提案書を送った。見積書も添えた。あとは返事を待つだけ。

そういう日、ありますよね。

でも3日経っても返信が来ない。こちらから電話すると「あ、すみません、まだちゃんと見れてなくて」と言われる。あの一言、地味に効きます。

多くの社長さんは、ここで資料の中身を疑い始めます。提案が弱かったのか、金額が高かったのか、もっと事例を足すべきだったのか、と。

でも、たいていの場合、原因はもっと手前にあります。

そもそも、あなたの資料は「まだ開かれていない」だけです。

正確に言うと、一度は開かれています。ただし、机の上のパソコンではなく、移動中のスマホで。そして小さすぎて読めなかったので、「あとでパソコンで見よう」と閉じられて、そのまま忘れられています。

これ、資料の質の問題じゃないです。届け方の問題です。

だからこの記事では、今すでに手元にある資料を作り直さずに、AIに貼るだけで「スマホの1画面で中身が伝わる3行」と「表紙1枚」を20分で用意する手順をまとめました。

パワーポイントを開き直す必要もありません。デザインの勉強もいりません。すでにあるファイルをそのままコピーして、AIに貼るところから始めます。

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送った資料は、机の上では開かれていません

まず、ここを認めるところから始めます。

相手が「あなたの資料」を開く場所

考えてみてください。あなたが提案書を送る相手は、社長か、決裁権のある責任者です。

その人が、1日のうちで一番落ち着いてパソコンの前に座っているのは、いつですか。

たぶん、朝でも昼でもないです。現場を回って、電話に出て、来客に対応して、夕方以降にようやくメールを開く。しかもその前に、信号待ちや電車の中や、昼の弁当を食べながら、スマホの通知を親指でスクロールしています。

あなたの提案書は、その親指の途中に混ざっています。

ここ、かなり大事です。相手はあなたの資料を「読む時間」を作ってから開いているわけじゃないです。他の連絡の合間に、スマホでちらっと開いています。

A4の資料を、スマホで開くとどうなるか

やってみるとすぐ分かります。この記事を読み終わったら、直近でお客さんに送った資料を、自分のスマホに送ってみてください。

たぶん、こうなります。

• 1枚目が全画面に表示されるが、会社ロゴと「ご提案書」の文字しか見えない
• 本文の文字が小さすぎて、指で拡大しないと読めない
• 拡大すると今度は横にはみ出して、左右にも動かさないと1行が読めない
• 表が入っているページは、拡大しても列がずれて意味が取れない
• 5ページ目まで行く前に、他の通知が来て閉じる

これが、送った資料の実際の見られ方です。

紙で渡していた時代は、相手はA4の紙を手に持って、上から下まで一度に見ていました。今は、A4を郵便切手くらいのサイズで見せられて、そこから指で拡大している状態です。

同じ資料でも、届く量が全然違うということですね。

「確認しておきます」は、まだ開いていないという意味です

もう一つ、はっきり言っておきます。

「確認しておきます」「社内で見てみます」という返事は、多くの場合「まだ中身を把握していません」という意味です。

悪意はないです。忙しいだけです。ただ、把握されていない資料は、社内で誰にも説明されません。決裁の場に出てこないまま、他社の話だけが進むことがあります。

しかも、断られたときにその理由は表に出てきません。「今回はご縁がなくて」で終わります。読まれなかったせいで負けたのか、内容で負けたのか、こちらには一生分かりません。

だから、内容を良くする前に、開いた瞬間に中身が伝わる状態を作る。順番はこっちが先です。

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返事が来ない資料には、共通点が3つあります

私がクライアント企業の資料を見せてもらうと、返事が止まりやすい資料には、だいたい同じ特徴があります。3つだけ挙げます。

①1枚目が「表紙」で終わっている

一番多いのがこれです。

1枚目に、会社ロゴ、「〇〇様 ご提案書」、日付、担当者名。きれいです。でも情報がゼロです。

スマホで開いた相手が最初に見る1画面が、ここです。中身の話が1文字も入っていない画面を、一番いい場所に置いているわけです。

もったいないです。表紙は必要ですが、表紙だけで1画面を使い切ってはいけないです。

②結論が、3枚目より後ろにある

現状分析、課題の整理、当社の強み、実績紹介、そしてようやく提案内容と金額。

構成としては丁寧です。対面で説明するなら、この順番でいいです。隣に座って、めくりながら話せますから。

でも送りつけた資料は、隣に誰もいません。相手は説明なしで、勝手にめくる必要があります。3枚目までに「で、いくらで何をしてくれるの？」が分からないと、そこで止まります。

