最近、「AIで提案書を作りました」「AIでチラシを作りました」という話、よく見かけますよね。

でも、正直に聞きます。

その提案書、ちゃんと通ってますか？

たぶん、半分くらいの方は「作ったのに、思ったほど決まらない」と感じているはずです。理由は、提案の腕が悪いからじゃないです。そもそも、提案を作るための材料が、お客さんから取れていないからです。

初回の打ち合わせ。何を聞くかが毎回バラバラ。話が盛り上がった日は聞き漏らし、緊張した日は聞きすぎて疲れさせる。帰ってから「あ、あれ聞いてない」と気づいて、電話をかけ直す。そこで出てきた条件で、見積もりを作り直す。

この往復が、そのまま利益を削っています。

だからこの記事では、「初回の打ち合わせで聞くこと15個」を1枚の紙にして、AIに15分で作らせる方法を、順番どおりに全部書きます。

パソコンが苦手でも大丈夫です。やることは、スマホに5行しゃべって、AIに投げるだけ。難しい設定も、専門用語も要りません。

提案が通らない原因は、資料じゃなくて「聞き方」です

私は今まで、リフォーム、印刷・広告、美容、結婚相談所と、業種の違う会社をいくつも回してきました。年商4.8億、経常利益10%以上、営業マンはゼロ。年間1000件規模の問い合わせを、Webから取ってきました。

その中で、はっきり分かったことがあります。

受注率の差は、提案書のデザインでは決まらないです。

決まるのは、その手前。

「聞けているか、聞けていないか」。ここです。

考えてみてください。同じ工事、同じ商品でも、お客さんによって欲しい理由は全然違います。予算が最優先の人もいれば、工期が最優先の人もいる。奥さんに反対されているから材料が欲しい人もいる。

その違いを聞かずに提案書を作ると、どうなるか。

「一般的にはこうです」という提案しか出せません。

これ、AIが悪いわけでも、あなたの腕が悪いわけでもないです。材料を持って帰ってきていないだけなんです。

そして材料が「金額」しかないと、お客さんは金額でしか比べられません。相見積もりで負ける会社は、たいていここでやられています。

「その場の空気」で聞く人は、毎回結果が変わります

打ち合わせが得意な社長ほど、この落とし穴にハマります。

話がうまいので、その場は盛り上がる。お客さんも楽しそうに話す。ところが会社に戻ると、手元に残っているのはメモ書き3行と、雰囲気の記憶だけ。

翌週、別のお客さんのところに行くと、また違う話の流れになる。聞いた項目が違う。だから見積もりの精度も、提案の切り口も、毎回バラバラになります。

これ、才能の問題じゃないです。

聞く順番を、紙に固定していないだけです。

私はずっと「やる気」より「仕組み」を信じています。気合いを入れれば聞き漏らさない、という話ではないんですよ。紙を1枚持っていくかどうか、それだけの話です。

聞き漏らしは、あとから3つの形で請求書に化けます

「まあ、あとで電話すればいいか」。

そう思っている方に、はっきり言います。聞き漏らしはタダじゃないです。必ず、次の3つのどれかであなたの粗利から引かれます。

聞き漏らしが化けるもの	現場で起きること	失うもの
手戻り	条件が後から出てきて、見積もり・図面・工程を作り直す	作業時間（1件あたり2〜5時間）
値引き	途中で条件が増えたのに、言い出せず自社で飲む	粗利（1件あたり数万〜数十万）
失注	「話が早い他社」に決まる。お客さんは”分かってくれた感”で選ぶ	売上そのもの

