同じ町に、空調設備の会社が2社あります。

どちらも、月3万円の点検契約を10件ずつ持っていました。

1年後、A社は3件を解約されました。B社は1件も解約されていません。B社には、2件の「点検の範囲を広げたい」という相談まで来ました。

A社は、毎月12ページの報告書を送っていました。点検表の写真。作業の一覧。部品の型番。手間をかけた報告書です。

B社の報告書は、毎月1枚だけでした。

B社の1枚の一番上には、A社の12ページのどこにも書いていない1行がありました。

読まれないまま解約される月次報告書と、来年も頼みたくなる月次報告書。差をつけたのは、作業の量でも値段でもありませんでした。

ビルや施設の設備点検。清掃。ホームページやパソコンの保守。庭木の管理。顧問の仕事。毎月お金をいただいて「何も起きない状態」を守る商売なら、毎月どこかで起きている話です。

今日は、読まれないまま解約される月次報告書を、20分で“来年も頼みたくなる月次報告書”にする話です。使うのは、今月の作業メモとAIと20分だけです。

なぜ丁寧に作った月次報告書ほど、お客さんに読まれないのか？

月末の夜9時。A社の社長は、事務所で報告書を作っています。

今月の点検は10件。点検表の写真をパソコンに取り込み、1件ずつ報告書に貼ります。「フィルター清掃　実施」「冷媒圧力　正常」「ドレン配管　異常なし」。1件に30分。10件で5時間です。

送り先は、お客さんの総務の担当者です。

担当者はメールを開き、PDFを1ページ目だけ見ます。「異常なし」の文字を確かめて、フォルダにしまいます。かかった時間は、およそ3秒です。

A社長の口ぐせは2つあります。

「今月も、特に異常はありませんでした」

「何かあれば、いつでもご連絡ください」

どちらも正直な言葉です。点検がうまくいっている証拠でもあります。

11か月後。契約更新の1か月前に、担当者から電話が来ます。

「来年度から、経費の見直しで点検の回数を減らすことになりまして。上から、毎月何をしてもらっているのか分からないと言われたんです」

A社長は、12か月分の報告書を思い浮かべます。全部に「異常なし」と書いてありました。

担当者にも言い分があります。院長に聞かれたのです。「空調の点検に毎月3万円払っているけど、何をしてもらっているの？」。

担当者の手元には、12ページの報告書が12か月分あります。どこを見せればいいのか、担当者には分かりませんでした。答えに詰まった担当者が選んだのは、いちばん説明しやすい答えでした。「回数を減らします」。

「異常なし」が続くほど目立ってしまう1つの要素

点検の仕事は、うまくいくほど目に見えなくなります。

冷房が止まらなかった。水が漏れなかった。パソコンが動かなくならなかった。お客さんから見ると、どれも「何も起きなかった月」です。

何も起きなかった月に、作業の一覧が届きます。お客さんが受け取るのは「今月も、特に何もなかった」という知らせです。

「異常なし」の12か月は、社長にとっては守り切った1年です。お客さんにとっては、毎月3万円を払ったのに何も起きなかった1年に見えます。

目立ってしまうのは、毎月の請求額です。報告書が丁寧になるほど、「何もなかった」ことがはっきり伝わります。「何もなかった」がはっきりするほど、請求額だけが目に残ります。丁寧に作ったのに、読まれないまま解約される月次報告書ができあがります。

B社長が報告書を12ページから1枚に減らした理由とは？

B社も、3年前までは10ページ以上の報告書を送っていました。

ある年、B社長は解約されたお客さんに聞きました。「報告書は、読んでいただけていましたか」。

返ってきた答えは短いものでした。「すみません、専門的すぎて。異常がないことだけ見ていました」。

B社長は、報告書を作る順番を変えました。作業を並べる前に、1つだけ考えるようにしたのです。

何を考えたのかは、少しあとで明かします。先に、「異常なし」を送り続けると何が起きるかを見ておきます。

「異常なし」と書くたびに値下げされ度UP

読まれないまま解約される月次報告書を送り続けると、損は3つの形で積み上がります。

1つ目は、解約の損です。

月3万円の契約が、年に2件解約されるとします。1件あたり年36万円。2件で年72万円の売上が消えます。点検の契約は、翌年も翌々年も続くはずだったお金です。3年で見ると216万円になります。