説明する前提の資料を、説明なしで送っている。ここがズレています。

③メール本文が「ご確認ください」の1行

これも本当に多いです。

「お世話になっております。先日の件、資料をお送りします。ご確認ください。」

添付3ファイル。以上。

相手は添付を開かないと何も分かりません。開かないと分からない資料は、開かれないまま置かれます。

逆に言うと、メール本文に3行あるだけで、添付を開く前に判断できるようになります。ここが今日の本題です。

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【手順1】貼る（10分）｜出来上がった資料をAIに渡して「3行」を作らせる

ここからは作業です。新しく資料を作りません。すでにある資料をコピーして、AIに貼るだけです。

まず、コピペで使える「前提4行」

いきなり「要約して」と頼むと、なんか一般論が返ってきます。「本提案は御社の課題解決に貢献します」みたいなやつです。あれ、使えないです。

理由は簡単で、AIはあなたの会社も、相手のことも、この案件の背景も知らないからです。だから先に渡します。

AIの入力欄に、これを先に貼ります。

【前提】

1. 相手：〇〇工業 △△社長（決裁者本人／設備の入れ替えを検討中）

2. 送るもの：改修工事の提案書（全12ページ）と見積書

3. こちらが一番伝えたいこと：既存設備を全部替えず、2工程だけ替えれば同じ効果が出る

4. 相手が一番気にしていること：止められる期間と、総額

4行です。これをキーボードで打つのが面倒なら、スマホの音声入力で話してください。神谷式のAI活用は、キーボードを叩く必要はないです。現場から車に戻った10分で、話しながら作れます。

そのまま貼れる指示文

前提4行の下に、これを続けて貼ります。そのあとに、資料の本文をコピーして貼り付けます。

【指示】

以下の資料を、スマホの画面1つで読める形に変換してください。

出力は次の3つだけ。

① メール本文用の3行（1行40字以内。1行目=何の資料か、2行目=結論と金額、3行目=次にしてほしいこと）

② 資料の1枚目に載せる見出し1本（20字以内）と、その下に置く箇条書き3点（各25字以内）

③ この資料を読んだ相手が最初に聞いてきそうな質問を3つ

条件：

・資料に書かれていない数字、金額、納期、条件は絶対に足さないでください

・元の資料にない内容を推測で補わず、不明な点は【要確認】と書いてください

・専門用語は、その業界の人以外にも通じる言葉に置き換えてください

・「ご提案」「最適な」「貢献します」といった、意味の薄い言葉は使わないでください

【資料本文】

（ここに資料の文字をそのまま貼る）

パワーポイントなら全スライドを選択してコピー、Wordならそのまま全選択でいけます。PDFしか手元にないなら、PDFファイルをそのままAIに読み込ませても構いません。

10分あれば終わります。社長の脳みそを使うのは、この前提4行だけです。あとの整形は機械の仕事です。

返ってくるのは、こういう形です

イメージが湧かないと動けないので、出力の形を載せておきます。改修工事の例です。

① メール本文用の3行

・改修工事のご提案書と見積書をお送りします

・既存6工程のうち2工程の入れ替えで、総額◯◯万円【要確認】

・来週火曜か水曜に、15分だけ確認のお時間をいただけますか

② 1枚目に載せる見出しと3点

見出し：全部替えずに、2工程だけ

・止める期間は【要確認】日で収まります

・既存設備は流用、撤去費が不要

・効果は現行比◯％を想定【要確認】

③ 相手が最初に聞いてきそうな質問

・止めている間、生産はどうなるのか

・2工程だけで本当に足りるのか、根拠は何か

・追加費用が出る可能性はどこか

見ての通り、【要確認】が3つ入っています。これでいいです。空欄を埋めるのが社長の仕事で、文章を整えるのがAIの仕事という分担がはっきりします。

そして③の想定質問。これ、おまけに見えて一番使えます。この3つの答えを先に用意しておけば、電話が来たときに「確認して折り返します」と言わずに済みます。その場で答えられる会社と、毎回持ち帰る会社では、信用の積み上がり方が違います。

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【手順2】置く（5分）｜その3行を「どこに置くか」で結果が変わる

AIが出した3行を、そのまま寝かせたら意味がないです。置き場所が3つあります。

メール本文に置く

一番効くのがここです。添付を開かなくても、メールの画面だけで判断できる状態にします。

悪い例	直したあと
件名：ご提案書の送付	件名：改修工事のご提案（2工程のみ／総額◯◯万円）
本文：ご確認ください	本文：3行（何の資料か／結論と金額／次にしてほしいこと）
添付：3ファイル	添付：1ファイル（他は本文にリンク or 後日）

件名にも結論を入れます。スマホの通知画面に出るのは件名だけです。ここで「ご提案書の送付」と出るか「2工程のみ／総額◯◯万円」と出るかで、開かれる順番が変わります。