特にきついのが真ん中の「値引き」です。

契約したあとに「あ、これも入ってますよね？」と言われる。最初に聞いていなかったので、こちらも強く出られない。結局、サービスで飲む。

1件で3万円だとします。月に5件あれば15万円。年間180万円です。

これ、社員を1人増やすかどうかで悩む金額と、そんなに変わらないですよね。

「聞けていない」は、社長本人が一番気づきにくい

もうひとつ厄介なのは、聞き漏らしは指摘されないことです。

お客さんは「あなた、○○を聞き忘れていますよ」とは言ってくれません。ただ静かに、別の会社に決めるだけです。

だから多くの社長は、失注した理由を「値段が高かったから」だと思い込みます。

違うことが多いです。

値段しか比べる材料がなかったから、値段で負けたんです。

業者は”説明”から入り、先生は”問診”から入ります

私がいつも言っていることがあります。

業者になるな、先生になれ。

この違い、どこに出ると思いますか？

打ち合わせの最初の5分です。

業者は、自社の説明から入ります。「うちはこういう会社で、こんな実績があって、こういう商品があって……」。

先生は、質問から入ります。「今、一番困っているのはどこですか」「いつまでに終わっていてほしいですか」「これ、決めるときに他に相談される方はいらっしゃいますか」。

医者を思い出してください。

診察室に入っていきなり「うちの病院は最新のMRIがありまして」と語り出す医者、いないですよね。まず問診です。

問診をする人が、先生です。

そして問診をきちんとやった医者が出す処方には、患者は文句を言いません。「聞いてもらった上での結論」だからです。

見積もりも、まったく同じ構造です。

質問には、もうひとつの効果があります

いい質問には、隠れた効果があります。

お客さんが、自分では気づいていなかった問題に気づくことです。

「10年後もこの状態で使い続けますか？」と聞かれて、初めて「あ、そこまで考えてなかった」となる。

この瞬間、あなたのポジションは「見積もりを出す業者」から「相談する相手」に変わります。

聞くことは、こちらが情報をもらう行為であると同時に、こちらの専門性を見せる行為でもあるんです。

だから質問シートは、営業トークが苦手な人ほど効きます。しゃべりで勝負しなくていいからです。

質問シートは、たった6つの箱でできています

では、何を聞けばいいのか。

業種は違っても、必要な箱は同じです。この6つです。

箱	聞くこと	これが抜けると
① 現状	今どうなっているか。困っていることは何か	提案が一般論になる
② ゴール	終わったあと、どうなっていてほしいか	「安いほう」で比較される
③ 期限	いつまでに。なぜその時期か	工程が組めない・急な特急対応になる
④ 予算	いくらくらいを想定しているか。上限はどこか	見積もりを出した瞬間に終わる
⑤ 決め方	誰が決めるか。他に相談する人はいるか	持ち帰られて連絡が途絶える
⑥ 不安	過去に嫌な思いをしたことは。心配な点は	価格以外の判断軸を作れない

この6つの箱に、2〜3個ずつ質問を入れる。それで15個前後になります。

15個です。100個は要りません。

多すぎる質問シートは、現場で使われないんですよ。使われない紙には、1円の価値もないです。

④の「予算」を聞けない人が多すぎます

6つの箱のうち、日本の社長が一番苦手なのが④予算です。

「お金の話を最初にすると、感じが悪いんじゃないか」。そう思いますよね。

逆です。

予算を聞かないまま作った見積もりは、当たるか外れるかの博打になります。外れたら、そこから値引き交渉が始まる。これが一番、感じが悪い展開です。

聞き方を変えれば大丈夫です。

「ご予算、だいたいでけっこうです。この範囲なら進められる、という上限だけ先に教えていただけますか。そこに合わせて3パターン作ってお持ちします」

これなら、ほとんどのお客さんは答えてくれます。「合わせて作る」と先に言っているからです。

そして、ここで聞いた予算があるから、松竹梅の3案が作れます。

• 梅：予算を最優先して、範囲を削ったプラン
• 竹：ご要望どおりの標準プラン
• 松：プロとして本当におすすめするプラン

3案あると、お客さんの頭の中は「他社と比べる」から「この中のどれにするか」に切り替わります。相見積もりが効かなくなるのは、この瞬間です。

⑤の「誰が決めるか」も同じくらい大事です。ここを聞いていないから、「社内で検討します」「家族と相談します」のあと、連絡が来なくなるんです。

手順｜スマホに5行話すだけで、AIに質問シートを作らせる

ここから実務です。

やることは4ステップ。慣れれば15分で終わります。

ステップ1｜スマホに5行しゃべる（3分）

パソコンを開かなくていいです。キーボードも叩かなくていいです。

スマホのメモアプリを開いて、マイクのボタンを押して、これだけしゃべってください。

• 何屋か（例：福岡でマンションの内装リフォームをやっています）
• 誰が客か（例：築15〜25年の分譲マンションに住んでいる40〜60代のご夫婦）
• 一番よくある依頼（例：水回りとクロスの一括リフォーム、80万〜300万）
• よく起きるトラブル（例：管理組合の申請を後から知って工期がずれる）
• 契約までの流れ（例：問い合わせ→現地調査→見積もり→契約、平均3週間）