2つ目は、値下げの損です。

解約までいかなくても、更新のたびに「点検の回数を減らしたい」「もう少し安くならないか」と言われます。月3万円が2万5千円になれば、1件で年6万円。10件なら年60万円です。

3つ目は、時間の損です。

1件30分の報告書を、毎月10件。年に60時間です。丸7日以上を、読まれない書類に使っています。

失う機会もあります。点検のついでに見つけた「そろそろ替えどきの部品」や「2階の古い室外機」。報告書が読まれていれば、次の仕事の相談につながったはずの話です。12ページの8ページ目に書いても、誰の目にも届きません。

新しいお客さんを1件取るには、チラシや紹介のお願いや見積もりの訪問が要ります。点検の契約を1件取るのに、何十時間もかかった経験がある社長も多いはずです。解約を1件止めることは、新規を1件取ることと同じ値打ちがあります。しかも、手間はずっと少なく済みます。

よくある間違い：報告書のページと写真を増やす

解約が続くと、多くの社長は報告書を厚くします。

写真を倍にする。作業の説明を詳しく書く。点検した部品の型番まで並べる。「ちゃんとやっている」ことを、量で見せようとします。

逆効果です。

ページが増えるほど、担当者は1ページ目しか見なくなります。1ページ目に書いてあるのは、相変わらず「異常なし」です。厚くなった報告書は「専門的すぎて分からない」書類になり、担当者は上司に説明できなくなります。

もう1つの間違いは、先に値下げをして引き止めることです。値下げをすると、お客さんは「今までが高かったのか」と受け取ります。翌年、また値下げを言われます。値下げで守った契約は、次の年にはもっと安い会社と比べられます。

3つ目の間違いは、更新の直前にあわてて訪問し、1年の作業を口で説明することです。11か月の間、何もしていないと思われていた会社が、更新の月だけ熱心に説明に来る。お客さんの目には、引き止めのための営業に映ります。

これ、あなたの仕事が足りないわけじゃないです

点検も清掃も保守も、手を抜いているわけではありません。むしろ、きちんとやっているから「異常なし」なのです。

足りないのは、仕事の量ではありません。お客さんが「払ってよかった」と感じる材料が、報告書に書かれていないだけです。

「防いだことを書いた1行目」のおかげで解約されずに翌年も契約が続いた理由

B社の1枚の一番上に書いてあった1行を明かします。

「今月、防いだこと」です。

ある月のB社の報告書は、次の1行から始まっていました。

「今月の点検で、2階会議室のエアコンの排水の詰まりを取り除きました。放っておくと、7月の暑い時期に天井から水が漏れ、会議室が使えなくなるおそれがありました」

作業はA社と同じ「ドレン配管の清掃」です。A社は「異常なし」と書きました。B社は「防いだこと」を書きました。

B社の担当者は、1行目を上司に転送しました。上司は「毎月、ちゃんと見てくれているんだな」と言いました。更新の電話で出たのは、値下げの話ではありませんでした。「2階の古い室外機も、見てもらえますか」という相談でした。

来年も頼みたくなる月次報告書は、作業の量ではなく1行目で決まります。

一言にすると、報告書には「やったこと」ではなく「防いだこと」を書くです。

空調だけの話ではありません。

ホームページの保守なら、「プラグインを更新しました」ではなく「問い合わせフォームが止まっていないことを毎週確かめました」と書きます。止まったまま気づかなければ、月に何件もの問い合わせを取り逃がします。

清掃なら、「床を洗浄しました」ではなく「雨の日に入口ですべる心配をなくしました」と書きます。顧問の仕事なら、「書類を確認しました」ではなく「届け出の期限切れを防ぎました」と書きます。

