「来週、提案に行くことになった」

そう決まった瞬間、パソコンの前で固まっていないですか。

前に似た提案書を作った気がする。でも、どのフォルダに入れたか思い出せない。仕方なく白紙から書き始めて、気がついたら夜の11時。しかも出来上がったものは、去年作ったものとほとんど同じ内容です。

これ、能力の問題じゃないです。AIを使っていないからでもないです。

毎回「1枚の作品」として資料を作ろうとしているから、毎回ゼロからになるんです。

提案書も見積書も会社案内も、実は9割は「毎回同じこと」を書いています。変わっているのは、相手の会社名と、困りごとと、金額くらい。それなのに全部を書き直しているから、時間だけが消えていく。

だから今日は、資料の作り方そのものを変えてもらいます。

資料を「作品」として作るのをやめて、「7つの部品」に分けて、一度だけAIに作らせる。次からは、その部品を組み替えて、3か所だけ差し替える。それだけで、提案書は15分で出てきます。

覚えることはありません。今日やるのは、部品を7つ持つこと。それだけです。

なぜ、提案書は毎回「ゼロから」になってしまうのか

まず、時間がどこに消えているのかをはっきりさせます。

提案書を1本作るとき、多くの社長さんはこの順番で動いています。

• 前に作った似た資料を探す（15分）
• 見つからないので、新しく白紙から書き始める（10分）
• 何を書くか、頭の中で組み立て直す（30分）
• 会社紹介・実績・料金を、また一から打ち直す（60分）
• 体裁を整えて、印刷して、なんとなく不安なまま持っていく（30分）

合わせて2時間半。これを月に4回やれば、月10時間。年間で120時間です。

丸5日分、資料の”作り直し”に消えているわけです。しかも、その5日分で作ったものは、去年のものとほぼ同じ中身です。

「毎回違うことを言っている会社」に見えている、という落とし穴

もっと痛いのはここです。

毎回ゼロから作ると、書く内容がその日の気分に左右されます。今日は施工品質を強調して、次の案件では価格の安さを強調して、その次は対応の早さを書いている。

社長本人は「相手に合わせている」つもりでも、外から見ると、言っていることが毎回ブレている会社です。

紹介した人と紹介された人が、それぞれ違う資料を持っている。ホームページに書いてあることと、提案書に書いてあることが違う。これでは「この会社は結局、何が強いんだろう」となります。

お客さんが値段でしか比べられなくなるのは、たいてい強みが毎回言い換えられているからです。

「テンプレを作ればいいんでしょ」で、うまくいかない理由

ここまで読んで、「じゃあテンプレを作ればいい」と思った方も多いはずです。

その通りなんですが、多くの人はここで失敗します。理由は2つ。

1つは、完成品を1本テンプレにしてしまうから。「A社向け提案書」をそのままテンプレにすると、B社に出すときに全部が微妙に合わない。結局、また書き直しになります。

もう1つは、テンプレを作る作業自体が重いから。「よし、来月まとまった時間を取って作ろう」と思って、その来月が永遠に来ない。これは本当によくあります。

だから今回は、この2つを両方つぶします。完成品ではなく部品で持つ。そして部品作りは、AIに1つずつ、スマホに話しかけるだけでやります。

資料は「1枚の作品」ではなく、「7つの部品」でできている

考え方を切り替えます。

あなたが出している提案書は、実はこの7つの部品の組み合わせでできています。

部品	中身	使い回せる割合
①表紙と、ひと言	誰の・何のための資料か。相手の会社名と一行の要約	変わるのは会社名だけ
②お客さんの困りごと	相手が今つまずいていること。相手の言葉で書く	業種ごとに数パターン
③解決の流れ	依頼から完了までの手順を、番号付きで	ほぼ100%使い回せる
④実績・事例	似た会社での結果。数字と、変化のBefore/After	ほぼ100%使い回せる
⑤料金3プラン	梅・竹・松の3段階と、その差の説明	金額だけ差し替え
⑥よくある不安と答え	「高くないか」「工期は」「後から追加費用は」	ほぼ100%使い回せる
⑦次の一歩	申し込み方法・連絡先・いつまでに決めるか	ほぼ100%使い回せる