3行目の「次にしてほしいこと」も具体的にします。「ご検討ください」ではなく、「来週火曜か水曜に15分だけお時間いただけますか」です。動作で書きます。

資料の1枚目に置く

②で出した見出し1本と箇条書き3点を、表紙の下、または2枚目の一番上に貼ります。パワーポイントなら1枚追加するだけです。デザインは触りません。文字を置くだけです。

これで、スマホで開いた相手の最初の1画面に、中身が入ります。

チャット・LINEで送るときは、もっと短く

最近は提案のやり取りをLINEやチャットワークでやる会社も増えました。その場合、3行でも長いです。

1行目だけを送って、残りは資料に置きます。「改修工事の件、2工程の入れ替えで同じ効果が出る形にしました。総額は◯◯万円です。詳細は添付を」で十分です。

送る時間も、地味に効きます

これは小ネタですが、効果があります。

金曜の夕方に送った資料は、月曜の朝には他のメールに埋もれています。夜11時に送った資料は、翌朝の通知の一番下です。

相手が事務仕事をしている時間に届くように送る。多くの業種では、平日の朝一か、夕方の現場が終わった時間帯です。相手の業種を思い浮かべて、その人がパソコンかスマホを落ち着いて見る時間に合わせます。

メールの予約送信を使えば、書くのは今でも、届くのは明日の朝にできます。ほとんどのメールソフトに付いている機能です。

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【手順3】直す（5分）｜1枚目を「スマホの1画面」で成立させる

最後の5分で、1枚目だけを直します。全ページは触らないです。

1画面に、メッセージは1つだけ

これは資料作りの原則ですが、スマホだと特にはっきり出ます。

1枚に3つ言いたいことがあると、スマホでは3つとも読まれません。1つに絞って、残りは次のページに送ります。ページ数が増えることを怖がらなくていいです。紙と違って、増えても重くなりません。

文字サイズは「送る前に自分のスマホで開く」だけで分かります

数値の基準を覚える必要はないです。判定方法はひとつです。

自分のスマホに送って、拡大せずに読めるかどうか。

読めなければ大きくします。それだけです。パソコンの画面で作っていると、この確認が抜けます。私は、送信ボタンを押す前に自分宛てに一度送る、というのを習慣にしています。30秒で終わります。

見た目は、最後の5分でいいです

「もっと見栄えを良くしないと」と思ってテンプレートを探し始める人がいますが、順番が逆です。

中身が先、見た目は最後です。1枚目に何を書くかが決まっていない資料は、どんなにきれいでも読まれません。逆に、1枚目に結論と金額が入っていれば、白地に黒文字でも読まれます。

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AIに任せていい部分と、社長が決める部分

ここは間違えると事故ります。工程ごとに分けます。

工程	担当
資料の文字を短くする	AI
専門用語をやさしい言葉に置き換える	AI
想定質問を出す	AI
金額・数量・納期・工期	社長（AIに決めさせない）
「できます」「対応可能です」の約束	社長
相手の名前・役職・社名の表記	社長（必ず目視）

数字だけは、AIに決めさせないでください。

AIは、空欄があると「それらしい数字」で埋めます。悪気はないです。そういう仕組みだからです。提案書に入った1つの数字が違うだけで、契約後に自分の首が締まります。

だから指示文に「資料に書かれていない数字は足さない」「不明なら【要確認】と書く」を必ず入れます。出てきた原稿は、【要確認】の箇所だけ探して埋めれば、全部を読み直さなくて済みます。

たたき台はAI、最終判断は人間。この線は動かさないでください。

もうひとつ、よくある心配にも答えておきます。「お客さんの情報をAIに貼って大丈夫なのか」という点です。気になるなら、社名と個人名を「A社」「担当者」に置き換えてから貼ればいいです。3行を作るのに、実名は要らないです。

出てきた文章が「それっぽいだけ」のときの直し方

1回で決まらないこともあります。そのとき「もっといい感じにして」と返す人が多いですが、これはやめた方がいいです。AIには「いい感じ」が分かりません。返ってくるのは、もっと薄い一般論です。

直す指示は、動作で出します。そのまま使える3つを置いておきます。

出てきた原稿の症状	そのまま返す指示
どこかで見た文章になっている	「一般論を全部消して、この資料に書いてある事実だけで書き直してください」
長くて読む気がしない	「1行40字以内。3行に収まらないなら、優先度の低い行から捨ててください」
何をしてほしいのか分からない	「最後の1行を、相手が今日できる動作に書き換えてください」

言い直しは2回までと決めておきます。3回やっても直らないなら、それはAIの問題ではなく、前提4行の情報が足りていないだけです。材料が足りていないのに、混ぜ方を変えても同じです。前提に戻って、伝えたいことを1行足してください。