作業は同じです。書く向きを、作業から「お客さんが困らずに済んだこと」へ変えるだけです。

なぜ「やったこと」より「防いだこと」のほうが心に残るのか？

人は、得をした話より、損をしなかった話のほうを強く感じます。行動経済学では、損の重さは得の約2倍だと言われています。

「フィルターを清掃しました」は、得の話にもなっていません。作業の説明です。

「冷房が止まるのを防ぎました。止まっていたら、待合室が35度になるところでした」は、損をしなかった話です。お客さんは、起きたかもしれない損を思い浮かべます。思い浮かべた損の大きさが、月3万円の値打ちになります。

私は20歳のころからパソコンスクールの講師として、パソコンが苦手な人に教えてきました。24歳で独立してからは、今も複数の会社のIT顧問をしています。一度顧問契約を結んだ会社とは、10年以上の付き合いになることも多いです。

IT顧問の仕事も、うまくいくほど見えなくなります。サーバーが止まらなかった。ウイルスが入らなかった。データが消えなかった。どれも「何も起きなかった」です。

だから私は、報告で「今月、何が起きなかったか」を先に伝えるようにしています。やったことの一覧は、聞かれたら出せば足ります。

業者は、やった作業を報告します。先生は、防いだ損を報告します。業者になるな、先生になれ。私がずっと言い続けている言葉は、毎月の報告書にも当てはまります。

営業マンを置かずに年商4.8億円、年間1000件の案件を回してきた経験から言えるのは、仕事は「頼んでよかった」と思われた回数で続くということです。新しいお客さんを1件取るより、今のお客さんに来年も頼んでもらうほうが、ずっと少ない手間で済みます。

なぜ「防いだこと」は報告書の一番上でないと届かないのか？

担当者が報告書を見る時間は、およそ3秒です。3秒で読めるのは、1枚目の上から2行ほどです。

A社の報告書にも、「防いだこと」の材料は入っていました。8ページ目の点検表に「ドレン配管　清掃」と書いてあります。ただ、担当者は8ページ目まで開きません。開いたとしても、「ドレン配管」が何のことか分かりません。

担当者の役目も考えます。担当者は、報告書を読んで終わりではありません。院長や上司に「今月も大丈夫でした」と説明する役目があります。説明に使えるのは、担当者が自分の言葉で言い直せる1行だけです。

B社の1行目は、担当者が院長に言う言葉を、先に書いてあげたものでした。報告書を読むのは担当者です。契約を続けるか決めるのは、担当者の上にいる人です。1行目は、決める人に届く言葉で書きます。

なぜ今まで「防いだこと」を書けなかったのか？

理由は2つあります。

1つは、社長にとって「防いだこと」は当たり前すぎることです。排水が詰まれば水が漏れる。社長には、言うまでもない話です。当たり前すぎて、書こうと思いつきません。

もう1つは、手間です。点検10件の作業1つずつに「やっていなかったら何が起きたか」を考えて書けば、1件1時間はかかります。月10時間を報告書に使う余裕は、小さな事業にはありません。

AIを使うと、手間の部分が変わります。作業メモを貼って、ある聞き方をするだけで、「防いだこと」の候補が数十秒で並びます。社長がやるのは、候補の中から本当に起きそうなものを選び、自社の実際の数字に直すことだけです。

普通にやると1件1時間、作業メモから始めると20分

作る順番は、次の5つです。

• 【手順1】作業メモと点検表をAIに貼り、今月の作業を書き出させる（3分）
• 【手順2】作業を「もしやっていなかったら」に逆算させ、防いだことを3つ選ぶ（5分）
• 【手順3】先月・去年と比べた変化を1行にする（4分）
• 【手順4】来月の予告と、ついでにできること1つを書く（3分）
• 【手順5】1枚目に並べ、担当者が上司に転送できる3行を添えて送る（5分）

普通に「防いだこと」を考えながら報告書を作ると、1件1時間。作業メモから始めてAIに逆算させると、1件20分です。慣れれば2件目からは、同じお客さんの先月の報告書を下敷きにして、もっと早く終わります。

20分のうち、社長が頭を使うのは手順2の5分だけです。残りは、貼る・選ぶ・並べるの作業です。点検の現場から戻った夜でも、疲れた頭で終わらせられます。10件のお客さんがいれば、1日2件ずつ5日に分けても回ります。