見てもらうとわかりますが、7つのうち5つは、案件が変わってもほとんど中身が変わりません。

つまり、一度きちんと作れば、次からは①②と⑤の金額だけ触ればいい。ここが今日の話の全部です。

なぜ「部品」で持つと、資料が強くなるのか

部品で持つメリットは、時短だけじゃないです。

まず、1回作った部品は、毎回少しずつ良くなっていきます。商談で「ここを聞かれたな」と思ったら、⑥の部品に1行足す。事例が増えたら④に追加する。半年もすれば、その部品箱はあなたの会社にしかない武器になります。

毎回ゼロから作っていると、この改善が絶対に積み上がりません。毎回リセットしているのと同じです。

そしてもう1つ。提案書の部品は、そのままホームページにも、チラシにも、見積書の添え状にも使えます。

これは私がずっと言っていることですが、SNSの投稿は流れていきます。でもホームページやブログに置いた文章は資産になります。資料も同じです。1回作って1回で捨てるのか、7つの部品として置いておいて何年も使い回すのか。この差は、3年経つと取り返しがつかないくらい開きます。

ホームページは名刺ではなく、24時間働く営業マンです。その営業マンに持たせる原稿が、今あなたのパソコンの中で毎回捨てられている、ということです。

【手順1】部品の材料は、キーボードじゃなく「スマホに話す」だけで集まる

では作っていきます。最初の手順は、AIに指示を出すことではありません。材料をAIに渡すことです。

ここが一番大事なので、少しだけ理由を説明させてください。

AIに「うちの提案書を作って」と頼んで、どこかで見たような文章しか返ってこなかった経験、ありますよね。あれ、AIの性能のせいでも、プロンプトが下手なせいでもないです。

AIは、あなたの会社のことを何も知らないからです。

あなたの実績も、お客さんの層も、他社との違いも、料金の考え方も知らない相手に「提案書を作って」と言えば、当然「一般的な提案書っぽい何か」が返ってきます。材料を渡さずに料理人に「うまいもの作って」と言っているのと同じです。

だから、最初に材料を渡します。渡すのは、この4つ。

• 何の仕事をしているか（業種・エリア・対応範囲）
• どんなお客さんが多いか（法人か個人か・年齢・よくある依頼）
• お客さんがよく口にする不満や不安（「前の業者が説明してくれなかった」など）
• 自社の強み（実績年数・件数・資格・体制・保証・スピード）

これをキーボードで打つ必要はないです。スマホの音声入力で、思いついた順にしゃべってください。

現場からの帰り道の車の中でいいです。噛んでも、言い直しても、話があちこち飛んでも問題ないです。あとでAIが整えます。実際、こんな感じで大丈夫です。

えーと、うちは福岡でリフォームやってて、水回りが多いです。40代から60代の戸建てのお客さんがほとんどで、だいたい前に頼んだ業者に、説明が雑だったとか、追加費用が後から来たとかで不信感を持ってる人が多いですね。うちは現場の写真を毎日送ってて、それが評判よくて…

