「これ、お願いできる?」

そう言って、スタッフや外注さんに仕事を渡した。3日後、上がってきたものを開いて、画面の前で固まる。

思っていたものと、違う。

言い直すのも気まずいし、直してもらう時間もない。結局その日の夜、自分で最初から作り直している。時計は22時を回っている。

「やっぱり、自分でやったほうが早いな」

そう思った経験、ありませんか。

でもこれ、あなたの説明が下手なわけでも、相手の能力が低いわけでもありません。頭の中にある「できあがりのイメージ」を、渡していないだけです。

あなたの頭の中には、完成形がはっきり見えています。誰に向けて、何を伝えて、どんな雰囲気で、いつまでに。でも相手に渡したのは「これ、お願いできる?」の一言だけ。相手は、あなたの頭の中を見ることができません。

だからこの記事では、頼む前に「頼み方の1枚」をAIに10分で作らせる方法をお伝えします。スマホに5行話すだけです。パソコンが苦手でも、文章を書くのが苦手でも、今日からできます。

そしてこれ、実はAIに仕事を頼むときのコツと、まったく同じ構造です。人への頼み方が上手くなると、AIの使い方も上手くなる。逆もまた同じです。その理由も、記事の中盤で説明します。

なぜ、頼んだのに「違うもの」が上がってくるのか

まず、犯人を間違えないでください。

やり直しが起きる原因は、相手のやる気でも、能力でもありません。渡した情報が足りていない。それだけです。

あなたの頭の中は、透明ではありません

「資料、作っておいて」と頼んだとします。

あなたの頭の中では、こうなっています。「来週、A社の部長に持っていく提案書。相手はコスト重視だから、まず価格の根拠から入って、そのあとに施工事例。全部で8枚くらい。堅めのトーンで」

相手が受け取ったのは「資料、作っておいて」の6文字です。

情報量が、100分の1になっています。この状態で「思っていたのと違う」と言うのは、相手にとってかなり理不尽な話なんですね。

「察してくれるはず」がいちばん高くつく

長く一緒にやっている相手ほど、この落とし穴にはまります。

「あの人なら分かってくれる」。この期待は、うまくいっているうちは効率的です。でも一度ズレると、修正のやり取りが3往復、4往復と続きます。気を使う分、直してほしいと言い出すのも遅れる。

やり直し1回のコストは、頼むときの10分より、はるかに高い。ここを計算に入れてください。

一度、時間で見てみます。

項目	かかる時間
最初に頼んだ時間	1分（「これお願い」）
相手が作った時間	3時間
ズレが判明してからの手直し	2時間（多くは社長が自分でやる）
気を使って伝え方を考える時間	30分
合計	5時間31分

一方、依頼書を作ってから頼んだ場合は、こうなります。

項目	かかる時間
スマホに5行話す	2分
AIに依頼書を作らせる	1分
中身を確認して直す	7分
相手が作った時間	3時間
手直し	10分
合計	3時間20分

差は、2時間11分。 これが月に4回あれば、月に約9時間、年に100時間以上です。しかも減るのは、いちばん消耗する「自分で作り直す夜」の時間です。

直接の言い直しは、相手のやる気を削ります

上がってきたものを見て、その場で「ここ違う、あそこも違う」と言う。これを何度かやられると、人は「どうせまた直されるから」と、手を抜くようになります。

サボっているわけではありません。先に基準を示さないまま、後から評価される仕事は、誰にとっても苦痛だからです。

私は20歳の頃からパソコンスクールで初心者にパソコン操作を教えてきましたが、これは教える場面でもまったく同じでした。できない人はいません。何を目指せばいいのかを、先に渡されていないだけです。

「頼み方」には、たった6つの中身しかありません

では、何を渡せばいいのか。

難しく考える必要はありません。どんな仕事でも、頼むときに必要な中身は6つだけです。

項目	中身	これがないと、こうなる
①目的	何のためにやるのか	指示通りだけど、使えないものが上がる
②相手・読み手	誰が見る・使うのか	自分たち目線の中身になる
③できあがりの形	枚数・分量・ファイル形式	大きすぎる・小さすぎるで作り直し
④参考にするもの	前回の◯◯と同じ、あの雰囲気で	ゼロから発明され、方向がズレる
⑤やらなくていいこと	ここは触らないで、これは不要	余計な仕事で時間を食う
⑥期限と、途中の見せどころ	いつまでに・どこで一度見せるか	完成してから全部やり直し