これで十分です。きれいにしゃべる必要はないです。「えーと」が入っていても、AIは読み取ります。

職人さんや現場に出ている社長は、車の中で信号待ちのあいだにしゃべってしまってください。私の周りの社長は、だいたいこれをやっています。

ステップ2｜AIに質問シートを作らせる（5分）

ステップ1でしゃべった内容を、ChatGPTでもGeminiでも、使っているAIにそのまま貼り付けます。そのあと、この指示文を続けて入れてください。

上の情報をもとに、初回の打ち合わせで使う「ヒアリングシート」を作ってください。

条件：

・質問は全部で15個以内。多くしないこと

・次の6つの見出しに分けること（現状／ゴール/期限/予算/決め方/不安）

・お客さんがその場で口頭で答えられる質問だけにすること

・専門用語は使わず、お客さんが普段使う言葉で書くこと

・各質問の下に、答えを書き込む空欄を1行入れること

・A4の紙1枚に収まる分量にすること

・私の業種で特に聞き漏らしやすい項目があれば、それも入れて理由を書くこと

ポイントは最後の1行です。

「聞き漏らしやすい項目を出して」と頼む。

これを入れると、自分では思いつかない質問が2〜3個出てきます。だいたい当たっています。私が試したときは「工事中、在宅されますか？それとも留守にされますか？」が出てきました。地味ですが、工程と養生の手間が変わる、まさに現場の質問です。

ステップ3｜自分の言葉に直す（5分）

AIが出した質問は、そのままでは使えません。

なぜか。

きれいすぎるからです。

「ご要望の詳細についてお聞かせいただけますでしょうか」みたいな文が並びます。これ、現場でしゃべると他人行儀に聞こえるんですよ。

直すのは3か所だけでいいです。

• 語尾を、自分が普段しゃべる形に変える（「〜でしょうか」→「〜ですか？」）
• 専門用語を、お客さんの言葉に変える（「施工範囲」→「どこまでやるか」）
• 数字が入る質問には、選択肢を入れる（「予算は？」→「50万まで／100万まで／200万以上、だいたいどれですか？」）

選択肢を入れるのは、けっこう効きます。金額をゼロから言うのは誰でも抵抗がありますが、選ぶだけなら答えやすいからです。

なお、AIが数字や制度の話を書いてきたときは、そのまま信用しないでください。補助金の名前、法定の期間、材料の耐用年数。この手はAIが平気で間違えます。たたき台はAI、最終判断は人間。ここは絶対に崩さないでください。

ステップ4｜印刷して、クリップボードに挟む（2分）

最後です。

紙で持っていってください。

タブレットでもスマホでも動きますが、初回はまず紙をおすすめします。理由は3つあります。

• 手元を見ながらでも、お客さんの顔から視線が外れにくい
• 書き込んだ紙が、そのまま社内の記録になる
• 「ちゃんと準備してきた人」に見える

3つ目、バカにできないですよ。

同じことを聞いても、手ぶらで聞く人と、専用の紙を持ってきて記入しながら聞く人では、受け取られ方がまったく違います。

できあがった15個から、さらに削ります

シートができると、うれしくなって質問を足したくなります。

やめてください。

打ち合わせは尋問じゃないです。質問が多すぎると、お客さんは「調べられている」と感じます。

削る基準は、この3つです。

• その場で答えられない質問は削る（「10年後の予定は？」など。宿題として後日でいい）
• こちらが調べれば分かる質問は削る（築年数、間取り、会社の業種。事前に調べていくのがプロ）
• 答えを聞いても提案が1ミリも変わらない質問は削る