これで十分です。話した内容をAIに貼って、こう頼んでください。

今から私の会社の情報を話します。誤字や言い直しを整理して、業種・客層・お客さんの不安・自社の強みの4項目に分けてまとめてください。

これがあなたの会社の「材料表」になります。この材料表を、これから7つの部品を作るたびに、毎回いちばん上に貼ります。ここを省くと、また一般論に戻ります。

キーボードが苦手でも関係ないです。苦手なのはキーボードであって、あなたの仕事の中身じゃないですから。

【手順2】AIに、部品を「1つずつ」作らせる

材料表ができたら、部品を作ります。

ここでのコツは1つだけ。7つを一気に作らせないことです。「提案書一式を作って」と頼むと、AIは全部を薄く広く書いて、結局スカスカのものが出てきます。

1部品ずつ、順番に作らせてください。1つあたり3分もかかりません。

そのまま使える指示文を置いておきます。カギカッコの中を、あなたの会社の言葉に変えるだけです。

部品③（解決の流れ）を作る指示文

【材料表を貼る】

この会社が、お客さんから依頼を受けてから完了するまでの流れを、5〜7ステップで書いてください。各ステップは「見出し1行＋説明2行」。専門用語は使わず、はじめて依頼する人が読んでも順番がわかるようにしてください。「無料」「〇日以内」「立ち会いは30分」など、お客さんの不安が減る具体的な条件があれば必ず入れてください。

部品⑤（料金3プラン）を作る指示文

【材料表を貼る】

この会社のサービスを、梅・竹・松の3プランに分けて説明する表を作ってください。梅は予算重視で範囲を絞ったもの、竹は標準、松はプロとして推奨する提案です。金額は【　】にしておいてください。各プランに「こういう方におすすめ」を1行ずつ付けてください。

部品⑥（よくある不安と答え）を作る指示文

【材料表を貼る】

このサービスを検討している人が、契約前に不安に思うことを10個挙げてください。そのうえで、それぞれに対する誠実な答えを3行以内で書いてください。ごまかさず、できないことは「できない」と書いてください。

同じ要領で、②④⑦も作れます。1日1部品でいいです。1週間で部品箱が埋まります。まとまった時間を取ろうとすると一生始まらないので、今日は③だけ、と決めてください。

出てきたものを、そのまま使ってはいけない

ここは必ず守ってください。

AIは、あなたが言っていないことを勝手に足してきます。「創業30年」「施工実績5000件」「地域No.1」——こういう数字を、それっぽく作文してくることがあります。

数字・実績・資格・保証の期間。この4つだけは、必ず自分の目で確認してください。1分で終わります。

たたき台はAI、最終判断は人間です。ここを飛ばして出した資料は、いつか必ず事故になります。

【手順3】案件ごとに差し替えるのは、たった「3か所」

部品がそろえば、ここからが本番です。

新しい案件が来たとき、あなたが触るのは3か所だけです。

1. ①表紙のひと言（相手の会社名と、今回の目的を一行で）

2. ②お客さんの困りごと（今回の相手が実際に言っていたことに書き換える）

3. ⑤料金の金額（今回の見積もり額に差し替える）

③④⑥⑦は、そのまま使ってください。触らなくていいです。

そして、②の書き換えもAIにやらせます。

【部品②を貼る】

【相手が実際に言っていたことを箇条書きで貼る】

上の”困りごと”の部品を、今回の相手が実際に言っていた言葉に寄せて書き換えてください。相手が使っていた表現をそのまま拾って、こちらの言葉に置き換えないでください。

これで、提案書は「よくある一般的な資料」から「うちのことを、ちゃんと聞いてくれている資料」に変わります。

作業時間は、実際にやってみると15分前後です。2時間半が15分になる。1件あたり2時間浮いて、月4件なら月8時間です。

しかも、その浮いた時間で商談の準備をしたり、現場を見に行ったりできる。資料を作るのが速くなることより、資料を作らずに済む時間ができることのほうが、経営には効きます。

営業マンを増やす前に、仕組みを作ってください。私がリフォーム業で営業マンを1人も雇わずに年商4.8億まで持っていけたのは、優秀な営業マンがいたからじゃないです。同じ説明を、毎回人の口でやらなくていい状態を作ったからです。