多くの人は、③と⑥だけを伝えています。「A4で1枚、金曜まで」。これだと、①②④⑤が全部抜けているので、ズレて当然です。

とくに効くのが⑤の「やらなくていいこと」と、⑥の「途中の見せどころ」です。

⑤は、相手の時間を守ります。良かれと思ってやった作業が全部ムダになる、というのがいちばん士気を落とします。

⑥は、やり直しの被害を10分の1にします。完成してから「違う」と言うから大惨事になる。2割できた時点で一度見せてもらうと決めておけば、ズレは2割で止まります。

【手順1】材料は、スマホに5行話すだけです

ここからが実践です。「6項目を全部書いてください」と言うと、まず続きません。書くのが仕事になってしまうからです。

だから、書きません。話します。

スマホのメモアプリでも、LINEの自分だけのグループでもかまいません。マイクのボタンを押して、こう話すだけです。

• 誰に頼むか（例：スタッフの田中さん／いつもの外注さん）
• 何を作ってほしいか（例：A社向けの提案書）
• それを誰が見るか（例：A社の部長、50代、コスト重視）
• 何のために使うか（例：来週の打ち合わせで、竹プランに決めてもらうため）
• いつまでに欲しいか（例：金曜の夕方まで）

これで5行です。移動中の車の中でも、現場からの帰り道でも終わります。

実際に話すと、こんな感じです。

「えーと、田中さんに頼みたい。A社向けの提案書。見るのはA社の部長で、50代でコスト重視の人。来週の打ち合わせで竹プランに決めてもらうのが目的。金曜の夕方までに欲しい」

きれいな文章である必要は、まったくありません。言い間違いも、言い直しも、そのままで大丈夫です。AIが整えます。

キーボードが苦手なのは、あなたの仕事の中身とは何の関係もありません。苦手なのは入力方法であって、判断でも経験でもない。だったら、苦手なところだけ道具に任せればいい話です。

そしてもうひとつ、大事な話をします。AIを触ったのに「使えない」と感じたことがある人は、ほぼ例外なくここでつまずいています。AIに、自分の情報を渡していないんです。

AIは、あなたの会社も、お客さんも、田中さんのことも知りません。だから何も渡さずに「依頼書を作って」と頼むと、どこかで見たような一般論が返ってきます。逆に言えば、この5行を渡すだけで、答えは一気に「あなたの現場の言葉」に変わります。

【手順2】AIに「頼み方の1枚」を作らせる

材料が集まったら、AIに投げます。ChatGPTでもGeminiでもClaudeでも、無料のもので十分です。

さっき話した5行を貼り付けて、その下にこの指示文をコピペしてください。

上の内容をもとに、社内スタッフまたは外注先に渡す「依頼書」を1枚分作ってください。

次の6項目を、この順番で見出しにして書いてください。

①目的（何のためにやるのか）

②見る人・使う人

③できあがりの形（分量・形式）

④参考にするもの

⑤やらなくていいこと

⑥期限と、途中で一度見せてもらうタイミング

条件：

・全体で500字以内。読むのに1分かからない長さにしてください。

・専門用語は使わず、その仕事を初めてやる人にも分かる言葉にしてください。

・私が話していない情報を勝手に補わないでください。埋められない項目は「【要確認】」と書いてください。

・最後に「この依頼で、あなたが分からない点・確認したい点を3つ挙げてください」という一文を入れてください。

30秒ほどで、A4に収まる依頼書が出てきます。

この指示文には、仕掛けが3つ入っています。

500字以内。長い依頼書は読まれません。読まれない依頼書は、無いのと同じです。

【要確認】を書かせる。ここがいちばん大事です。AIは、情報が足りないと自分で埋めてしまいます。もっともらしい嘘の数字や、実在しない社名が混ざる。それをそのまま外注さんに渡したら、間違ったまま完成品が出てきます。たたき台はAI、最終判断は人間。この順番だけは絶対に崩さないでください。