3つ目が一番大事です。

質問シートは、アンケートじゃないです。提案を変えるための質問だけを残してください。

「その場では全部聞けなかった」ときの正解

現場では、話が脱線して全部聞けないことがあります。それでいいです。

大事なのは、帰る前に「残りは3つです」と伝えておくこと。

「あと3点だけ、確認させてください。今すぐでなくて大丈夫です。明日メールでお送りしますので、分かる範囲で返していただけたら、それに合わせて3パターン作ってお持ちします」

こう言っておけば、追加の電話が「聞き忘れの尻ぬぐい」ではなく「約束していた次の一歩」になります。印象がまるで違います。

聞いた内容は、そのまま見積書と提案書に化けます

ここが一番おいしいところです。

書き込んだ質問シートは、そのまま次の3つの材料になります。

使い道	やり方
見積書の備考欄	記入済みシートを撮影→AIに「この内容を見積書の備考欄の文章に整えて」
松竹梅の3案	「この条件で、松竹梅の3プランを作って。各プランの違いを1行ずつで」
提案書のスライド	「この内容を、A4横4枚のスライド構成に。1枚1メッセージ、見出しは13文字以内」

現地でメモした内容を見積書の備考に整えさせる。これ、私が昔からやっている一番泥臭くて一番効くAI活用です。手で打ち直す時間がまるごと消えます。

提案スライドを作るときのコツ

「AIでスライドを作ろう」と思って、いきなり「提案書を作って」と頼む人が多いです。

これ、スカスカの資料しか出てきません。

順番があるんですよ。

1. 前提を渡す（記入済みの質問シートを、そのまま貼る）

2. 本文を作らせる（まず文章で。構成と中身を確定させる）

3. 最後にスライドの形にする（見出し・箇条書き・枚数を指定）

いきなり3から入るから、中身のない資料が出てくるんです。

中身が先、見た目は後。

ここを守るだけで、出てくる資料の質が変わります。ツールは何でもいいです。ChatGPTで十分ですし、清書はCanvaでもGoogleスライドでもPowerPointでも構いません。ツール選びで悩んでいる時間があったら、質問シートを1枚作ったほうが売上に近いです。

そしてスライドを作るときも、盛らないでください。書いていいのは、シートに書き込んだ事実だけ。金額・年数・件数・％・制度名は、必ず社長が最終確認してください。ここを盛ると、あとで全部返ってきます。

業種が違っても、変わるのは「6つ目の箱」だけです

「うちの業種でも同じですか？」とよく聞かれます。

同じです。6つの箱は変わりません。変わるのは、⑥不安の箱に入れる質問だけです。

ここに業種特有の「過去に嫌な思いをしたポイント」を入れておくと、シートが一気に自社仕様になります。

業種	⑥不安の箱に必ず入れる質問
リフォーム・工務店	前回どこかに頼んで、嫌だったことはありますか／工事中は在宅ですか、留守にされますか
士業	今までどこかに相談されましたか／どこまで自分でやりたいですか
整体・治療院	過去に通われて、途中でやめた理由はありますか／今日、一番つらいのはどの動きですか
美容・サロン	前のお店で「これは違った」と思ったことはありますか／どのくらいの頻度で通えますか
教室・スクール	過去に途中で挫折した経験はありますか／1週間でどれくらい時間が取れますか
Web制作・広告	前のホームページで、一番不満だった点はどこですか／社内で更新される予定はありますか

見ていただくと分かりますが、全部「過去の失敗」を聞いています。

これ、意図があります。

人は、欲しいものより、避けたいもののほうがはっきり答えられるからです。「どんな家にしたいですか」と聞かれても言葉に詰まりますが、「前回どこが嫌でしたか」なら5分でも話してくれます。