部品を持つと、「値段の勝負」から抜けられます

部品化の効果は、時短だけじゃないです。単価に効きます。

理由は、部品⑤にあります。

多くの会社は、お客さんに言われた通りの見積もりを1本だけ出します。すると、お客さんは何をするか。他社の見積もりと並べて、安いほうを選ぶんです。

これが相見積もりの構造です。1本しか出さないから、比較相手が他社になる。

そこで、梅・竹・松の3プランを出します。

• 梅：予算を抑えたい方向け。範囲や仕様を絞ったプラン
• 竹：ご要望どおりの標準プラン
• 松：プロとして推奨する、長い目で見て得になるプラン

3本出すと、お客さんの頭の中で比較相手が「他社」から「自社の3プラン」に変わります。「A社とB社、どっちが安いか」ではなく、「梅にするか、竹にするか」になる。この時点で、価格競争はほぼ終わっています。

そして実際には、真ん中の竹か、説明を聞いた松が選ばれます。安いから選ばれるのではなく、違いが説明されているから選ばれるんです。

言われた通りの見積もりを出す人は、業者です。プロとして「あなたの状況ならこっちです」と提案できる人は、先生です。

業者になるな、先生になれ。

そして、この「先生の説明」は、毎回口頭で頑張るものではありません。部品⑤として紙にしておけば、誰が説明しても同じ質になります。あなたが現場に出ている日でも、資料が代わりに説明してくれる。これが仕組みです。

同じ部品が、そのまま「スライド」にもなります

「うちは紙の提案書じゃなくて、パソコンの画面で説明するんだけど」という方もいると思います。それでも、やることは同じです。

部品を持っていれば、スライドはゼロから作らなくていいです。

順番はこうです。

1. 作った7つの部品を、順番どおりに1つのテキストにまとめる

2. AIに「この内容を、1枚1メッセージのスライド構成にしてください。1枚あたり見出し1行と、箇条書き3つまで」と頼む

3. 出てきた構成を、Canvaやスライド生成ツールに流し込んで見た目を整える

大事なのは、いきなり「スライド作って」と頼まないことです。中身を先に決めて、最後に見た目をつける。この順番を逆にするから、文字がスカスカのきれいな紙芝居ができあがります。

見た目のコツも、これだけ守れば十分です。

• 1枚に言いたいことは1つだけ。詰め込まない
• 色は3色まで。会社のロゴの色を使えばいい
• 1行は13文字くらいまで。長い文はしゃべりで補う

デザインが得意である必要はないです。中身は部品で決まっていて、見た目はツールが整えてくれる。あなたがやるのは、話す順番を決めることだけです。

紙で渡すか、画面で見せるか、はたまたPDFでメールに添付するか。渡し方が変わっても、部品箱は同じものが使えます。これが、部品で持つことのいちばん大きな利点です。

業種別｜まず作るべき「最初の1部品」はこれです

「7つも作れない」という方へ。最初の1つだけ決めておきました。

業種	まず作る部品	理由
工務店・リフォーム・内装	③解決の流れ	「工事が始まってから完了まで何が起きるか」がわからないことが、最大の不安だから
整体・美容・クリニック	⑥よくある不安と答え	「痛くないか」「何回通うのか」「その日で効果が出るか」が決め手になるから
士業・コンサル・保険	⑤料金3プラン	見えない商品ほど、値段の根拠が説明されないと選べないから
飲食・物販・小売	④実績・事例	「どんな人が使っているか」がそのまま安心材料になるから
Web・制作・撮影	④実績・事例	作品そのものが説得材料。バラバラに置かず1枚にまとめるだけで受注率が変わるから

私が支援した建築・内装工事の会社は、ネットからの反響が年間12件しかない状態でした。そこから、専門工事に特化した見せ方に変えたことで、毎月案件が入る状態になっています。

やったことの中心は、「うちはこれができます」を、毎回言い直さずに済む形にしたことです。特別な才能はいりません。Web知識ゼロの在宅パートスタッフの方でも、手順どおりでサイトを作って集客できています。センスの話じゃないんです。

