕組みを作る。 順番はこれです。

「うちのスタッフには無理」と言う前に、1回だけ試してください

多くの社長が、渡す前に諦めます。「うちの事務員さんはパソコンが苦手だから」と。

私は20歳の頃からパソコンスクールで初心者に教えてきましたが、断言します。苦手な人が止まるのは、操作ではなく判断です。 どのボタンを押すかではなく、「これで合っているのか」が分からないから手が止まる。

だから、シートに「社長に聞くこと」と「聞かなくていいこと」を書いておくだけで、ほとんどの人は進めます。操作は、貼る・コピーする・送る。それだけです。

1回だけ、いちばん簡単な資料で試してみてください。ダメだったらやめればいいだけの話です。

この1枚は、ホームページにもそのまま効きます

最後に、もう1段だけ先の話をします。

手順1で作った前提メモ7行。あれ、実は資料だけのものではありません。

• うちは何屋で、いちばん取りたい仕事は何か
• お客さんによく聞かれる質問3つ
• 他社ではなくうちを選ぶ理由3つ
• 金額の見せ方

これ、そのままホームページのサービスページと料金ページとよくある質問の中身です。

資料は出したら終わりのフロー、ホームページは置いておけば働き続けるストックです。ホームページは名刺ではなく、24時間働く営業マンです。 同じ材料で作れるなら、両方に使わないと損です。

私自身、リフォーム業で営業マンを一人も雇わずに年商4.8億円まで持っていきましたが、やったことは特別なことではありません。社長の頭の中にあった説明を、紙とWebに出し続けただけです。年間の反響が12件しかなかった建築・内装の会社が、毎月案件が入る状態になったのも同じやり方です。

社長の頭の中にある限り、それは会社の資産ではありません。紙に出して、人に渡せる形にした瞬間に、資産になります。

まとめ｜今日は、先月いちばん多く作った資料を1つだけ決めてください

長くなったので、まとめます。

• AIで速くなったのは作る時間だけ。作る人を変えないと社長の手は空かない
• 渡すのはAIの使い方ではなく、A4・1枚の「作り方シート」
• シートの中身は5つ（目的／前提メモ7行／指示文／見本／社長に聞くこと）
• 前提メモ7行は、社長がスマホに10分しゃべって作る。ここが9割
• 指示文は毎回同じ形に固定し、変えるのは案件メモの5行だけ
• 社長が見るのは最後の15分・4か所（数字／宛名／約束／言い切り）
• 直すのは2か所まで。全部書き直すと、その仕事は永遠に社長のものになる
• 数字はAIに決めさせない。個人情報と社外秘は入れない
• まずは1種類。先月いちばん数が多かった資料から渡す

今日やることは1つだけです。先月作った資料を紙に書き出して、回数がいちばん多いものに丸を付けてください。

それが、あなたが来月から作らなくていい資料です。

やるかやらないか、それだけの話です。