そして、その「嫌だったこと」を避ける提案を出せば、それだけで他社と差がつきます。値段の話にすらならないことがあります。

質問を1つだけ増やすなら、これです

もし1つだけ足すなら、これを入れてください。

「今日、もし何も決めずに帰られるとしたら、その理由はなんだと思いますか？」

ちょっと変わった質問ですよね。でも、これが一番刺さります。

お客さんは、頭の中にある「決められない理由」を口に出してくれます。予算なのか、時期なのか、家族なのか、うちを信用しきれていないのか。

そこが分かれば、次に用意すべき資料が確定します。

追いかけなくていいんです。用意するものが分かれば、それで済みます。

やってはいけないことが、3つあります

質問シートで失敗するパターンは、だいたいこの3つです。

1. AIが作った文章を、そのまま読み上げる

一番多い失敗です。

紙に書いてある文をそのまま読むと、お客さんは「マニュアルを読まれている」と感じます。冷たいです。

質問シートはカンペであって、台本じゃないです。順番を思い出すためのもの。しゃべるのは自分の言葉で。

2. 全部の欄を埋めようとする

埋まらない欄があってもいいんです。

むしろ、埋まらなかった欄こそ、次にやることのリストです。「決裁者が誰か」が空欄のまま帰ってきたなら、それが次回の最優先事項です。

3. 聞いたのに、残さない

これが一番もったいないです。

書き込んだシートを、契約が終わったら捨てていませんか。

捨てないでください。

10枚たまると、あなたの会社の「お客さんの本音リスト」になります。同じ不安が3回出てきたら、それはホームページに載せるべき内容です。

SNSに書いた内容は3日で流れます。でもホームページに載せた「よくある不安と、その答え」は、24時間、勝手に説明し続けてくれます。ホームページは名刺じゃなくて、24時間働く営業マンです。

フローで消えるか、ストックで積むか。同じ1回の打ち合わせでも、残し方でここまで変わります。

1枚あると、あなたが行かなくても同じ質になります

最後に、この話の本当の狙いを書きます。

質問シートを作る目的は、あなたの打ち合わせがうまくなることじゃないです。

あなた以外の人が行っても、同じ材料を持って帰ってこられるようにすることです。

私が営業マンを雇わずに年商4.8億まで来られたのは、才能があったからじゃないです。「誰がやっても同じ結果が出る形」を先に作ったからです。

考えてみてください。

社長のあなたは、たぶん打ち合わせが上手です。20年やってきたんだから当然です。でもその腕は、あなたの頭の中にしかない。だから、あなたが行けない案件は取れない。人を入れても、同じ質にならない。

これが、会社が社長のキャパで頭打ちになる正体です。

紙が1枚あると、ここが変わります。

• 入って3か月のスタッフでも、6つの箱は埋めて帰ってこられる
• 社長は、埋まったシートを見て判断するだけになる
• 判断だけなら、10分で終わる

手を動かす人から、決める人へ。

これ、AIの世界でもまったく同じことが起きています。役割と手順を書いた紙を1枚渡すと、AIはその役になりきって動きます。逆に、紙を渡さずに毎回ゼロから指示していると、いつまでも自分が作業者のままです。

人に頼むときも、AIに頼むときも、渡す紙は同じ形なんですよ。

だから、最初の1枚を作る価値があるんです。

今日、これだけやってください

全部やろうとしなくていいです。

今日やるのは1つだけ。

スマホを開いて、さっきの5行をしゃべる。

それだけです。5行しゃべって、AIに貼って、出てきた15個を眺めてみてください。「うちだったら、これは要らないな」「あ、これ聞いてなかった」が必ず出てきます。

そこからが本番です。

やるか、やらないか。それだけの話です。

まとめ

• 提案が通らない原因は資料の出来ではなく、初回に聞けていないこと
• 聞き漏らしは、手戻り・値引き・失注の3つで必ず粗利から引かれる
• 業者は説明から入り、先生は問診から入る
• 質問は6つの箱（現状／ゴール／期限／予算／決め方／不安）に、15個で足りる
• 作り方は4ステップ。スマホに5行しゃべる→AIに指示→自分の言葉に直す→印刷する
• 予算と決裁者を聞けているかどうかで、松竹梅の3案が出せるかが決まる
• 書き込んだシートは、見積書の備考・3プラン・提案スライドにそのまま化ける
• 中身が先、見た目は後。数字と制度名は必ず社長が最終確認する
• 溜まったシートは、ホームページに載せて24時間働く資産にする
• 本当の目的は、社長が行かなくても同じ材料が集まる会社にすること

紙1枚です。作るのに15分です。

でもこの1枚がないから、多くの会社が毎月、電話をかけ直して、値引きを飲んで、値段だけで比べられています。

脳に汗をかくのは、最初の15分だけでいいんですよ。あとは仕組みが勝手に回してくれます。