最後の一文。これで、相手からの質問を引き出します。理由は後で説明します。

実際に、こんな1枚が出てきます

先ほどの5行から出てくるのは、こういうものです。

【依頼書】A社向け 提案書の作成

①目的：来週の打ち合わせで、A社に竹プラン（標準プラン）で承認をもらうこと。その場で決めてもらうのがゴールです。

②見る人：A社の部長（50代）。コスト重視で、金額の根拠を気にされる方です。専門用語は通じない前提で作ってください。

③できあがりの形：A4スライド8枚以内。PowerPoint形式。1枚につき伝えることは1つだけにしてください。

④参考にするもの：前回のB社向け提案書と同じ構成・同じ色使いで。金額表の見せ方もそのまま流用してください。

⑤やらなくていいこと：デザインの作り込みは不要です。写真を新しく探す必要もありません。会社紹介は1枚で十分です。

⑥期限と、途中の見せどころ：金曜の夕方まで。ただし、水曜のお昼までに「見出しだけ」を一度見せてください。

※金額は【要確認】です。私が確定してから入れます。

この依頼で、分からない点・確認したい点を3つ挙げてください。

読むのに40秒もかかりません。でも、この40秒があるかないかで、金曜日の夜が変わります。

出てきたものを、そのまま渡してはいけません

チェックするのは、たった3つです。30秒で終わります。

1. 【要確認】が残っていないか。残っていたら、自分の言葉で埋める。

2. 数字・社名・金額が合っているか。ここだけは絶対に自分の目で確認する。

3. ⑤「やらなくていいこと」が具体的か。「余計なことはしない」では伝わりません。「デザインは触らなくていい」「写真は探さなくていい」まで書く。

この30秒を惜しんだせいで、3時間のやり直しが発生します。逆に言えば、30秒で3時間が守れます。

実は、AIへの指示と人への指示は「同じもの」です

ここまで読んで、気づいた方もいると思います。

さっきの6項目、AIに仕事を頼むときとまったく同じなんです。

人に頼むとき	AIに頼むとき
①目的	何のための文章か（成約・集客・説明）
②見る人	誰が読むか（年齢・立場・知識レベル）
③できあがりの形	何字で・何枚で・どんな形式で
④参考にするもの	前回の原稿・自社の実績・過去の資料
⑤やらなくていいこと	専門用語は使わない・煽らない・嘘を書かない
⑥期限と見せどころ	まず構成だけ出して、それから本文

つまり、AIに上手に頼めるようになった社長は、人にも上手に頼めるようになる。これは私が実際に何十社と見てきて、はっきり出ている傾向です。

「スライド作って」でスカスカになるのも、同じ理由

たとえば、AIに「提案書のスライドを作って」と頼んで、中身の薄いものが出てきた経験はありませんか。

原因は、まったく同じです。⑥がないんです。

いきなり完成品を頼むから、AIは全部を一度に発明しようとして、どこにでもある一般論を並べます。先に構成だけ出させて、そこでズレを直してから、本文を書かせる。この「途中の見せどころ」を挟むだけで、出てくるものの質が変わります。

人に頼むときの「2割で一度見せて」と、まったく同じ発想です。

資料づくりを人に任せるときは、ここだけ渡す

提案書やスライドを人に任せるなら、あなたが渡すべきは中身の判断材料です。見た目は、後からいくらでも直せます。中身がズレていたら、全部作り直しです。

渡すのは、この3つだけで足ります。

• 伝えたい結論（1文）：「うちは工期が他社より1週間短い」
• その根拠（2〜3個）：自社施工だから／職人が固定だから／過去◯件の実績
• 相手にしてほしいこと：竹プランで見積もりを承認してもらう