作った部品を、パソコンの奥に眠らせないでください

最後に、置き場所の話です。

せっかく作った7つの部品を、パソコンのどこかのフォルダに入れて終わりにする人が本当に多いです。これでは「探す15分」が復活します。

置き方のルールは3つだけ。

• 1つのファイルにまとめる。部品ごとに見出しを付けて、上から順に並べる。フォルダを分けない
• スマホから見られる場所に置く（クラウドのメモアプリでもGoogleドキュメントでもいい）。移動中に思いついた1行を、その場で足せる状態にする
• AIのチャットにも、材料表と一緒に覚えさせておく。次から「いつもの流れの部品を、この会社向けに書き換えて」で通じるようになる

そのうえで、もう一歩進めてほしいことがあります。

部品③④⑥は、そのままホームページに載せてください。

「依頼から完了までの流れ」「施工事例」「よくあるご不安と答え」。この3つは、提案書に入れておくだけでは、目の前の1人にしか届きません。ホームページに置けば、あなたが寝ている間も、見ず知らずの見込み客に同じ説明をし続けてくれます。

資料はフロー、ホームページはストックです。同じ文章なのに、置き場所を変えるだけで、寿命がまったく違う。私がずっと「寝かせて稼ぐ」と言っているのは、こういうことです。

1回作ったものを、1回で捨てないでください。

部品化でやってはいけない、3つのこと

うまくいかない人には共通点があります。3つだけ挙げます。

1つ目は、数字を古いまま使い回すこと。

実績件数、施工年数、対応エリア、価格。これらは変わります。部品ファイルの一番上に「最終更新日」を書いて、3か月に1回だけ見直してください。古い数字が入った資料は、信用を落とします。

2つ目は、他社の事例や写真を借りてくること。

AIに事例を作らせると、それらしいものを書いてきます。自社で本当にやったことだけを載せてください。シンプルにまとめるのは表現ですが、なかったことを書くのは不誠実です。ここは一線です。

3つ目は、いきなり7つ全部を完璧に作ろうとすること。

これが一番多い失敗です。完璧に作ろうとして、結局1つもできないまま3か月経つ。

7割で出してください。部品は使いながら直すものです。実際に商談で使って、相手が引っかかったところを直す。そのほうが、机の上で考え抜いた完璧な資料より確実に良くなります。

デザインを凝る必要もないです。私は昔から「デザインよりも数字を見てください」と言っています。きれいな提案書じゃなく、決まる提案書です。

まとめ｜次の案件から、作り直すのをやめてください

長くなったので、今日の話をまとめます。

• 提案書が毎回ゼロからになるのは、能力ではなく「作品として作っている」から
• 資料は7つの部品でできている。うち5つは、案件が変わっても中身は変わらない
• 最初にやるのは指示出しではなく、材料を渡すこと。スマホに話すだけでいい
• 部品は1日1つ、AIに作らせる。7つ一気に作らせるとスカスカになる
• 案件ごとに差し替えるのは3か所だけ。2時間半が15分になる
• 料金は梅・竹・松の3プラン。比較相手が他社から自社に変わり、価格競争が終わる
• 数字・実績・保証は、必ず自分の目で確認する。たたき台はAI、最終判断は人間
• 部品③④⑥はホームページに載せる。資料はフロー、ホームページはストック
• 完璧を目指さない。7割で出して、使いながら直す

やることは、今日1つだけです。部品③「依頼から完了までの流れ」を、スマホに話してAIに書かせる。それだけで、次の提案書は確実にラクになります。

AIに詳しくなる必要はないです。必要なのは、毎回ゼロから作るのをやめる手順を、1回だけ決めることです。

そして、その全部のカギになるのが「AIに、自分の会社の情報を渡すこと」です。ここさえできれば、提案書も、見積書も、メールも、ホームページの文章も、全部があなたの言葉で出てくるようになります。