手順2に、本記事でいちばん大事な聞き方があります。普通にAIに「報告書を作って」と頼むと、作業の一覧がきれいに並ぶだけです。A社の12ページと同じものができあがります。

20分後、あなたの月次報告書は“来年も頼みたくなる月次報告書”になります

作る順番を変えると、何が変わるのか。並べてみます。

項目	今まで	20分後から
報告書の1行目	「今月も異常はありませんでした」	「今月、防いだこと」
報告書の枚数	12ページ	1枚（明細は別添え）
担当者が読む時間	3秒	1分（上司に転送される）
1件の報告書を作る時間	30分（防いだことを考えるなら1時間）	20分
更新前の電話	「回数を減らしたい」	「ほかの場所も見てほしい」
年間の解約	10件中3件	0件を目指せる

いちばん変わるのは、あなたの口ぐせです。

「今月も、特に異常はありませんでした」

が、

「今月は、夏前に排水の詰まりを取っておきました。7月に水漏れする心配はありません」

になります。

お客さんの言葉も変わります。「毎月何をしてもらっているのか分からない」が、「毎月ちゃんと見てくれているんですね」になります。「上に説明しやすい報告書ですね」と言われるようになります。

値段の話も変わります。「防いだこと」が12か月分たまると、1年で防いだ損の合計が見えます。更新の時期に、値下げの相談ではなく、点検の範囲を広げる相談が来やすくなります。相見積もりを取られて、安い会社に切り替えられる心配も減ります。解約を止めるために、電話で追いかける営業も要らなくなります。

浮いた時間も戻ってきます。読まれない12ページを作っていた年60時間は、新しい点検先を回る時間に変わります。

スタッフに任せやすくなるのも、大きな変化です。作業メモを貼る。候補から3つ選ぶ。数字を実績に直す。順番が決まっているので、社長が毎月の夜に作らなくても、最後の確認だけで回せます。

次の月末の夜を、想像してみてください。

あなたは、今月の作業メモをAIに貼ります。「防いだこと」の候補から3つを選び、自社の数字に直します。20分後、1枚の報告書が担当者に届いています。担当者は1行目を読み、上司に転送しています。

11か月後、更新の1か月前も想像してみてください。

担当者から届くのは、「回数を減らしたい」という電話ではありません。院長が「空調の会社、毎月よく見てくれているね」と話していた、という報告です。あなたの手元には、12か月分の「防いだこと」がたまっています。更新の話は、値段ではなく「来年度はどこを重点的に見るか」から始まります。

もちろん、契約が何年続くかは、業種や地域やお客さんの事情で変わります。本記事が約束できるのは1つです。「きちんと仕事をしているのに報告書が読まれず、何もしていないと思われて解約される」失敗を20分でなくすことです。

この先で手に入るもの

無料部分で、3つをお伝えしました。

• なぜ読まれないのか：点検や保守の仕事はうまくいくほど見えなくなり、「異常なし」の報告書は「何も起きなかった＝払う意味がない」と受け取られるから
• 何を書けば来年も頼みたくなるのか：1行目に「やったこと」ではなく「防いだこと」を書く。業者は作業を報告し、先生は防いだ損を報告する
• どういう順番で作るのか：作業を書き出させる→「もしやっていなかったら」に逆算させる→変化を1行にする→来月の予告を書く→1枚目に並べて転送用の3行を添える