これを渡さずに「いい感じの提案書お願い」と言うと、きれいだけど何も刺さらない資料が上がってきます。きれいさは足せます。刺さらなさは、足せません。

場面別｜こう頼むと、やり直しがなくなります

業種と仕事の種類で、いちばん抜けやすい項目は違います。あなたの現場に近いものを見てください。

頼む仕事	いちばん抜けやすい項目	渡すと激変する一言
提案書・スライド作成	①目的と②見る人	「決めるのは50代の部長。コスト重視の人です」
チラシ・ホームページ制作	④参考と⑤やらないこと	「前回のチラシと同じ雰囲気で。写真は探さなくていい」
データ入力・事務作業	③形と⑥途中の見せどころ	「10件やった時点で一度見せてください」
現場作業・施工	⑤やらなくていいこと	「この範囲だけ。隣の壁は触らないでください」
SNS・ブログの投稿代行	②読み手と④参考	「読むのは地元の50代。前回のこの投稿と同じ調子で」

共通しているのは、「相手が判断に迷う場面」を先に埋めているという点です。

人は、迷ったときに自分の常識で埋めます。その常識があなたと違うから、ズレる。だったら、迷いそうな場所を先に潰しておけばいい。それだけの話です。

社外に頼むときは、社内より「2つ多く」渡してください

外注さんやパートナー会社に頼むときは、6項目に2つ足してください。社内なら空気で伝わることが、社外では一切伝わらないからです。

⑦修正は何回までか

ここを決めずに始めるから、「まだ直すんですか」という空気になります。「修正は2回まで、それ以上は別途相談」と最初の紙に書いておく。これは相手を縛るためではなく、お互いが気持ちよく終わるための線引きです。書いてあれば、2回目の修正も遠慮なく頼めます。

⑧できあがったものを、どう使うか

チラシのデータをホームページにも使いたい、撮ってもらった写真をSNSにも載せたい。これを後から言うと、追加費用の話になったり、断られたりします。使う予定は、最初に全部言ってください。 後出しほど高くつくものはありません。

そしてもうひとつ。外注先に丸投げした瞬間、あなたの会社にノウハウは1つも残りません。

外注は使うべきです。自分でやるより速いし、質も高い。でも「何をどう頼んだか」の1枚だけは、必ず自社に残してください。その紙が溜まっていけば、外注先が変わっても、担当者が辞めても、同じ品質のものが出てきます。

外注先を替えられなくなった会社は、実質的に下請けと同じ立場です。 頼み方の型を持っている側が、主導権を持ちます。

相手が「何も聞いてこない」ときこそ、危ないです

依頼書を渡して、相手が「はい、分かりました」とだけ言って去っていく。

一見スムーズですが、これがいちばん危険な合図です。

本当に理解した人は、必ず質問が出ます。「この部分は前回と同じ形式でいいですか」「◯◯の場合はどうしますか」。質問が出るのは、相手が完成形を頭の中で組み立て始めた証拠なんです。

質問がゼロということは、まだ何も考えていないか、聞きづらい空気になっているかのどちらかです。

だから手順2の指示文で、依頼書の最後に「分からない点を3つ挙げてください」という一文を入れました。これは質問することを、こちらから許可しているという意味です。

聞き返してこない相手を責めないでください。聞ける空気を作らなかった側の問題です。

そしてもうひとつ。修正を伝えるときは、人ではなく「紙」を直してください。

「ここ違うよ」と本人に言うのではなく、依頼書の該当項目を書き足して、もう一度渡す。「⑤に1つ追加します。表紙のロゴは触らなくて大丈夫です」。これだけで、指摘が人格攻撃になりません。同じ内容でも、伝わり方がまったく変わります。

その1枚を、一回きりで終わらせないでください

ここまでで、やり直しは大幅に減ります。でも、本当の価値はこの先にあります。

依頼書は、捨てずに溜める

一度作った依頼書は、消さずに1つのフォルダに入れてください。

次に同じ種類の仕事を頼むときは、日付と社名を変えるだけです。1回目は10分かかりますが、2回目からは2分で終わります。

これを1年続けると、あなたの会社には「仕事の頼み方の型」が20も30も溜まります。これは寝かせて稼ぐ資産です。毎回ゼロから説明するのは、その場で消えていくフロー労働。型として残せば、ストック資産になります。