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資料の前に、渡し方でつまずいていませんか

中身の話が終わったので、地味だけど効くところを片付けます。ここ、直すのに1分もかかりません。

ファイル名は「日付＋会社名＋中身」

「ご提案書.pdf」 「見積書_最終版2.pdf」 「新規 Microsoft PowerPoint プレゼンテーション.pptx」。

これ、受け取った側のフォルダの中で行方不明になります。相手は他社の資料も受け取っています。あとで探せない資料は、比較の場に出てきません。

「20260909_◯◯工業様_改修工事ご提案.pdf」 にします。これだけで、相手のパソコンの中で「探せる資料」になります。

重い添付・パスワード付きZIP

写真をたくさん入れた提案書は、平気で20MBを超えます。相手の会社のメールで弾かれることがあります。弾かれても、こちらには通知が来ないことがあります。

PDFに書き出して軽くする。それだけで解決することが多いです。

パスワード付きZIPを送って、次のメールでパスワードを送る形も、スマホでは開けないことが多いです。相手が現場の社長なら、この時点で読むのをやめます。本当に必要な機密でなければ、やめた方がいいです。

まだ「印刷される前提」も残っています

スマホの話をしてきましたが、決裁の場では紙に印刷されることもあります。

だから、色を薄いグレーの文字だけで作らない、背景を真っ黒にしない。白黒で印刷しても読める状態にしておく。これも1枚目だけ見ておけば十分です。

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ここまでやっても返事が来ないなら、送っているものが1案だけです

届け方を直しても止まる案件があります。そのときは、資料の見せ方ではなく、中身の設計を疑ってください。

たいてい、1案しか送っていません。

お客さんに言われた通りの内容で、1つの金額だけを出す。これ、私は「竹」と呼んでいます。竹だけ出しているうちは、あなたは業者です。相手は他社の竹と並べて、金額だけを比べます。

プロなら3つ出してください。

• 梅：予算を優先して、範囲を削った案
• 竹：要望通りの標準案
• 松：プロとして本当に薦める案

こうすると、相手の頭の中が変わります。「A社とB社、どっちが安いか」ではなく「この会社の松にするか、竹にするか」になります。比較の土俵が、他社との間から、自社の中に移るということですね。

3案を作るのも、資料をAIに貼って「範囲を削った案と、効果を優先した案の骨子を出して」と頼めば、たたき台は5分で出ます。金額だけは自分で入れてください。

言われた通りに出すのが業者、選択肢を用意して導くのが先生です。業者になるな、先生になれ。ここは、資料の体裁より先に効きます。

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1回作れば、次からは使い回せます

ここまでの手順、初回は20分かかります。でも2回目から5分になります。理由は、型が残るからです。

「前提4行＋指示文」を保存する

さっきの指示文を、メモアプリでもAIのプロジェクト機能でも構わないので保存しておきます。次の案件では、前提4行の中身を書き換えて、資料を貼るだけです。

やる気ではなく、仕組みです。毎回ゼロから考えるからしんどいのであって、型が1つあれば、疲れている日でも同じ品質で出せます。

その3行は、そのままホームページの1ページになります

ここが一番おいしいところです。

AIが出した「想定質問3つ」、これは1社のためだけの質問じゃないです。同じことを、次のお客さんも聞いてきます。

だったら、その質問と答えを自社のホームページに1ページ置いておけばいいです。営業のたびに口で答えていた内容が、24時間働く営業マンに変わります。

チラシは配った日しか働きません。メールは送った相手にしか届きません。でもホームページに置いた1ページは、あなたが寝ている間も、文句ひとつ言わずに説明を続けてくれます。SNSはフロー、ホームページはストックです。

実際、私が支援した建築・内装工事の会社は、ネットからの反響が年間12件程度でした。そこから専門工事に特化した情報をサイトに置き直したことで、毎月何かしら案件が入る状態まで変わっています。特別なことはしていません。すでに現場で話していた内容を、置き場所を変えて置き直しただけです。

提案書は1社に届きます。同じ内容をサイトに置けば、まだ会っていない人にも届きます。この差は、1年経つと大きいです。

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まとめ｜今日は、送った資料を自分のスマホで開くだけでいいです

長くなったので、今日やることだけ整理します。

1. 直近でお客さんに送った資料を、自分のスマホに送って開いてみる

2. 拡大せずに読めなければ、原因は中身ではなく届け方だと判断する

3. その資料をコピーして、前提4行＋指示文と一緒にAIに貼る（10分）

4. 出てきた3行を、メール本文と件名、資料の1枚目に置く（5分）

5. 1枚目だけ、スマホの1画面で成立するか確認して送る（5分）

資料を作り直す必要はないです。1ページも書き足さなくていいです。すでにあるものを、相手が開く画面に合わせるだけです。

提案の中身で負けるのは仕方ないです。プロ同士の勝負ですから。でも、読まれないまま負けるのは、もったいないです。

やるかやらないか、それだけの話です。