有料部分には、今月末の20分で実行するための道具だけを置きます。読む文章ではありません。埋める・貼る・照らし合わせる道具です。

• 20分後の完成見本1表（架空の空調設備会社の月次報告書・1枚目のできあがり）
• 月次報告の設計シート1枚（6つの欄を埋めるだけで、報告書の1枚目が決まる穴埋めシート。記入例つき）
• 貼るだけの指示文5本（①作業メモを整理させる ②【裏技】「もしやっていなかったら」を逆算させる ③変化を1行にまとめさせる ④1枚目と転送用の3行を作らせる ⑤【裏技】更新前の「1年で防いだこと」1枚を作らせる。◯の差し替え箇所つき）
• 業種別「防いだこと」早見表1つ（空調・清掃・給排水・パソコン保守・ホームページ保守・庭木管理・顧問業の7業種）
• 裏技2つ：①普通は作業の一つひとつについて「やっていなかったら何が起きたか」を社長が考え、1件1時間かかります。AIに逆算の聞き方をするだけで、5分で候補が並びます ②普通は更新前に12か月分の報告書を読み返してまとめ、半日かかります。毎月の「防いだこと」を貼るだけで、10分で「1年で防いだこと」1枚ができます
• 防いだことの判定表1つ／1枚目の並べ方表1つ／報告のひと言：言っていい・いけない表1つ
• 確認4か所とやってはいけない4つ

月3万円の契約が1件続けば、年36万円です。解約を1件止められれば、980円は何百倍にもなって返ってくる計算です。報告書づくりを外に頼む手間と比べても、元は取りやすい道具です。

向いている人：毎月お金をいただいて、点検・清掃・保守・管理・顧問などの仕事をしている方。更新の時期に「回数を減らしたい」「もう少し安く」と言われた経験がある方。作業メモや点検表を、写真か文字で手元に残している方。

向いていない人：継続の契約を1件も持っていない方（まずは見積書や提案書の記事からどうぞ）。報告書を送らずに口頭だけで済ませたい方。AIをまだ一度も開いたことがない方（まずは無料の7大特典の「AI超入門」からどうぞ）。

20分後、あなたの月次報告書はこうなります

以下は道具です。上から順に、埋める・貼る・照らし合わせる。20分で終わります。先に、できあがりを見てください。

完成見本：空調設備会社の月次報告書・1枚目（架空の例）

欄	書いてあること
宛名	◯◯クリニック　総務ご担当◯◯様（7月分　点検のご報告）
今月、防いだこと①	2階会議室エアコンの排水の詰まりを除去。放置すると、真夏に天井から水漏れし、会議室が数日使えなくなるおそれがありました
今月、防いだこと②	待合室の室外機まわりの落ち葉を除去。放置すると、冷えが弱くなり、電気代が上がるおそれがありました
今月、防いだこと③	受付のエアコンのフィルター清掃。ほこりによる冷房の停止を防ぎました
先月・去年との変化	待合室の室温は、去年の7月より平均1.5度低く保てています（クリニック様の記録より）
来月の予告	8月は暑さのピークです。お盆前に、診察室2台のガスの圧力を重点的に確認します
ついでにできること	2階の室外機は設置から14年です。来年の春までに、交換のお見積もりを1枚お持ちできます（ご希望の場合のみ）
明細	点検表・写真は別添え（2ページ）
転送用の3行	今月は、会議室の水漏れにつながる排水の詰まりを取り除きました。ほかの2台も問題なく動いています。8月はお盆前に診察室を重点的に確認します