誰が頼んでも、同じ質になります

型が溜まると、頼むのがあなたである必要すらなくなります。

私自身、リフォーム業を実質少人数の体制で年商4.8億円まで持っていきましたが、これは営業がうまい人を集めたからではありません。同じ説明を、毎回人の口でやらなくていい状態を作ったからです。

Web知識ゼロの在宅パートの主婦の方が、マニュアルに沿って集客サイトを作り、実際に問い合わせを獲得した事例もあります。センスでも才能でもない。渡すものが決まっていれば、誰がやっても同じ結果が出るというだけの話です。

人を増やす前に、仕組みを作ってください。順番が逆になると、人を増やすたびに社長の説明時間が増えていきます。

よく聞かれる説明は、ホームページに置く

外注先やお客さんに、毎回同じ説明をしていませんか。「うちの工事の流れは」「お願いする前に用意していただくものは」。

その説明も、依頼書と同じ発想でホームページに置いてください。ホームページは名刺ではなく、24時間働く営業マンです。あなたが寝ている間も、同じ説明を同じ質でやり続けてくれます。

口頭の説明はフロー。ページに置けばストック。一度作ったものを、一度で捨てないでください。

仕事を頼むときに、やってはいけない3つ

最後に、これだけは避けてください。

①「いい感じで」を使わない

いちばん怖い言葉です。渡した側は伝えたつもりになり、受け取った側は判断を丸投げされています。せめて「前回のこれと同じ感じで」と、実物を1つ添えてください。抽象的な言葉は、参考物1つで置き換えられます。

②AIが書いた依頼書を、確認せずに渡さない

繰り返しますが、AIは知らないことを埋めてしまいます。金額・社名・日付・数量。この4つだけは、必ず自分の目で確認してから渡してください。間違った依頼書は、間違った完成品を確実に生みます。

③最初から完璧な依頼書を作ろうとしない

6項目のうち、埋まるのが4つでも構いません。7割の状態で渡して、相手の質問で残りを埋めていく。これがいちばん速い。完璧な依頼書を作ろうとして、渡すのが3日遅れるほうが損失です。デザインよりも数字を見るのと同じで、依頼書も見た目の完成度ではなく、やり直しが減ったかどうかで判断してください。

まとめ｜次に何かを頼むとき、10分だけ前に使ってください

長くなったので、要点だけまとめます。

• やり直しは、相手の能力ではなく「渡した情報の量」で起きる
• 頼むときに必要な中身は6つだけ（目的／見る人／形／参考／やらないこと／期限と途中の見せどころ）
• とくに抜けやすいのは⑤「やらなくていいこと」と⑥「2割で一度見せて」
• 材料は書かない。スマホに5行話すだけ
• AIに指示文をコピペして、500字の依頼書を10分で作らせる
• 【要確認】は必ず自分の言葉で埋める。たたき台はAI、最終判断は人間
• AIへの頼み方と人への頼み方は、まったく同じ6項目
• 「スライド作って」がスカスカになるのは、途中の見せどころがないから
• 質問が出ない相手がいちばん危ない。聞ける空気を先に作る
• 修正は人ではなく「紙」を直す
• 作った依頼書は捨てずに溜める。2回目からは2分で終わる

今日やることは、ひとつだけです。次に誰かに頼もうと思っている仕事について、スマホに5行話す。 それだけで構いません。

そして、この記事の全部のカギは、たったひとつのことに集約されます。AIに、自分の情報を渡すこと。 会社のことも、お客さんのことも、現場のことも渡さずに使うから、一般論しか返ってこない。渡し方さえ分かれば、AIはあなたの言葉で書き始めます。

その渡し方を、パソコンが苦手な方でも分かる順番で、無料の7大特典にまとめました。AIの選び方から、話すだけで文章にする方法、AIをあなた専属のゴーストライターにする手順、そのまま使えるプロンプト15選まで入っています。