※すべて架空の会社とお客さんの例です。年数・温度・金額は、あなたの点検表とお客さんの記録に置き換えます。

タイマーを20分にセットして、手順1から始めてください。

【手順1】作業メモと点検表をAIに貼り、今月の作業を書き出させてください（3分）

入力：今月の作業メモ（手書きなら写真、音声メモなら文字にしたもの）と点検表

出力：お客さんごとの作業の一覧（専門用語に、ふつうの言葉が添えてあるもの）

手作業なら：点検表を見ながら打ち直して15分

指示文①：作業メモを整理させる

あなたは設備点検の報告書づくりの補助係です。

以下は、◯◯（お客さんの呼び名。社名は伏せてよい）での◯月の点検の作業メモと点検表です。

次の形で、作業を一覧にしてください。

・1行に1作業

・作業の名前（専門用語のまま）

・ふつうの人に分かる言いかえ（20字以内）

・点検した場所

・結果（異常なし／処置した／次回注意）

メモに書いていない作業は足さないでください。数字や型番は、メモのとおりに書き写してください。

［ここに作業メモと点検表を貼る］

お客さんの住所・電話番号・担当者の個人名は、貼る前に「◯◯」に置き換えます。

【手順2】裏技：作業を「もしやっていなかったら」に逆算させて、防いだことを3つ選んでください（5分）

入力：手順1の作業一覧

出力：「防いだこと」の候補と、報告書に載せる3つ

手作業なら：作業の一つひとつについて社長が考えて、1件1時間

普通は「今月やったことを、お客さん向けに書いて」と頼みます。AIは作業をきれいに言いかえるだけで、「異常なし」の一覧ができあがります。

裏技は、作業を逆向きに聞くことです。「作業をしていなかったら、いつどこで何が起きていたか」と聞きます。答えが、「防いだこと」の候補になります。

指示文②【裏技】「もしやっていなかったら」を逆算させる

手順1の作業一覧の、1行ずつについて答えてください。

「もしこの作業をしていなかったら、この先3か月以内に、お客さんの建物（または会社）で、何が起きていた可能性があるか」

次の形で書いてください。

・作業の名前

・起きていた可能性があること（お客さんの目に見える形で。例：会議室が使えなくなる、待合室が暑くなる）

・起きそうな時期（例：7月の暑い日）

・起きやすさ（高い／ふつう／低い）と、その理由

お客さんを怖がらせる言葉や、言い切りすぎる言葉は使わないでください。

修理の金額や日数は書かないでください（あとで私が自社の実績から書き足します）。

最後に、起きやすさが「高い」か「ふつう」のもののうち、お客さんにとって困りごとが大きい順に3つを選んでください。

AIが出した候補は、次の判定表で照らし合わせてから選びます。

防いだことの判定表

判定	目安	例	使う？
使う	自社で実際に起きたことがある／点検表に根拠がある	排水の詰まりを放置して天井から水漏れした現場が、過去にあった	使う
言いかえて使う	起きる可能性はあるが、時期や規模が言い過ぎ	「来週にも冷房が止まる」→「真夏に冷えが弱くなるおそれ」	直して使う
使わない	根拠がない／お客さんを怖がらせるだけ	「火災の危険」「建物全体が水浸し」	使わない
使わない	お客さん側の落ち度を責める形になる	「フィルターを放置されていたため」	使わない

業種別「防いだこと」早見表

AIの候補がピンと来ないときは、下の表の「防いだこと」の形に寄せて書き直させます。

業種	報告書に書きがちな作業	「防いだこと」の形
空調設備	フィルター清掃・排水の点検	真夏に冷房が止まる／天井からの水漏れ
清掃・ビルメンテナンス	床の洗浄・排水口の清掃	来客に見える汚れ／においの苦情／すべって転ぶ事故
給排水設備	配管の点検・水圧の確認	営業中の断水／トイレが使えなくなる
パソコン・社内ネットワーク保守	更新プログラムの適用・バックアップの確認	ウイルスの侵入／データが消えて1日仕事が止まる
ホームページ保守	更新の適用・問い合わせフォームの動作確認	サイトが表示されない／問い合わせが届かないまま気づかない
庭木・植栽管理	せん定・落ち葉の清掃	台風で枝が折れて車や窓を傷つける／隣家からの苦情
顧問業（士業・コンサル）	書類の確認・期限の管理	申告や届け出の期限切れ／知らずに払う追加の費用

最後に、選んだ3つに自社の実績の数字を書き足します。「去年、同じ詰まりで水漏れした現場の修理は◯日かかった」のように、実際にあったことだけを書きます。AIに数字を作らせません。

【手順3】先月・去年と比べた変化を1行にまとめてください（4分）

入力：先月の報告書（なければ去年の同じ月の点検表）と今月の点検表

出力：「先月・去年との変化」の1行

手作業なら：過去の報告書を探して見比べて20分

指示文③：変化を1行にまとめさせる

以下は、同じお客さんの先月（または去年の同じ月）と今月の点検表です。

数字が変わった項目を、すべて一覧にしてください。

そのうえで、お客さんにとって「良くなった」または「保てている」と言える変化を1つだけ選び、40字以内の1行にしてください。

表に書いていない数字は使わないでください。悪くなった項目は、1行とは別に「来月気をつけること」として書き出してください。

［先月の点検表を貼る］

［今月の点検表を貼る］

悪くなった項目は隠さず、手順4の「来月の予告」に回します。

【手順4】来月の予告と、ついでにできること1つを書いてください（3分）

入力：手順3の「来月気をつけること」と、季節（来月の天気や行事）

出力：「来月の予告」1行と「ついでにできること」1行

売り込みにならないように、次の表で言葉を選びます。

報告のひと言：言っていい・いけない表

場面	言っていい	言ってはいけない
異常がなかった月	「今月は◯◯を防ぎました。ほかは問題なく動いています」	「今月も特に異常はありませんでした」
古い設備を見つけた	「設置から14年です。ご希望があれば、お見積もりを1枚お持ちします」	「早めに交換しないと危ないです」
来月の予告	「お盆前に、診察室を重点的に確認します」	「引き続きよろしくお願いいたします」
値段の話	（月次報告書には書かない）	「今なら特別価格で」

【手順5】1枚目に並べ、担当者が上司に転送できる3行を添えて送ってください（5分）

入力：手順2〜4の結果と、設計シート

出力：報告書の1枚目と、メール本文に貼る転送用の3行

手作業なら：レイアウトを考えながら組んで30分

月次報告の設計シート（穴埋め）

欄	書くこと	記入例（架空の空調設備会社）
①読む人	報告書を受け取る人と、読む人が見せる相手	総務の◯◯様／院長
②読む人の心配	更新の時期に、読む人が上から聞かれそうなこと	「毎月3万円で何をしてもらっているの？」
③今月、防いだこと3つ	手順2で選んだ3つ。1つ60字以内	会議室の水漏れ／冷えが弱くなる／冷房の停止
④変化の1行	手順3の1行	待合室の室温は去年より平均1.5度低い
⑤来月の予告	手順4の1行	お盆前に診察室2台を重点確認
⑥ついでにできること	手順4の1行。なければ空欄でよい	2階の室外機（14年）の交換見積もり

1枚目の並べ方表

順番	置くもの	目安の分量	置かないもの
1	宛名と「◯月分」	1行	会社のロゴを大きく
2	今月、防いだこと3つ	各2行	作業の専門用語だけの行
3	先月・去年との変化	1行	数字の表をまるごと
4	来月の予告	1行	「引き続きよろしく」だけの行
5	ついでにできること	1行（なければ省く）	値段・値引きの話
別添え	点検表・写真・型番の明細	何ページでも	1枚目に混ぜない

指示文④：1枚目と転送用の3行を作らせる

以下の設計シートをもとに、月次報告書の1枚目を作ってください。

・A4縦1枚。スマホで開いても読める大きさの文字で

・並べる順番：宛名→今月、防いだこと3つ→先月・去年との変化→来月の予告→ついでにできること

・専門用語を使うときは、かっこでふつうの言葉を添える

・設計シートに書いていない数字・約束は足さない

・「安心してください」のような言い切りの言葉は使わない

続けて、担当者の方が上司にそのまま転送できる「3行のまとめ」を作ってください。1行40字以内。1行目は「今月、防いだこと」のうち、いちばん大きいもの。

［ここに設計シートを貼る］

できた1枚目はPDFにし、メール本文の一番上に転送用の3行を貼って送ります。点検表と写真は、別のファイルで添えます。

【年に1回】裏技：更新の2か月前に「1年で防いだこと」を1枚にしてください（10分）

入力：12か月分の「今月、防いだこと」の欄だけ

出力：更新前に渡す「1年で防いだこと」1枚

手作業なら：12か月分の報告書を読み返して半日

普通は12か月分の報告書を読み返してまとめるので、半日かかります。

裏技は、毎月の「防いだこと」の欄だけを12個貼ることです。手順2で書いた欄が、1年の材料になります。

指示文⑤【裏技】「1年で防いだこと」1枚を作らせる

以下は、◯◯（お客さんの呼び名）の1年分の「今月、防いだこと」です。

次の形で、A4縦1枚にまとめてください。

・見出し：「◯年度　点検で防いだこと」

・季節ごと（春・夏・秋・冬）に、防いだことを並べる

・いちばん大きかったものを1つ選び、一番上に置く

・最後に「来年度、特に気をつけたい場所」を2つ書く（下の1年分の中から選ぶ）

1年分に書いていない数字・出来事は足さないでください。値段や更新の条件には触れないでください。

［ここに12か月分の「今月、防いだこと」を貼る］

更新のご案内を送る前に、「1年で防いだこと」の1枚を渡します。値段の話は、1枚を見てもらったあとにします。

出す前に確かめる4か所

• 確認①：「防いだこと」に書いた数字・年数・修理の日数が、点検表と自社の実績にすべて一致しているか（AIが書いた数字を信じ切らない）
• 確認②：1枚目の1行目が「異常なし」ではなく「今月、防いだこと」から始まっているか
• 確認③：お客さんの住所・担当者名・ほかのお客さんの情報が、AIに貼った文や報告書に残っていないか
• 確認④：スマホでPDFを開いて、1枚目が拡大しなくても読めるか。転送用の3行がメール本文の一番上にあるか

やってはいけない4つ

1. 数字をAIに決めさせない。修理の金額・日数・設備の年数は、点検表と自社の実績に書いてあるものだけを使います。指示文にも「書いていない数字は足さない」の1行を入れます

2. お客さんの個人情報や社外秘をAIに貼らない。住所・電話番号・担当者の個人名・建物の図面は、貼る前に外すか「◯◯」に置き換えます

3. 起きていないことを大げさに書かない。「火災の危険」「建物全体が水浸し」のように、根拠のない怖がらせ方をしません。判定表の「使わない」に当たる候補は捨てます。一度でも盛ると、残りの11か月の報告書まで信じてもらえなくなります

4. 月次報告書で売り込まない。「ついでにできること」は1行だけ、ご希望の場合のみ。値引きや期限つきの案内を入れると、1年かけて積み上げた「防いだこと」が、売り込みの前置きに見えてしまいます

一人で進められないときの次の一歩

詰まるとしたら2か所です。手書きの点検表や音声メモを、AIに読める形にするところ。できた月次報告書を、10件・20件のお客さんに毎月回し続ける仕組みにするところ。どちらも会社ごとに正解が変わります。

まずは無料の7大特典で、AIに何をどう渡すかの型を手元に置いてください。特典の「話すだけ音声入力」は手順1の作業メモづくりで、「コピペで使えるAIプロンプト15選」は指示文の差し替えで役に立ちます。月次報告書をスタッフに任せて、社長は最後の確認だけで回る形にしたい方には、AIスモビジ実践会があります。あなたの会社の点検表を実際に触りながら進める場です。本気で仕組みに変えたい方だけ来てください。

道具を今月末に全部使えば、翌朝には4つがそろっています。埋まった月次報告の設計シート。「今月、防いだこと」から始まる1枚目。担当者が手を加えずに転送できる3行。12か月後の「1年で防いだこと」の材料。次に更新の時期が来たとき、あなたは値下げの言い訳を考えません。1年で防いだことを1枚にして、渡すだけです。

まとめ：今日やることは、先月の作業を1つだけ「逆さま」に書くことです

• 読まれないのは、仕事が足りないからではなく、点検や保守の仕事はうまくいくほど見えなくなるから
• 「異常なし」の報告書は、お客さんには「何も起きなかった＝払う意味がない」と受け取られる
• 解約で年72万円、値下げで年60万円、読まれない報告書づくりで年60時間が消えている
• 報告書の1行目に「やったこと」ではなく「防いだこと」を書く。業者は作業を報告する、先生は防いだ損を報告する
• 防いだことの数字は自社の実績から書き、起きていないことを大げさに書かない

今日やることは1つだけです。先月の点検の作業を1つ選び、「もしやっていなかったら、何が起きていたか」を1行書く。1行書けたら、来月の報告書の1行目が決まります。

報告書を厚くするほど読まれないなら、厚くするのをやめる。12ページの作業一覧より、1行の防いだことを届ける。

読まれないまま解約される月次報告書を、“来年も頼みたくなる月次報告書”に。 必要なのは、今月の作業メモとAIと20分だけです。やるかやらないか、それだけの話です。